Teams zijn ‘in’ en dit onder verschillende vormen en namen : projectgroepen, taskforces, werkgroepen. Bedrijven stappen af van een vaste structuur en hiërarchie. Vanuit de overtuiging dat in teamverband betere en snellere beslissingen worden genomen en uitgevoerd en resultaten het gevolg zijn van de input van meerdere expertises, hebben multi-functionele teams hun ingang gevonden.
Helaas moet ook vastgesteld worden dat teams niet altijd de beoogde resultaten afleveren omwille van de volgende redenen :
1. Het teamobjectief is niet duidelijk
Bij de opstart van een team dient duidelijk te worden afgesproken welke objectieven bereikt moeten worden. De S.M.A.R.T. methode kan hiervoor gebruikt worden. Dit betekent dat objectieven specifiek, meetbaar, aanvaard, realistisch en tijdsgebonden moeten zijn. Indien objectieven onduidelijk zijn, bestaat het risico dat teamleden moeilijk (of niet) tot een akkoord komen over de te ondernemen acties en het team vervalt in een discussiegroep waarin conflicten en machtsspelen ontstaan eerder dan een actief en geëngageerd team.
2. Er is te weinig nagedacht over de samenstelling van het team
Een team is een groep mensen die samen een activiteit, project of taak uitvoeren. De samenstelling van het team is hierbij belangrijk. Bij het vormen van een team moet rekening gehouden worden met de competenties die nodig zijn om de opdracht uit te voeren, met de rollen die vervuld moeten worden om de samenwerking goed te laten lopen (zie bijvoorbeeld de Teamrollen van Belbin), met de werkstijlen die het beste passen bij de omgeving van de opdracht en tenslotte met een aantal praktische criteria zoals de beschikbaarheid van het teamlid.
3. Teamleden worden monddood gemaakt
Een voordeel van werken in teams is dat verschillende meningen en argumenten op een efficiënte manier samengebracht en bespreekbaar worden. Het thema wordt vanuit verschillende perspectieven bekeken en het team kan komen tot een standpunt of beslissing die door elke teamlid wordt gedragen. Het is evenwel aangewezen dat elk teamlid hierbij de mogelijkheid krijgt om zijn persoonlijke standpunt over een bepaald thema te geven. Het monddood maken van teamleden omdat ze niet “conform het standpunt van de groep” zijn, fnuikt de samenwerking en ontneemt het team de verrijking die teamwerking aanbiedt.
4. Bepaalde teamleden hebben verborgen agenda’s
Teams moeten een gemeenschappelijk doel hebben, waarbij elk teamlid via zijn kennis en vaardigheden een specifieke bijdrage levert bij het bereiken van het teamobjectief. Het loopt echter fout wanneer een teamlid zijn persoonlijk belang hoger inschat dan het teambelang. Hij hoopt via het team zijn individuele objectieven te bereiken. Dit heeft een nefaste invloed op de voorstellen die hij doet, zijn medewerking bij teamactiviteiten of zijn ondersteuning van teambeslissingen.
Een remedie is het invoeren van een teamcompensatie, m.n. een vorm van (financiële of niet-financiële) beloning zodra het teamobjectief is bereikt.
5. De teamleden doen het liever zelf
Deel uitmaken van een team is geen gegeven. Sommigen zijn er van overtuigd dat alles wat ze zelf doen sneller en beter gebeurt en hebben het moeilijk om beroep te doen op anderen om de verwachte resultaten te bereiken. Anderen hebben dan weer schrik om deel uit te maken van het team omdat ze vrezen dat niemand naar hen zal luisteren. Zij belanden in een vicieuze cirkel : aangezien ze vrezen niet gehoord te worden, zal hun bijdrage tot een minimum beperkt blijven.
Ze schreeuwen dan wel van de daken dat teamwerk tot betere resultaten leidt…zolang ze er zelf maar geen deel van uitmaken.
6. Teveel meelopers
Een succesvol team is op een doordachte manier samengesteld op basis van het teamobjectief en de kennis, vaardigheden en ervaringen van de teamleden. Een team bespreekt, onderhandelt, beslist en voert uit. Het gevaar evenwel bestaat er in dat een teamlid zichzelf ontslaat van de teamactiviteiten onder het mom van ‘de ander zal het wel doen’. Binnen de teamcontext valt het nu eenmaal minder op wanneer ze minder hun best doen, zeker wanneer andere teamleden het onderste uit de kan halen om de teamresultaten te behalen en/of ze niet aangesproken worden wanneer ze de afgesproken taken niet hebben uitgevoerd.
7. De misvatting dat elk teamlid moet tevreden zijn met de beslissingen
Eén van de grootste misvattingen is dat iedereen 100% achter de teambeslissingen moet staan. Met andere woorden het streven naar een 'consensus'. Dit kan leiden tot oeverloze discussies en een traag besluitvormingsproces. In het slechtste geval valt de teamwerking volledig in het water. Het is aangewezen afspraken voorafgaandelijk te maken over hoe de beslissingen worden genomen binnen het team. Of een teamlid tevreden is met het teamwerk hangt veelal af van de mogelijkheid om zijn bijdrage te leveren en dat er rekening wordt gehouden met hem, eerder dan een teambeslissing te nemen. Dit is één van de rollen die de teamleider of –coördinator speelt.
8. Er wordt onvoldoende geluisterd naar elkaar
Teams worden samengesteld om verschillende standpunten en meningen bij elkaar te brengen om tot betere resultaten te komen. Dit uitgangspunt wordt volledig teniet gedaan wanneer teamleden niet naar elkaar luisteren, elkaar onderbreken of geen begrip tonen voor de mening van de andere teamleden. Teamleden die ‘de waarheid in pacht hebben’, vernietigen de meerwaarde van teamwerking. Zij zijn niet geïnteresseerd in wat de andere teamleden denken en wat ze kunnen betekenen voor het team. Zij willen hun slag thuis halen. Hun contacten met de meer assertieve teamleden resulteren in conflictueuze relaties, waar anderen dan eerder zullen zwijgen en afwachten.
9. “Ik heb wel belangrijkere dingen te doen”
U herkent het wel. Een overvolle agenda. Lopen van de ene vergadering naar de andere, de volle mail-inbox die nog verwerkt moet worden. Prioriteiten moeten leggen om alles gedaan te krijgen. En dan duikt de vraag op : “moet ik hier wel zijn ?” of “kunnen mijn collega’s het niet zonder mij ?”. Eens te meer speelt de teamsamenstelling een belangrijke rol. Heeft de medewerker geen specifieke rol binnen het team, dan kan men zich de vraag stellen of het zinvol is hem op te nemen in het team.
Bij de opstart van het team kan men er voor opteren de verwachtingen naar het teamlid te verduidelijk en aan te geven waarom hij gevraagd werd het team te versterken.
Aanbevolen literatuur over teams :
The five dysfunctions of a team, Patrick Lencioni, 2002
Kris Buggenhout
Zaakvoerder - Gecertificeerd coach
BCS-HR Services
P.S. Stuur, via de Forward knop, dit artikel gerust door naar anderen die het wel interessant zouden kunnen vinden.
|
|
