Få styr på dine tilbagevendende opgaver med tjeklister
Groft sagt falder dine opgaver i tre kategorier:
- Ting du kun skal gøre én gang
- Ting du skal gøre med sjældne/uregelmæssige mellemrum
- Ting du skal gøre med regelmæssige mellemrum (eller nogenlunde regelmæssige)
I dag handler mit nyhedsbrev om den sidste kategori. Dvs. de tilbagevendende opgaver, som aldrig helt forsvinder fra din to do-liste.
Det kan fx være at du skal huske at indberette tidsregistreringer hver fredag, at sætte affaldsbeholderen ud til vejen hver onsdag aften eller at tage et kig på din økonomi en gang om måneden.
Hvad er problemet med tilbagevendende opgaver?
Jeg har oplevet – både hos mig selv og andre – at de tilbagevendende opgaver kan ”støje” en del på to do-listen.
De typiske udfordringer, jeg ser med tilbagevendende opgaver er:
- Nogle gange drukner vores to do-liste i tilbagevendende opgaver. Og det kan føre til, at vi slet ikke orker at udføre opgaverne. Det ironisk er, at jo mere strukturerede vi er, jo større er er risikoen for at vores system sander til i mængden af små og store ting, vi får skrevet på vores to do-liste.
- De tilbagevendende opgaver er sjældent tidskritiske. Dermed er det nemt at skyde dem til senere. Især fordi der næsten altid er andre og vigtigere opgaver, der presser sig på. Men jo flere gange, vi skyder en opgave, jo mindre er sandsynligheden for, at vi får det gjort. Desuden kan vi komme til at bruge uforholdsmæssigt meget tid og energi på at ”spille to do-liste” og flytte opgaverne frem i tid dag efter dag.
- Vi sætter sjældent tid af til at udføre de tilbagevendende opgaver og glemmer helt at tage højde for dem i vores planlægning. Det er endnu en årsag til, at vi tit ender med at udskyde vores tilbagevendende opgaver adskillige gange, før vi omsider får os taget sammen til at udføre dem.
En mulig løsning: Tjeklister og rutiner
Hvad stiller vi så op med alle vores tilbagevendende opgaver?
Hvordan letter vi presset på os selv og gør det nemmere for os selv at få tingene gjort?
Min anbefaling er at ”bunke opgaverne sammen” i form af tjeklister.
Evt. kombineret med at afsætte tid i kalenderen.
Men det er måske nemmere at forstå med et par eksempler…
Helt lavpraktisk, så har jeg over det seneste halvandet år indarbejdet tre typer tjeklister i mit eget system:
- Daglige rutiner. En del af mine tilbagevendende opgaver har jeg strøet ud, så de nu ligger på faste ugedage (og så de står på et stykke papir i stedet for at dukke op på min elektroniske to do-liste). Fx tager jeg backup og aflæser el hver søndag, rydder op i mine nyeste fotos hver torsdag, støvsuger og gør rent og planlægger næste uge hver lørdag, tømmer brændeovnen for aske hver lørdag i ulige uger.
- Ugentlige gøremål. Jeg har sat tid af hver tirsdag til at lave administration ud fra en særskilt tjekliste/huskeliste, som jeg har oprettet til det formål. Fx at sørge for at alle regninger er sat til betaling, bogføre indbetalinger fra kunder, sætte papirer i ringbind m.m. Plus jeg har et ”Administration” projekt i min to do-app, hvor jeg løbende lægger alle ad hoc opgaver vedr. administration ind, som jeg så gennemgår og udfører om tirsdagen. På den måde fylder administrationsopgaverne ikke på min ”rigtige” to do-liste.
- Månedlige opgaver. Jeg er for nylig begyndt at lave ”månedsafslutning”, hvor jeg hver måned afsætter 2-3 timer til at få gjort en hel masse opgaver, som ikke behøver blive gjort særlig tit. Men som jeg alligevel gerne vil have gjort. Fx at rydde op i nyhedsbreve, rydde op i ”Downloads” folderen på min computer, ordne bilag til min bogholder, indtaste tal fra min kørebog i et regneark, m.m. På den måde fik jeg fjernet ca. 30 opgaver fra min to do-liste, som var spredt ud over hele måneden, og har erstattet dem med én reminder om hver måned at afsætte tid til at lave min månedsafslutning.
Det kan måske lyde som om jeg bare har flyttet opgaverne fra én to do-liste til en række nye mini-to do-lister. Og det er faktisk ikke forkert. Men det har gjort en KÆMPE forskel for mig.
Jeg oplever:
- At jeg nu om dage har markant mindre modstand på at gøre de pågældende opgaver. Fordi jeg har fået sat det i system.
- At jeg diskuterer mindre med mig selv. For nu ved jeg jo, at jeg ALTID skal udføre administration om tirsdagen og ALTID skal støvsuge om lørdagen. Less discussion, more action.
- At jeg sjældent udskyder tingene på tjeklisterne. Tjeklisterne har givet mig et større commitment over for mig selv.
- At jeg uden rigtig at tænke over det er begyndt at afsætte tid til at få de daglige småting gjort. Kombineret med, at jeg ”stjæler” tid i løbet dagen til lige at snuppe nogle af dem, så jeg ikke ender med at skulle klare dem sidst på dagen.
Hvordan kommer du i gang?
Det første skridt er at begynde at lægge mærke til, hvilke tilbagevendende opgaver, du har på din to do-liste, som du med fordel kunne flytte til en tjekliste.
NB: Hvis du ikke kan lide ordet ”tjekliste”, så tænk i stedet på det som at du laver dig en daglig, ugentlig eller månedlig rutine (eller måske foretrækker du ordet ”ritual”).
De bedste kandidater til at bliver flyttet er tilbagevendende opgaver:
- som ”støjer” på din to do-liste fordi der er for mange eller fordi de ikke rigtig virker vigtige
- eller som du udskyder gang på gang før du får dem gjort
- eller som dræner dig for energi fordi du alligevel aldrig får dem gjort
Start gerne i det små og lav en lillebitte tjekliste med ting, du gerne vil gøre hver uge eller hver måned. Afsæt derefter tid i din kalender (eller opret en reminder om at udføre opgaverne på tjeklisten).
Og flyt så et par tilbagevendende opgaver fra din to do-liste til din nye tjekliste. Men lad være med at flytte ALT på én gang, for det kan i sig selv være en ret uoverkommelig opgave.
Det springende punkt er at finde en ”trigger”, som sørger for at, at du husker at få gjort tingene på tjeklisten. Ellers ender du måske med at glemme din nye tjekliste og ikke at få tingene gjort.
Sådan får du succes med teknikken
Vær tålmodig med dig selv.
Det kan godt tage tid at ændre sine vaner og sine systemer.
Når du har fulgt din nye rutine/tjekliste et par gange, så vil du begynde at få en bedre fornemmelse for, om det virker for dig. Hvis det virker godt, så vil du kunne begynde at flytte endnu flere af dine tilbagevendende opgaver væk fra din to do-liste. Hvis det ikke virker for dig, så prøv at finde ud af hvorfor – og ikke mindst at overveje, hvad du kan gøre anderledes for at få systemet til at virke for dig.
God fornøjelse!
P.S.: En anden måde at bruge tjeklister på er i form af procedurebeskrivelser, hvor du dokumenterer, hvordan en specifik opgave skal udføres. Denne måde at bruge tjeklister på kan du læse mere om på min blog:
Mange hilsner
Kim Hornung
Specialist i personlig effektivitet
www.kimhornung.dk
|
