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Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur le Conseil de Gestion sans jamais oser le demander (partie 1)
Chers parents,
Vous en avez sans aucun doute entendu parler et peut-être avez-vous croisé certains de ses membres…Qui sont-ils ? Et surtout que font-ils, bénévolement, pour l’ensemble de la communauté des parents d’élèves, de ses enfants et du personnel enseignant et non-enseignant du LFIGP ?
Apres avoir rencontré de nombreux parents d’élèves, il apparaît que très peu connaissent véritablement le Conseil de Gestion (CDG), sa mission, les enjeux du Lycée et le rôle clef qu’il y joue en travaillant en parfaite collaboration avec l’équipe de Direction de l’établissement.
Nous allons donc partager avec vous au fil de nos courriers (quatre par année) ce sur quoi œuvre le CDG, les dossiers les plus importants sur lesquels il travaille et ses réalisations.
Nous commencerons par définir le CDG, ses commissions et les principaux projets en cours.
Ensuite nous présenterons (dans notre prochaine communication « partie 2 ») quelle est la stratégie actuelle du LFIGP, quel est l’environnement dans lequel il opère de par sa taille et de par les nouveaux opérateurs (et leur offre scolaire) à Dubaï.
Enfin nous aborderons comment la stratégie est mise en œuvre, par qui et à quel rythme et comment nous allons mesurer régulièrement son développement selon 4 plans : financier, opérationnel, « utilisateur » (que nous sommes ainsi que nos enfants), et pour finir celui des Ressources humaines.
Mais la première chose à faire est de nous présenter.
Le LFIGP est géré matériellement par l’Association du même nom. Cette association est constituée conformément à la loi française du 1er juillet 1901. Son Altesse l’Emir de Sharjah, Son Altesse l’Emir de Dubaï et Son Excellence l’Ambassadeur de France auprès de l’Etat des Emirats arabes unis en sont les Présidents d’honneur.
Les membres actifs de cette association sont les parents des élèves scolarisés sur l’ensemble des quatre sites de l’établissement : Academic City primaire et secondaire (AC), Oud Metha et Sharjah (maternelle et primaire), soit un total cette année de 2776 élèves à la rentrée 2015.
Le CDG se voit confier par l’association et ses statuts la mission de gestion de l’établissement scolaire. Il est composé de 12 membres ayant une voix délibérative, 12 membres qui sont tous parents d’élèves, bénévoles et élus par vos soins lors de l’assemblée générale ordinaire annuelle.
Il collabore avec l’ensemble des ressources du LFIGP et surtout en pleine harmonie avec la personne qui dirige cet établissement, le Proviseur. Nous travaillons ensemble à la manière d’un Directoire dont le Président serait le Proviseur et d’un Conseil de Surveillance dont le Président serait celui du CDG.
| Commissions |
Attributions principales (indicatif) |
Budget - finances |
- Participe aux réunions préparatoires du budget
- Participe à l’arrêté des comptes
- Suivi des recettes, des dépenses et des engagements par rapport au budget
- Suivi de la trésorerie et des placements
- S'assure de la mise en application des décisions financières du CDG
- Propose et contrôle les procédures financières
- Recherche d'options alternatives de financement (ODF, debentures...) : partenariat entreprises
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Développement des sites
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- Supervision des projets pour le CDG
- Analyse des besoins, étude faisabilité
- Supervision des délais et des coûts
- Suivi des appels d’offres
- Participation à la budgétisation et au suivi des engagements
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Ressources humaines
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- Relations avec les personnels sous contrat local
- Identification de projets à mettre en place pour définir et encadrer les mesures RH concernant l’ensemble du personnel
- Préparation et participation des Réunions de la commission RH (minimum 3 par an)
- Mise à jour des fiches de poste pour le personnel non enseignant
- Mise à jour de l’organigramme
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Contrats – Appel d’offres services extérieurs
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- Participe à la rédaction des cahiers de charge
- Participe aux ouvertures des appels offres techniques et commerciaux
- Participe aux réunions relatives aux prestataires (cantine, transport, facility management etc…)
- Etablit avec le Lycée une recommandation pour chaque appel d’offre pour vote par le CDG
- Propose des projets à mettre en place pour l’optimisation des coûts
- Prépare un plan annuel des appels d’offres et des nouveaux projets
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Affaires juridiques,
Compliance
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- Consultation des contrats
- Conformité des statuts
- Rédaction et communication statutaire
- Support dans les démarches « compliance » |
Communication |
- Communication interne du CDG et externe en liaison avec le service communication du LFIGP
- Préparation de la communication non statutaire CDG
- Relations extérieures
- Définition d’un plan afin d’améliorer la transversalité entre les différentes commissions
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Outils de pilotage
Process et procédures - Statistiques
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- En phase de démarrage.
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Le CDG se réunit mensuellement en séance plénière pour prendre les décisions liées au bon fonctionnement de l’établissement avec notamment des sujets techniques et logistiques, les relations avec les fournisseurs et les appels d’offre, le suivi des travaux, les futurs développements et la maintenance de nos sites, les questions budgétaires et financières et enfin la gestion des Ressources Humaines. Sont présents ou sont représentés à chaque conseil de gestion : Le Proviseur, le Directeur administratif et financier, les Directeurs d’école, le Conseiller de Coopération et d’Action Culturelle de l’Ambassade, le coordinateur de l’AEFE et le Consul général de Dubai.
Le CDG est présent à tous les conseils d’établissement et à tous les conseils d’école, aux commissions fond logement, fond de solidarité et la commission des bourses.
Le Président du CDG rencontre, avec le Proviseur, au moins deux fois par an, l’Ambassadeur de France et une fois par an, la Direction de l’AEFE.
Le CDG est organisé par commissions qui travaillent avec un ou plusieurs employés du Lycée et avec la Direction de l’établissement.
Chaque commission a une feuille de route très précise par année et les résultats principaux de chaque action font partie du tableau de bord prospectif (balanced score card) que nous mettons en place avec la Direction du Lycée.
Enfin, le Président du Conseil de Gestion, la Vice-Présidente, Le Proviseur et le Directeur Administratif et Financier examinent chaque semaine l’ensemble des dossiers et des sujets en cours.
Pour la fin de l’année scolaire 2015-2016, voici les principaux dossiers en cours :
Ressources humaines : déploiement du plan stratégique et mise en œuvre. Evaluation des besoins en personnels avec le concours de l’équipe de Direction.
Finances : renforcement de l’analyse comptable et financière, comptabilité analytique par site, renforcement du suivi budgétaire, inventaires des sites. Travail de préparation pour l’audit des comptes de l’année 2015.
IT/Telecom : Audit complet de l’infrastructure puis appel d’offre.
Développement des sites : optimisation de l’entretien des sites, mise en place avec la Road Transport Authority de plusieurs améliorations relatives à la sécurité et à la circulation automobiles autour des sites.
Travail d’analyse prospectif sur les possibilités d’agrandissement notamment pour développer/renforcer les infrastructures éducatives, sportives et culturelles.
Sécurité : Audit du niveau actuel de sécurité sur les quatre sites et mise en place des recommandations potentielles.
(Nous avons d’ores et déjà augmenté le nombre de gardes de sécurité de 4 personnes)
Sur les sites existants : revue exhaustive des besoins en termes d’équipement, de maintenance et potentiellement de développement.
Ceci touche l’environnement de nos enfants et de l’ensemble des employés du LFIGP. C’est donc une priorité forte à rapprocher de notre investissement en Ressource humaines.
Appels d’offre : finalisation et mise en place de nouveaux prestataires sur les aspects de Facility management (nettoyage, maintenance/AC, sécurité…sur l’ensemble du site d’Academic city).
Les sites de Sharjah et Oud Metha ayant déjà fait l’objet d’un appel d’offre et de la mise place de prestataires l’année dernière.
Remplacement de l’ensemble des systèmes de reprographie sur tous les sites.
Cette liste n’est pas exhaustive mais elle vous donne une meilleure idée de ce que le CDG fait pour nos enfants et pour nous tous.
Dans le cadre de la stratégie, nous mesurerons l’atteinte des objectifs quantitatifs et qualitatifs annuels.
Concrètement nous pilotons cet établissement avec la Direction dans le cadre de la mise en place d’une véritable vision commune qui celle de « l’excellence pour tous ».
Cette vision permet une analyse sur deux axes majeurs :
• L’excellence en soi, qui peut être définie, par exemple, comme la recherche du meilleur de soi pour soi, à ne pas confondre avec l’élitisme ou la compétition.
• La notion de « pour tous » ou tous les élèves doivent pouvoir développer leurs potentiels.
Le LFIGP est aujourd’hui l’un des plus importants établissements conventionnés à gestion parentale au monde et compte 274 employés. C’est ainsi qu’il peut être considéré comme une PME qui grandit chaque année et dont l’attractivité ne diminue pas, même avec l’arrivée de nouveaux acteurs ou le développement d’autres établissements déjà existants.
Je terminerai cette première communication en remerciant toutes les personnes qui de près ou de loin contribuent au succès de notre école, car « l’excellence pour tous » est aujourd’hui notre mot d’ordre à tous les niveaux et nous avons besoin de l’énergie de tous, car nous n’avons qu’une seule idée en tête : le bonheur et le succès de nos enfants.
Olivier Sauser
Président du conseil de gestion
Trombinoscope des membres du conseil de gestion 2015-2016
 Olivier-Richard Sauser
Président du Conseil de Gestion
Diplômé de l'exécutive MBA de l'université de Paris Dauphine et titulaire d'une maîtrise en Sciences de Gestion de la même université.
Olivier-Richard Sauser a passé 25 années dans plusieurs industries dont les services financiers, le voyages d'affaire, la formation professionnelle et ceci principalement dans des grands groupes internationaux. Il a dirigé plusieurs entreprises en France et à l'étranger.
Père d’un enfant scolarisé à Oud Metha.
 Carole Charpentier
Vice-Présidente du Conseil de Gestion
Diplômée de TBS (Toulouse Business School). Expert-comptable et Commissaire aux comptes diplômée. Carole Charpentier a travaillé 10 ans dans un grand cabinet d’audit international.
Mère de trois enfants dont deux scolarisés au LFIGP.
 Katell Faene
Secrétaire-Générale
Membre de la commission Affaires Juridiques & Conformité
Juriste d'affaires diplômée de la Faculté de Droit d'Aix en Provence. Katell Faene a exercé sa profession dans des cabinets d'avocats avant de prendre en charge le service juridique d'une PME. Elle travaille aujourd'hui pour une entreprise locale faisant de la distribution.
Mère de deux enfants scolarisés au LFIGP.
 Delphine Ivanov-Beraud
Vice-Secrétaire Générale
Membre de la commission Affaires Juridiques & Conformité
Diplômée de l'Institut de Droit des Affaires d’Aix-en-Provence (Master Droit des Affaires - Fiscalité Internationales et DJCE), Delphine Beraud a occupé au cours des 15 dernières années, différentes fonctions en France et à l’étranger au sein d'un grand groupe bancaire international.
Mère de 2 enfants, dont l'une est scolarisée au LFIGP.
 Séverine Hoss
Trésorière
Commission Finances
Diplômée d’un Dut GEA puis d’une Maîtrise des Sciences Techniques Comptable et Financières (MSTCF). Séverine Hoss a travaillé 4 années en cabinet d’expertise comptable et audit, puis 2 années dans l’industrie automobile et 7 années dans l’industrie pharmaceutique en tant que responsable/chef comptable.
Mère de 2 enfants scolarisés au LFIGP.
 Dinh-Kim Tran
Vice-Trésorier
Commission Finances (démissionnaire depuis mars 2016)
Diplômé de l’Ecole Centrale (Paris/Lille), 12 ans d’expérience dans le milieu bancaire.
Père de deux enfants scolarisés au LFIGP.
 Olivier Bauchart
Membre
Commission Développement des Sites
Directeur des Opérations, 25 ans d'expérience dans l'élaboration et gestion de la Relation Client, dans la définition et implémentation des structures opérationnelles dans des groupes mondiaux de service.
Père de deux enfants dont un scolarisé au LFIGP.
Victor Cassé 
Membre
Commission Communication
Diplômé de l’IEP de Paris, entrepreneur, après une première expérience d'éditeur dans le milieu institutionnel en France, il a été gérant d'une société de communication et de traduction à Paris avant d’ouvrir une agence de voyage à Dubai en 2010.
Père de deux enfants scolarisés au LFIGP.
 Jean-Marc Gilg
Membre
Commission RH
De formation commerciale, Jean-Marc Gilg a travaillé 20 ans pour des multinationales de l’agro-alimentaire en Europe et au Moyen Orient. Depuis plus d’un an, il dirige une société de conseil basée à Dubaï.
Père de deux enfants scolarisés aux LFIGP.
Joyce Nicodeme
Membre
Commission Développement des Sites
Diplômée d’une Licence en Informatique de Gestion de l’Université Saint Joseph de Beyrouth, Joyce Nicodeme a débuté sa carrière au Liban puis elle a travaillé à Abu Dhabi pour une grande entreprise française dans le secteur de l’aviation. Elle est maintenant responsable des relations avec les autorités locales dans une école anglaise de Dubaï.
Mère de quatre enfants scolarisés au LFIGP.
 Ghislaine Saidi
Membre
Commissions Appel d’Offres, RH et Aide au Logement.
Diplômée de l'Ecole Normale Supérieure (DEA Sciences d'aide à la décision, microéconomie des risques et statistiques), Ghislaine Saidi a travaillé pour plusieurs grands groupes dans le domaine de l’assurance et de la prévoyance avant d’être consultante indépendante en actuariat et gestion des risques, depuis 2015 à Dubaï.
Mère de deux enfants scolarisés au LFIGP.
 Fabienne Tisné
Membre
Commission RH
Diplômée d’une maîtrise de droit privé et d’un 3ème cycle d’une école de commerce. Fabienne Tisné a occupé diverses positions en tant que Responsable des Ressources Humaines en France et à l’étranger.
Mère de deux enfants scolarisés au LFIGP.
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