Vil du gerne slappe helt af i sommerferien?

Så skal du i gang med at forberede dig nu...

Prøv engang at tænke et år eller to tilbage. Hvordan plejer den sidste uge og de sidste arbejdsdag før sommerferien at foregå for dig?
 
Har du nogensinde prøvet at være fuldstændig presset af opgaver og deadlines op til en ferie? Hvor du til sidst styrter ud af døren i sidste øjeblik efter at have afsendt en byge af mails til dine kollegaer om de ting, du ikke fik nået at afslutte eller overdrage? Eller hvor du bliver nødt til at arbejde lidt de første dage i ferien for at få færdiggjort de sidste ting?
 
Det er ikke den mest optimale måde at indlede sin ferie på.
 
Hvis du gerne vil undgå at ende i denne situation, så er det en rigtig god idé at begynde at forberede dig på din sommerferie allerede nu. Og det gælder, uanset om der er ganske få uger eller et par måneder til din ferie.
 

Trin 1: Hvor lang tid er der til ferien?

Det første du skal gøre er at finde ud af, præcis hvor lang tid der er til din ferie.
 
Hvis du har 5 uger til din ferie, har du 25 arbejdsdage at råde over eller 185 timer hvis du arbejder 37 timer om ugen.
 
Du kan frit vælge, om du tænker på tiden i uger, dage eller timer.
 
Jeg anbefaler at du vælger den tidsskala, der giver dig et lille sug i maven og får dig til at tænke ”ouch, det var ikke meget tid!” – ikke fordi jeg ønsker at skræmme dig, men fordi det øger din motivation til at gøre noget her-og-nu for ikke at ende i den velkendte situation med at være totalt presset op til feriens start.
 

Trin 2: Hvor meget af den tid kan du råde over?

Nu ved du, hvor meget tid du har. Men som du sikkert allerede er klar over, kan du ikke regne med at råde over al din tid.
 
Så det næste skridt er at sjusse dig til, hvor meget af din tid, du reelt kan råde over.
 
Overvej:

• Hvor mange møder har du allerede i kalenderen?
• Hvor mange møder kan du forvente, at du skal afsætte tid til?
• Har du andre ting, du ved vil tage tid væk? Fx kurser, fridage, osv.

• Lad os sige, at du har 185 timer til din ferie og at du i snit har 30% af din uge fyldt op med møder. Det giver dig 130 timer til rådighed.
• Men du kan højst regne med at planlægge 60% af din tid, så du kan altså højst planlægge 77 timer. Og sandsynligvis mindre.

Trin 3: Dan dig et hurtigt overblik over dine opgaver

• Hvilke opgaver SKAL du nå at afslutte inden ferien?
• Har du kendskab til nogle nye opgaver, som skal startes og evt. også afsluttes inden ferien?
• Hvilke andre opgaver har du liggende på dit bord inden ferien?
• Hvilke store og små hængepartier har du liggende?

Det er en god idé at skrive listen med opgaver ned, så du har den samlet ét sted.
 
For hver opgave du har skrevet ned, så prøv at komme med et hurtigt gæt på, hvor lang tid den vil tage. Skriv også disse estimater ned.
 

Trin 4: Hvor meget kan du realistisk set nå at få gjort?

Nu skal du tage en dyb indånding.
 
Næste skridt er nemlig at holde listen med opgaver og dine estimater op mod, hvor lang tid du reelt har til rådighed.
 
Måske har du på nuværende tidspunkt lyst til at rive håret ud på dig selv i frustration! Eller måske føler du dig lidt nedtrykt fordi det virker helt urealistisk. Det er helt naturligt.
 
Træk vejret. Det kan være skræmmende og ubehageligt at se realiteterne i øjnene. Men ved at se realiteterne i øjnene nu, giver du dig selv et langt bedre udgangspunkt for at prioritere skarpt – frem for at gå i panik eller føle totalt overvældet 2 dage før ferien.
 

Trin 5: Prioriter og skær væk

Det næstsidste trin er at prioritere og skære væk.
 
Hvis du allerede nu kan se, at du ikke kan nå alle dine opgaver, så tag en dyb indånding og tag konsekvensen af det nu.
 
Jo mere, du allerede nu kan skære væk, jo bedre kan du fokusere på de resterende opgaver. Og jo større er sandsynligheden for, at du kan gå på ferie med ro i maven.
 
Måske er du nødt til at tale med din chef og dine kollegaer og lave en forventningsafstemning. Men det er bedre (både for dig og for dem) at du gør det nu end umiddelbart før du går på ferie.
 

Trin 6: Få tingene gjort

Nu skulle du gerne have en realistisk plan for ugerne frem til din ferie. Tillykke med det!
 
Det sidste trin er blot at tage én opgave af gangen og få dem gjort.
 
Sørg for at du opretholder et fornuftigt arbejdstempo, selv hvis listen med opgaver hurtigt bliver kortere. Jo mere du får gjort de næste uger, jo bedre. På den måde får du tid og overskud til at håndtere eventuelle ting, der kommer ind fra højre.
 
Og hvis du pludselig har for meget tid, så kan du altid bruge den på oprydning i e-mail og papirer eller på at få gamle hængepartier ud af verden eller til at forberede dig på de ting, du skal i gang med efter sommerferien.
 

Opsummering

Hvis du forbereder dig allerede nu, så har du markant større sandsynlighed for at kunne slippe arbejdet og koble fuldstændig af i din ferie. Det kræver en lille indsats nu, og det kræver at du er modig nok til at tage et realistisk kig på dine opgaver. Men det er en tids- og prioriteringsmæssig investering, som du vil få mange gange igen.
 
God fornøjelse – og god ferie!
 
 
PS: Har du brug for hjælp til at danne dig et overblik eller til at prioritere og skære væk? Så hjælper jeg dig gerne. Det kan enten foregå ved at vi sætter os sammen eller over Skype eller telefon. Ring til mig på 42 80 12 60 eller skriv til kim@kimhornung.dk for at booke en tid – eller for en uforpligtende snak om, hvad du gerne vil have hjælp til.


Mange hilsner
Kim Hornung
Specialist i personlig effektivitet
www.kimhornung.dk