Bienvenidos a la edición de septiembre del Boletín de Nuevos Profesionales del ICA sobre archivos y gestión documental en América Latina.
Como anticipo a la Conferencia Anual del ICA-ALA en México en el mes de noviembre, el boletín de este mes está dedicado a los archivos y gestión documental en América Latina. En esta edición, un grupo de nuevos y nuevas profesionales latinoamericanos comparten su experiencia en una amplia gama de proyectos archivísticos y relatan cómo han trabajado para fortalecer la gestión de las organizaciones y aportar de diversas maneras a sus comunidades.
Entre estas historias destacamos: Cómo una joven estudiante se transforma en archivista profesional inspirada por su trabajo en Archivos de Derechos Humanos; los desafíos de trabajar con fondos de archivo al interior de una Biblioteca, y los consejos de un nuevo profesional para implementar exitosamente un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos dentro de una institución.
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¡También está disponible la versión en inglés de este Boletín!
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Las ediciones anteriores están disponibles en el sitio web del ICA y en línea.
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Archivos para la Memoria, la Historia y los Derechos: Experiencia de una Nueva Profesional argentina
Mi primer contacto con la temática de Archivos fue en 2008. Estudiaba Historia en la Universidad de Buenos Aires y asistí al Taller “Archivos e Investigación”, dictado por los Profesores Mariana Nazar y Andrés Pak Linares, asesores del Departamento Archivo Intermedio del Archivo General de la Nación (AGN-DAI). En ese momento, no los comprendí mucho, pero recuerdo la pasión y el entusiasmo contagioso sobre los Archivos que trasmitieron.
A principios de 2012, en el marco de una comisión de desclasificación, me convocan a trabajar por un mes para el relevamiento y análisis de documentación relacionada a la Guerra de Malvinas (1982), preservada en Archivos de las Fuerzas Armadas. Los problemas en cuanto a organización y acceso de estos archivos me hicieron recordar las inquietudes que Nazar y Pak Linares habían despertado en mí.
En ese entonces, el taller de aquellos docentes se había transformado en un Seminario de investigación, y me anoté a él. Allí logré entender la especificidad del Archivo y su triple función social, como memoria de la institución productora, como posible fuente para la investigación, y especialmente como garantía para el ejercicio de derechos. Descubrí la disciplina Archivística, ¡y encontré mi vocación! ¡Quería ser archivista!
Tomé conciencia de la situación de los Archivos en Argentina. La gravedad de no poseer un Sistema Nacional de Archivos, de que los Archivos no estén reconocidos en las estructuras orgánicas de las instituciones y que funcionen más como depósitos de “papeles viejos” que como servicio a la ciudadanía; de que no se requiera ninguna formación para trabajar los archivos, siendo estos más un “lugar de castigo” donde se envía a los trabajadores considerados problemáticos.
Esta situación se puso en tensión a inicios del nuevo milenio, cuando se activan una serie de políticas reparatorias, dentro de la llamada Justicia Transicional, por las graves violaciones a derechos humanos ocurridas en la última dictadura militar (1976-1983) en Argentina. Aquí los archivos adquirieron mayor peso y un lugar transversal por su valor testimonial y simbólico.
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Curso Archivística 2017. Eugenia Alves expone sobre Archivística en instalaciones de los Archivos del Ejército Argentino, julio 2017 (Buenos Aires, Argentina)
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En este contexto, el Ministerio de Defensa, en la búsqueda de documentos que sirvieran de aporte al juzgamiento de delitos de lesa humanidad, detecta en los Archivos de las Fuerzas Armadas grandes restricciones de orden práctico y legal para su acceso. Para trabajar esto, en septiembre de 2012 se abre el Programa de Modernización de Archivos del Sistema de Archivos del Área de la Defensa, con financiamiento del Proyecto PNUD ARG 12/011. Gracias a mi trabajo previo, ingreso a este Programa en el equipo asesor de archivistas. Así comienza mi difícil pero gran camino como Nueva Profesional.
Por mi falta de experiencia y formación, cometí muchos errores, aunque de ellos fue cuando más aprendí. Se nos exigían resultados rápidos, sin planificar, perdiendo muchas veces la mirada integral y a largo plazo. La relación con el personal civil y militar de los Archivos de las Fuerzas Armadas no fue fácil. Más aun teniendo en cuenta que el equipo se componía al inicio sólo de mujeres jóvenes (de entre 25-30 años) con poca experiencia, lo cual era una especial dificultad en un entorno mayormente masculino, atravesado por la disciplina militar y el respeto a la jerarquía del rango y la edad.
No obstante, gracias a nuestro compromiso, constancia y dedicación, construimos un lugar de respeto y autoridad. Incluso dentro de los propios Archivos, las mujeres empezaron a ocupar posiciones de mayor decisión.
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Equipo asesor del Sistema de Archivos de la Defensa (Arriba, de izquierda a derecha: Marina Mattina, Marina Cesareo, Nahuel Jalil, Victor Pignatiello, Leonardo Orellana, Alan Rüst, Franco Vidili. Abajo: Eugenia Alves, Federico Amarilla, M. Paula Milano). Celebración del Día Internacional de los Archivos 2017, Archivo General de la Nación
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Nuestro mayor logro hasta el momento es que los Archivos y su personal, son más valorados, conscientes de la especificidad e importancia del archivo. Otro gran logro es el sitio web “Archivos Abiertos” (www.mindef.gov.ar/archivosAbiertos) que sirve como canal de difusión de todo este trabajo. El sitio actualmente está en proceso de reestructuración y lo incluimos como parte del 3er Plan de Acción Nacional de Gobierno Abierto 2017-2019 en Argentina.
Este camino no lo realizo sola. Mariana Nazar, Andrés Pak Linares y Elisabet Cipolleta son mis mentores. Siguiendo su ejemplo, junto a ellos y otros nuevos profesionales, nos esforzamos por profesionalizar y difundir la importancia del trabajo en los Archivos. Así, estudié 3 años para ser Técnica en Archivos. Me adherí al ICA. Fui seleccionada en 2016 por el Programa IBEREX de España y este año por el Programa Nuevos Profesionales del ICA. Gracias a ello podré participar de la Conferencia del ICA en México y tendré la oportunidad de mostrar quiénes somos y qué hacemos los nuevos profesionales de mi país.
Escrito por Eugenia Alves, Argentina
Profesora en Historia y Técnica Superior en Administración de Documentos y Archivos, Asesora del Sistema de Archivos de la Defensa (Ministerio de Defensa) y Nueva Profesional del ICA (selección 2017)
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Formación ciudadana y archivos: Educar a partir de fondos documentales
Mi nombre es Leonardo Cisternas Zamora y soy licenciado en Historia de la Universidad de Chile y profesor de Historia, Geografía y Ciencias Sociales de la Universidad Católica. En la actualidad, trabajo como docente del Instituto Nacional e investigador del proyecto Archivo Digital de las Memorias de los Afrodescendientes. He desarrollado proyectos archivísticos relacionados con la descripción y puesta en valor de archivos comunitarios. Entre 2013 y 2016 me desempeñé como coordinador de Investigación y Extensión del Archivo de la Federación de Estudiantes de la Universidad de Chile (AFECH), implementando, entre otras cosas, un modelo de didáctica de los archivos a partir de los fondos documentales de la Agrupación Cultural Universitaria.
En 2014 iniciamos un trabajo en conjunto con ex integrantes de la Agrupación Cultural Universitaria (ACU) que tenía como objetivo principal visibilizar sus documentos, la cual realizó actividades culturales y políticas durante la Dictadura Militar. Dicho acometido culminó con la donación de sus fondos documentales a la al Archivo FECH, con el compromiso de describir, poner en acceso y en valor las fuentes generadas por la ACU, lo que implicó repensar las prácticas de difusión. La interrogante principal fue: ¿Cómo romper con el aislamiento y la falta de comunicación entre el Archivo y los ciudadanos? Tal como nos señala el archivero Ramón Alberch i Fugueras, muchos ignoran no tan solo la función que cumplen, sino también su propia existencia. Establecimos como propósito desarrollar una oferta hermenéutica que no solo considerase el contenido de las fuentes sino la comprensión del Archivo.
Este año la Presidenta de la República anunció la reincorporación de la asignatura de educación cívica en colegios. Dicha iniciativa se relaciona con lo planteado por el sociólogo Émile Durkheim, quien define a la escuela como una fábrica de ciudadanos, lo cual ha adquirido relevancia el último tiempo con el ya mencionado plan de formación ciudadana y, también, con los ajustes al currículum de Historia que enfatizan en el desarrollo de pensamiento crítico y de habilidades de investigación.
Tomando en cuenta este contexto, fue que decidimos acercar el Archivo a las escuelas. Esto implicaba no sólo la visita guiada, sino que el alineamiento entre el material generado por la institución y las necesidades educativas de los colegios. Por lo tanto, realicé un primer ejercicio que consistió en revisar las experiencias nacionales e internacionales de enseñanza a partir de fondos documentales y, luego, analizar el currículum, en tanto era necesario comprender los contenidos y habilidades exigidos por el Ministerio de Educación.
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Leonardo dando la bienvenida al Archivo FECH a un grupo de estudiantes
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Respecto a las experiencias sobre implementación de departamentos educativos, logré identificar tres tipos de trabajos: i) visitas guiadas; ii) elaboración de guías; y iii) ejercicios de investigación a partir Archivo. Este último pretendió ser adoptado por el AFECH, guiándome por lo propuesto en las bases curriculares que exigen: i) desarrollo de un pensamiento crítico y riguroso a partir de fuentes históricas; y ii) contextualización histórica. Para ambos casos, en conjunto con el archivero Claudio Ogass realizamos un análisis de la norma ISAD-G, en cuanto nos permitiría identificar los documentos más adecuados para el contraste de fuentes y, a la vez, comprender su contexto de producción. Éste último, fue fundamental para que el estudiante en su visita no solo analizara la fuente de manera aislada sino que dentro de un conjunto documental mucho más complejo.
Ejecutamos un plan piloto consistente en que estudiantes visitaran el Archivo, para lo cual se dispuso lo que denominamos “caja didáctica”. El objetivo era que los alumnos realizaran un ejercicio archivístico, el que se vinculó con la heurística para estudiantes propuesta por Samuel Winerburg y la norma ISAD-G, en tanto ambas buscan la identificación del productor, título, volumen y soporte. Además, se incorporó un trabajo hermenéutico relacionado con el área de contenido y estructura, más específicamente, con el alcance y contenido.
Al terminar el ejercicio, visualicé los siguientes problemas de una implementación educativa: i) falta de espacio; ii) presupuesto; iii) deficiencias en la alfabetización archivística; y iv) la necesidad de que el Archivo este descrito a nivel de series documentales para, posteriormente, alinearlo con el material didáctico. En estos momentos el Archivo FECH se encuentra desarrollando las intervenciones archivísticas pertinentes que permitirán un futuro trabajo educativo.
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Estudiantes realizando una actividad didáctica documentos del Archivo de la Agrupación Cultural Universitaria.
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Actualmente, en conjunto con las profesoras Nancy Aballay y Macarena Arce y la bibliotecaria Rosa Alvarado, me encuentro desarrollando un plan piloto en el Archivo del Instituto Nacional. El objetivo es poner a disposición de los estudiantes un conjunto de documentos mediante la creación de material didáctico el cual colocará énfasis en las habilidades de investigación. Previamente, estamos realizando la intervención archivística que nos permita realizar dicho trabajo pedagógico.
En vistas a lo expuesto, soy un fiel convencido de que es necesario afianzar los lazos entre la escuela y los archivos. No solo mediante una visita guiada, sino que como un complemento a la práctica pedagógica realizada en las escuelas y como un aporte a la necesidad que tiene el Archivo de visibilizarse en la comunidad. Ambos, tienen el deber de potenciar la formación ciudadana y un trabajo en conjunto ayudaría a cumplir con dichos fines.
Escrito por Leonardo Cisternas, Chile
Ex Coordinador de Investigación y Extensión del Archivo Fech
Profesor de Historia, Geografía y Ciencias Sociales
Contacta a Leonardo a través de LinkedIn
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Nuevos Profesionales de América Latina: Concurso de Posters
El Consejo Internacional de Archivos (ICA), la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) y el Programa de Nuevos Profesionales del ICA (NPP) invitan a los nuevos profesionales latinoamericanos a participar en el Concurso de Posters de Nuevos Profesionales de Latinoamérica , para presentarlos en la Conferencia ALA-ICA 2017 “Archivos, Ciudadanía e interculturalismo” en la Ciudad de México del 27 al 29 de noviembre del 2017.
Sólo 20 posters serán elegidos y exhibidos en la Conferencia de entre aquellos enviados durante el período de aplicación. Los creadores presentes tendrán la oportunidad de explicar su poster y de interactuar con los asistentes en una serie de Sesiones de Presentación de Posters.
Estos posters serán publicados en el sitio oficial del ALA y del ICA, los dos anfitriones de la Conferencia, por un período de tres meses tras la conferencia. Además, un pequeño premio en efectivo será otorgado a los primeros tres lugares:
1er lugar: 125 €
2° lugar: 50 €
3er lugar: 25 €
Los posters pueden abordar cualquier tema siempre y cuando sea pertinente con respecto a los temas de la conferencia ALA-ICA “Archivos, Ciudadanía e interculturalismo”. La lista de los temas de la conferencia se encuentra aquí
Para conocer los requisitos para participar en el concurso, te invitamos a leer la información completa en el sitio web del ICA, disponible aquí.
¡Anímate y participa!
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El Archivo en la Biblioteca: desafíos en la descripción de fondos archivísticos en la División de Manuscritos de la Biblioteca Nacional de Brasil
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El acervo de la División de Manuscritos de la Fundación Biblioteca Nacional (FBN) de Brasil se remonta a la llegada de la familia real portuguesa al país, en 1808. A lo largo del siglo XIX, el la Real Biblioteca de los Reyes y de la Casa del Infantado fue creciendo con las colecciones de manuscritos y fondos archivísticos de personalidades e instituciones de relevancia histórica, siempre organizada y descrita con sesgos bibliotecarios. El tratamiento se realizaba tradicionalmente mediante fichas catalográficas y descripciones manuscritas en hojas de papel, siendo hecha la divulgación mayoritariamente a través de catálogos impresos. En el siglo XX, el proceso técnico incluía la creación de colecciones artificiales divididas por clases según la Clasificación Decimal Dewey, que contemplaba aspectos geográficos y el tema de los documentos. Este procedimiento no consideraba las características de organicidad y respeto a los fondos, al desplazar los documentos de sus contextos de producción.
Desde 1954, la División de Manuscritos pasó a poseer un equipo multidisciplinario, cuando Rodolfo García, entonces director de la institución, reconoció la complejidad del acervo y la importancia de que hubiese diferentes profesionales para su procesamiento. Hoy la división posee, además de bibliotecarios, historiadores, archivistas y otros profesionales del área de las ciencias humanas. Hace poco más de dos años entraron a la FBN, vía concurso público, nuevos funcionarios bibliotecarios y archivistas, período en el que María Fernanda Nogueira, bibliotecaria y documentalista, comenzó a trabajar para la División de Manuscritos y, consecuentemente, con la descripción de documentos de archivo. En ese mismo momento, Luciane Simões Medeiros, historiadora y archivista, asumió la jefatura, convirtiéndose en la primera archivista en ser jefe de la División.
En nuestra experiencia actual nos enfrentamos a los desafíos del tratamiento de documentos archivísticos dentro de una biblioteca. En general, nuestro trabajo está inserto dentro de las misiones de la FBN: recoger, registrar, salvaguardar y dar acceso a la producción intelectual brasileña, y preservar la memoria bibliográfica y documental del país. Nuestras actividades, por lo tanto, son: buscar, identificar, describir/catalogar, acondicionar, preservar y difundir un acervo de cerca de 200 mil registros, que datan del siglo XI hasta el presente.
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Estantes de acero fabricados a pedido en Ohio, EE.UU. en 1902
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En el período de dos años mencionado anteriormente, con la entrada del nuevo grupo de profesionales, la propia institución viene experimentando cambios y repensando su descripción/catalogación. Con la implementación de una nueva base de datos, volcada a acervos bibliográficos, los catálogos fueron unificados y se hizo necesario reevaluar las prácticas de trabajo empleadas hasta entonces. Se creó un Grupo de Trabajo de Representación Descriptiva (GTRD), del cual somos integrantes, que pretende estudiar y debatir la representación descriptiva en la FBN.
Paralelamente a la marcha del GTRD, la División de Manuscritos mantiene actualmente una discusión interna para adecuar el procesamiento técnico de fondos archivísticos a la base biblioteconómica. En este proceso, se consideran como aspectos fundamentales la investigación, la composición de cuadros de clasificación y la descripción multinivel, observando no sólo códigos de estandarización del área de la Biblioteconomía, sino también aplicando la ISAD-G y, más específicamente, la Norma Brasileña de Descripción Archivística.
Uno de nuestros mayores desafíos actuales consiste en la adecuación de los principios y normas archivísticas a la descripción y normas bibliográficas vigentes en la institución. Este desafío está presente principalmente en la equivalencia de los campos de descripción archivísticos a los campos MARC-21 y a las recomendaciones del AACR2r, necesarios para el intercambio de datos internacional de bibliotecas.
Nuestro equipo está empeñado en reflexionar sobre las discusiones conceptuales de archivo y aplicaciones prácticas en el procesamiento técnico, con el objetivo de privilegiar la relación orgánica de los documentos, enfatizando la importancia del contexto de producción para recuperación de la información. Creemos que un debate fructífero entre Biblioteconomía, Archivística e Historiografía puede añadirse al trabajo tanto en archivos como en bibliotecas, ya que los conocimientos, al complementarse, entregar un producto final más refinado y preciso al investigador.
 
Escrito por:
María Fernanda Nogueira, Brasil. Bibliotecaria (izquierda)
Correo electrónico: uciane.medeiros@bn.gov.br
Luciane Simões Medeiros, Brasil. Historiadora y archivista (derecha).
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Próxima edición del Boletín ICA NPP: "Presentando a los Nuevos Profesionales del ICA 2017"
Como ya hemos anunciado, a partir de noviembre el Boletín estará a cargo del nuevo grupo de becarios del Programa Nuevos Profesionales del ICA para el periodo 2017-2018.
En la nueva edición podremos conocer más sobre los integrantes de este grupo, el trabajo que hacen, sus intereses y lo que viene para el Programa en el nuevo periodo.
A partir de diciembre volveremos a pedir contribuciones a la gran comunidad de nuevos profesionales del ICA. Junto con desearle éxito al nuevo equipo editorial del Boletín, queremos agradecer a todos y todas quienes contribuyeron con artículos en el último año, compartiendo sus experiencias y ayudando a fortalecer nuestra comunidad de Nuevos Profesionales.
¡Estamos muy felices con el resultado y esperamos seguir aprendiendo de todos y todas ustedes!
Nicola Wood, Editora del Boletín de Nuevos Profesionales (2016-2017)
Gabriela Andaur, responsable de la edición en español del Boletín (2016-2017)
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Derivas: De usuaria a archivera
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Soy historiadora del arte, dedicada fundamentalmente a la docencia, investigación y curatoría de exposiciones. Actualmente me desempeño en el Departamento de Historia de la Universidad de Santiago, y en el Departamento de Teoría de las Artes de la Universidad de Chile, y soy alumna del Diploma de Postítulo en Archivística que imparten en conjunto la Facultad de Filosofía y Humanidades de la Universidad de Chile y el Archivo Nacional. Fui curadora de la Colección de arte chileno contemporáneo de la Galería Gabriela Mistral, del Consejo Nacional de la Cultura y las Artes, y luego curadora del Museo Nacional de Bellas Artes.
Mi aproximación e interés en los archivos primero, y la archivística después, se relaciona estrechamente con mi labor como historiadora del arte e investigadora, pero también con la curatoría, pues, desde esta formación y esta experiencia, siempre he considerado a las exposiciones como resultado de procesos investigativos, los que mayoritariamente se sustentan en investigación de archivo.
Desde el año 2007 pertenezco a la Red Conceptualismos del Sur, agrupación de investigadores, artistas, académicos de América Latina, para quienes el archivo se constituye en el lugar privilegiado para desarrollar acciones investigativas por un lado, y de reactivación política por otro. En el marco del trabajo al interior de la Red realicé la exposición Archivos en tensión (Museo de Arte Contemporáneo de Santiago, 2011), un trabajo conjunto con la artista argentina Graciela Carnevale, que buscaba hablar de las fracturas y las borraduras en la memoria social e institucional en Chile al momento de mirar al gobierno de la Unidad Popular (1970 – 1973) a través del cruce de los documentos presentes y faltantes de dos archivos, uno institucional (Museo de Arte Contemporáneo) y otro personal (el archivo de Graciela, quien había tenido una importante relación con Chile en ese período).
Mi valoración de los archivos se ha desarrollado en mi rol de usuaria, pero desde hace algún tiempo he sentido que esto no era suficiente. Evidentemente lo que más me apasiona son los archivos históricos y aquellos vinculados a las artes visuales, y en ese camino, me
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interesa profundamente poder sistematizar conocimientos que permitan organizar archivos museales y archivos personales de artistas, una labor que ha venido cobrando importancia en el ámbito latinoamericano y que se hace particularmente necesaria en Chile.
En este sentido, mi experiencia como estudiante del Diploma me ha permitido una reflexión crítica sobre mi propio quehacer, y también me ha permitido conocer la archivística como disciplina y profesión. Considero que el Diploma está estructurado de tal manera que me ha provisto de una instancia de análisis teórico sobre los archivos y su estatus, su administración y sus características específicas, pero también me ha provisto de herramientas prácticas y entrenamiento que han posibilitado enfrentar directamente la práctica archivística y la gestión de archivos.
Asimismo, me ha permitido evidenciar la enorme necesidad de formación especializada, en un país cuyas instituciones aún no logran dimensionar la importancia de la gestión de archivos, ni valorar suficientemente a los profesionales del campo y la labor que realizan. Paralelamente, me ha permitido conocer a las y los profesionales que lideran esta actividad en Chile, así como la gran pasión y vocación que les mueve.
En cuanto a mis propias proyecciones, he comenzado a desarrollar algunos proyectos para trabajar con archivos de artistas en el mediano y largo plazo, a lo que se suma, en lo inmediato, la transmisión cotidiana a mis estudiantes de los nuevos enfoques que he ido incorporando en mi relación con los documentos y los archivos desde mi rol como investigadora, lo que ha incidido también, a mi juicio, en las reflexiones y acciones emprendidas al momento de enfrentar su propia producción académica.
Escrito por Soledad Novoa, Chile.
Departamento de Historia USACH y Departamento Teoría de las Artes Universidad de Chile
Estudiante Diplomado en Archivística, Universidad de Chile
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Argentina y la Gestión Electrónica de Documentos
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Actualmente me desempeño como Archivera en el Archivo de Administración de Personal de la Fábrica Argentina de Aviones dependiente del Ministerio de Defensa de la República Argentina. Además soy Tesista de la Escuela de Archivología (Universidad Nacional de Córdoba) con el tema "Análisis de los factores tecnológico y prospectivo en la preservación del material digital de archivo". Y entre 2015 y 2016 he participado en el Proyecto “Desarrollo e implementación de la Colección Digital en la Universidad Nacional de Córdoba. Primera etapa: Documentos Históricos. Un avance hacia el acceso abierto” desarrollado en la Biblioteca Elma K. de Estrabou.
Invariablemente me ha interesado el tema preservación digital de material de Archivo. Quizás merezca el hecho que Argentina cuenta con una rudimentaria legislación en materia de Gestión Electrónica, y también con débiles instituciones que tradicionalmente se han ocupado de esta cuestión. Hasta el año 2016, el Estado argentino carecía de un marco normativo específico. La aplicación del Decreto 561/2016 ha posibilitado la incursión del llamado Proceso de Modernización del Estado a través de la creación de la Secretaria de Modernización Administrativa.
El Plan de Modernización tiene entre sus objetivos la eficiencia, eficacia y calidad en la prestación de servicios, a partir del diseño de organizaciones flexibles orientadas a la gestión por resultados. Para esto se implementó el sistema de Gestión Documental Electrónica (G.D.E.), una plataforma que sirve para gestionar los trámites de la administración pública del cual me he estado capacitando para su posterior aplicación en el archivo donde me desempeño. Es un sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional.
La Ley N° 25.506 establece el valor jurídico del documento electrónico, la firma electrónica y la firma digital, y en su artículo 48 dispone que el Estado Nacional promoverá el uso masivo de la firma digital de tal forma que posibilite el trámite de los expedientes por vías simultáneas, búsquedas automáticas de la información y seguimiento y control por parte del interesado, propiciando la progresiva despapelización. Para lo cual se vale de un software de gestión documental conformado por una red de módulos integrados que se encuentran al alcance de todos los usuarios y con un sistema de firma digital que permite el procesamiento completo de todos los trámites en forma electrónica. Incluye la gestión de todos los registros, las comunicaciones internas y externas, más un conjunto de herramientas como servicios API y diseño de formularios activos del tipo SDK.
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Principales módulos del sistema de Gestión Documental Electrónica
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A través de un sistema de Escritorio único (EU), el usuario previamente registrado y habiéndosele creado un perfil con su número de C.U.I.L (Código único de identificación laboral), accede a la plataforma G.D.E.
El Escritorio único (EU) es la interfaz que permite navegar por todos los módulos que integran el sistema. Este muestra un resumen de todas las tareas pendientes que el agente tiene en cada módulo y las organiza según un rango de antigüedad en días. Además, a través del EU cada superior jerárquico puede visualizar la carga de trabajo del personal que tiene a cargo en su sector, y derivarlas de acuerdo a las necesidades organizacionales.
El ingreso al módulo Escritorio Único (EU) se realiza desde un navegador web a través de la misma dirección URL. Dentro de este sistema uno de los primeros modulos en implementarse en la administración pública es el Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO) se utiliza como medio de creación, registro y archivo de los documentos inherentes a la gestión administrativa. Todos los documentos creados y firmados digitalmente a través del módulo GEDO tienen la misma validez jurídica y probatoria que aquellos documentos firmados ológrafamente. El proceso de trabajo comienza con la elección del tipo documento que se va a generar y la elección del agente que lo producirá.
A continuación, se procede a la edición de la referencia y del contenido del documento. A posterior, se lo puede enviar a revisar. Finalmente, el documento debe ser firmado, ya sea por el usuario que lo produjo o por otro agente a quien fuere remitido para tal fin. En cada tarea, un mismo usuario puede recorrer el proceso completo o pueden participar un grupo de usuarios. Durante el proceso de revisión, el usuario puede modificar la referencia y el contenido del documento y puede enviarlo a revisar por otro usuario, enviarlo a firmar o firmarlo él mismo. El usuario que recibe el documento para firmar, puede enviarlo a revisar, modificarlo o firmarlo. Una vez firmado, el sistema cierra el documento con la estampa de la numeración, el sello del usuario firmante y el sello del servidor.
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 Escritorio único Sistema GDE |
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Para finalizar
En Argentina, la toma de decisiones se complejiza y diversifica con el correr de las décadas. Al mismo tiempo, el impacto de éstas afecta a una mayor población. La adecuada separación entre decisiones centralizadas y descentralizadas permite que el estado se especialice y organice con eficacia y prontitud para la realización de las tareas que le son propias. Numerosos son los conflictos que enfrenta el Gobierno con la sociedad debido al reconocimiento tardío de los problemas que la afectan. Con la implementación del GDE, basando en un principio de descentralización, y a su vez de un principio de participación comunitaria el estado busca paliar estos conflictos.
Escrito por Emilse Guidiño, Argentina. Archivera
Enlace: Ministerio de Modernización del Estado
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Implementación de un Sistema de Gestión Documental Electrónica (SGDE): Recomendaciones de un nuevo profesional
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Soy Kenneth Marín Vega, Bachiller en Archivística. Estoy finalizando la tesis para optar por la licenciatura en la Universidad de Costa Rica.Trabajé como técnico en archivos en el Registro Nacional de Costa Rica, posteriormente me encargué del Archivo Central de la Contraloría General de la República y actualmente soy el encargado del Archivo Central de la Junta de Pensiones del Magisterio Nacional (JUPEMA).
Costa Rica, cuenta con un Sistema Nacional de Archivos, que lo ha posicionado como un referente en Centroamérica en materia archivística. A pesar de esto, el paso del soporte papel al electrónico ha sido lento, en gran parte porque algunos archivistas temen dejar el papel y pasar a administrar sistemas.
Las nuevas tecnologías han provocado un giro a la hora de gestionar documentos. Por esto los archivistas debemos re inventarnos y este proceso de re invención debe representar un cambio de mentalidad, que incluya acabar con el miedo a los documentos electrónicos. Por ello, este cambio que debemos experimentar y promover debe acompañarse de ideas que ayuden a agilizar la toma de decisiones, la transparencia, la conservación y la agilización de los trámites.
De esta manera, comentaré algunas consideraciones que debí tener presentes para implementar un SGDE en JUPEMA.
Trabajo en equipo: Un sistema está conformado por un conjunto de elementos que vienen de las necesidades de varias disciplinas. Es por este motivo que se debe crear un equipo de trabajo en el que estén representadas varias profesiones como, ingenieros industriales, informáticos, administradores, juristas y archivistas.
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Edificio corporativo de JUPEMA
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En el caso de JUPEMA, el equipo se conformó por funcionarios de la alta dirección, informáticos, un archivista y secretarias. Además, contamos con el criterio legal desde el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.
Conocimiento en otras áreas: A la hora de diseñar e implementar un SGDE, debí estudiar al menos algunos conceptos básicos para el diseño de bases de datos, metadatos, levantamiento de requerimientos y diseño de la interfaz. También dominar la jurisprudencia básica que atañe, esto con el fin de cumplir con la normativa vigente en Costa Rica. Además, fue esencial poseer una visión administrativa, lo que me permitió diseñar el sistema sin hacer caer a la organización en un retroceso.
Capacitación: La capacitación es uno de los ejes más importantes a la hora de implementar un SGDE, y es que cuando damos el paso de papel al soporte electrónico, debemos capacitar al personal en las nuevas maneras de hacer las cosas, así como la aplicación de nuevos conceptos, como por ejemplo: documento digital, documento electrónico, original múltiple, entre otros. De esta manera logré hacer frente a la latente resistencia al cambio.
Sistema amigable: El éxito del SGDE dependió, en parte, de lo cómodo que se sentía el usuario. Si este puede usar el sistema con facilidad, nos garantizará que el trabajo se hará correctamente, desde registrar un documento, hasta despacharlo, incluirlo en un expediente o consultarlo.
Por esto, en la etapa de diseño tomamos en cuenta a los principales usuarios. Además fue importante como archivista tener apertura a escuchar sugerencias, pues el sistema tuvo cambios durante la marcha. Por esto, es esencial comprender que ningún sistema automatizado es estático, lo que representa que evolucione y por ende se le deban hacer cambios.
Estandarización: Es primordial que el SGDE cuente con procedimientos estandarizados, así como los metadatos y las maneras de crear los documentos, garantizando un mayor orden en la ejecución de las tareas. En el caso de JUPEMA creé un procedimiento para la gestión documental electrónica y, además estandaricé algunos documentos clave como los oficios, circulares y actas. También, definí campos obligatorios para llenar a la hora de registrar y emitir un documento, y estandaricé las siglas de los expedientes.
Apoyo de la alta dirección: La estandarización mencionada anteriormente tuvo éxito porque los procedimientos se documentaron y se emitieron con el respaldo de la alta dirección, pues esto aseguró que cada lineamiento fuera acatado. En el caso de JUPEMA todos los procedimientos e instructivos se documentan y son revisados y aprobados por la alta dirección.
Sistema exitoso: Para que un SGDE sea exitoso, el archivista debe posicionarse en la organización como una persona con empatía, actitud y aptitud para generar credibilidad y confianza en los usuarios. Además, es importante dar seguimiento al sistema y realizar revisiones constantes.
Con un SGDE no se busca desaparecer el papel como soporte documental, pero debemos ser conscientes de que la sociedad actual tiene nuevas demandas que el archivista debe buscar satisfacer.
Escrito por Kenneth Marín Vega, Costa Rica. Archivista.
Encargado del Archivo Central de la Junta de Pensiones del Magisterio Nacional (JUPEMA), Costa Rica.
Contacta a Kenneth en su página de Facebook.
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