Bienvenidos a la edición de julio del Boletín de Nuevos Profesionales del ICA sobre documentos digitales y gestión documental.
El boletín de este mes incluye artículos de nuevos profesionales que comparten historias y consejos sobre proyectos con documentos digitales en los que han estado involucrados y sus experiencias en la gestión documental.
Entre estas historias destacamos: Cómo una nueva profesional se sintió atraída por una carrera en la gestión documental, un ejemplo del valor de la capacitación en gestión documental en una organización y estudios de casos buscando formas de abordar los desafíos de preservar documentos digitales.
Desplázate hacia abajo o haz clic en los siguientes enlaces para leer sobre:
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¡También está disponible la versión en inglés de este Boletín!
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Las ediciones anteriores están disponibles en el sitio web del ICA y en línea.
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La transferencia de archivos electrónicos en el Archivo Estatal de Bélgica
Los desafíos que presentan los archivos electrónicos en los distintos servicios de archivo se llevan analizando desde hace años en el Archivo Estatal de Bélgica. Sin embargo, dada la fecha de creación relativamente reciente de este tipo de archivos contemporáneos (desde un punto de vista histórico), se está tardando tiempo en planear e implementar las distintas fases para su tratamiento.
El caso que nos ocupa es un proyecto para establecer un nuevo procedimiento de transferencia de archivos electrónicos por parte de las administraciones federales belgas y otros productores de archivos al Archivo Estatal. Ya en 2010 el servicio de Preservación y Acceso Digital del Archivo presentó un análisis sobre la implementación práctica del módulo INGEST tal y como se describe en la norma internacional ISO 14721 (también conocida como OAIS). Además de este análisis, se desarrolló una aplicación interna llamada Piraeus para este fin. Es a finales de 2016 cuando empieza a urgir la necesidad de tener un procedimiento estándar y sistemático en vista de transferir archivos electrónicos; archivos cuya importancia cualitativa y cuantitativa es cada vez mayor.
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Modelo OAIS ISO 14721
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Ante esta necesidad cada vez más urgente, en otoño de 2016 empezamos a reflexionar, en el servicio de Preservación y Acceso Digital, sobre cómo enfocar el nuevo procedimiento de transferencia. Uno de los desafíos de los archivos electrónicos es a menudo la duda de si los métodos archivísticos tradicionales siguen siendo válidos o no: ¿debíamos calcar el procedimiento tradicional para archivos en soporte papel y adaptarlo ligeramente a los archivos electrónicos? ¿O debíamos partir de cero y crear un procedimiento totalmente nuevo y evitar así recaer en limitaciones (ej. Formularios que se pueden automatizar; el traslado físico que se puede agilizar; etc.) que ya no existen en el entorno digital?
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Diagrama de flujo de Preservación Digital
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Decidimos buscar un equilibrio para evitar un procedimiento que no fuera demasiado disruptivo respecto a las prácticas habituales de los archiveros, pero que contribuyera a mejorar también las carencias y malos hábitos del procedimiento tradicional. Una vez redactado el borrador inicial, reunimos un grupo de trabajo formado por: el servicio de Preservación y Acceso Digital (3 personas – yo incluida); el servicio de Inspección y Consejo en materia de valoración, selección y eliminación (2 personas); la sección de archivos contemporáneos (2 personas); y el servicio TIC (1 persona). En este grupo discutimos el contenido del procedimiento y los pasos a seguir en el proyecto, además de identificar el tipo de archivos electrónicos que se prevén recibir y los posibles interlocutores en la administración pública que nos sirvieran de piloto.
Para abril de 2017 ya teníamos lista la infraestructura básica para empezar a hacer pruebas:
- Mismo formulario de transferencia, mientras planeamos cómo automatizarlo en forma de metadatos XML siguiendo un modelo METS;
- Elegimos una aplicación de Software libre bastante común y sencilla pero segura de intercambio de archivos llamada WinSCP (un SFTP) que cualquier servicio de la administración puede instalar de forma gratuita;
- A la recepción de los archivos electrónicos, hacemos dos controles: uno de virus y otro de integridad gracias al cálculo MD5 de cada fichero transferido;
- Al inicio del proceso, enviamos un pequeño manual de uso a la administración en cuestión con el nombre de usuario y contraseña para hacer la transferencia.
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Digital Archive Transfer Procedure
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Se trata de un procedimiento bastante rudimentario por el momento, pero que nos permite hacer frente a transferencias urgentes de manera segura, y empezar a concienciar a todos los interlocutores de unas buenas prácticas mínimas en cuanto a archivos electrónicos se refiere. De aquí a 2018 organizaremos la formación interna de los archiveros de nuestros 19 depósitos de archivo del país, para ya a partir de enero poder sistematizar las tareas. Idealmente, este procedimiento será más automático y completo para cuando lleguen las transferencias más voluminosas. Sin embargo, depende del desarrollo de otros servicios y procedimientos de nuestra institución que están en curso de implementación (ej. Un nuevo sistema de gestión de archivos, un nuevo motor de búsqueda, etc.), lo cual no nos permite avanzar más rápido ni determinar los requisitos exactos de una posible herramienta informática más completa. Todo depende de la estrategia global de la institución en materia de recursos disponibles tanto presupuestarios como humanos y de infraestructura técnica, además de la estrategia de integración de los distintos sistemas y aplicaciones para el tratamiento global de los archivos tanto en soporte papel como electrónico.
Fuentes interesantes de información que nos han servido de referencia son el proyecto europeo E-ARK y estos dos informes (1 y 2) de los Archivos Nacionales del Reino Unido sobre varios análisis previos a futuras transferencias sistemáticas de archivos electrónicos.
Escrito por Fiona Aranguren Celorrio, Bélgica
Archivo Estatal de Bélgica
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¡Muchas gracias por su participación en el Día Internacional de los Archivos 2017!
Muchos y muchas de ustedes se han unido a nosotros para celebrar el Día Internacional de Archivos: más de 240 eventos han llenado el mapa interactivo este año y las celebraciones han tenido lugar en más de 70 países alrededor del mundo.
El ICA agradece su involucramiento y participación, y les invita a una celebración aún mayor el próximo año, que coincidirá con el 70 aniversario de nuestra organización.
Ver los eventos organizados
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Perspectiva sobre los Archivos y la Gestión Documental
Siempre he tenido una pasión por la historia y la genealogía, que naturalmente evolucionó en un deseo de trabajar con documentos administrativos e históricos.
Comencé como muchos lo hacen dentro de la archivística y gestión documental. Hice gran cantidad de trabajo voluntario para ganar experiencia, comprensión y certeza de que ésta era la ruta que quería tomar. Casi toda mi experiencia voluntaria estaba dentro de los archivos históricos; un área fuertemente influenciada y dependiente de los voluntarios. Me pareció cada vez más difícil obtener experiencia en gestión documental, ya que la mayoría de las organizaciones sólo permiten el acceso a los miembros del personal.
Siempre me he centrado en los archivos históricos, sobre todo porque adoro la idea de descubrir documentos intactos durante siglos (un cliché que conozco). No consideré seriamente la gestión documental como una línea de desarrollo profesional hasta que comencé mi Maestría en Archivos y Gestión Documental en University College London (UCL). Aquí es donde me interesé en que los documentos corrientes de las organizaciones que se mantengan correctamente y en cómo esto permite el fluido funcionamiento de una organización.
Encontré que muchos de mis compañeros de estudio carecían de interés en la gestión documental, siendo los archivos históricos el foco de las ambiciones de muchos estudiantes. Creo que la falta de interés en la gestión de documentos es una posible consecuencia de la insuficiente disponibilidad de experiencia laboral voluntaria o previa a la graduación, lo que de otra manera permitiría a los profesionales en ciernes decidir si la carrera es para ellos. Encontré que la única manera de ganar tal experiencia era dar un salto y asumir un rol calificado.
Existen muchas ventajas en los cargos que se pueden desempeñar en archivos y en la gestión documental. Ambos ámbitos proporcionan sus propios beneficios y desafíos.
Los archivos crean oportunidades únicas tales como la gestión de voluntarios y la catalogación de material. Las posiciones de archivo suelen ser contratos bien a corto o a largo plazo; algo positivo si te gusta trabajar en una variedad de lugares, aunque no es tan positivo si quieres o necesitas un ingreso garantizado. Sin embargo, si la seducción de trabajar con documentos de importancia histórica es fuerte para ti, los archivos son el lugar en el cual debes estar.
Como alternativa, la gestión de documentos proporciona casi lo contrario a los archivos. Hay muy pocas oportunidades disponibles para supervisar a los voluntarios. Sin embargo, los roles que se asumen en gestión documental suelen ser posiciones permanentes. Si te deleitas en el reto de organizar los documentos administrativos y asegurar que se ajusten las normas y estén bien organizados, entonces la gestión de documentos es probablemente la profesión para ti
Por supuesto, muchos roles (particularmente en organizaciones más pequeñas) requieren una superposición de habilidades de ambos ámbitos. En posiciones más especializadas, animaría tanto a los profesionales de los archivos y la gestión de documentos a ver cada área como una extensión de la suya y explorar "fuera de la caja", especialmente si estás en una etapa temprana de tu carrera.
Escrito pot Emily McIntyre, Reino Unido
Recientemente graduada del UCL Master in Archives and Records Management
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Lo que viene para el Programa Nuevos Profesionales y fechas importantes del ICA: 2017-2020
La Conferencia Anual ALA-ICA se celebrará del 27 al 29 de noviembre de 2017 en Ciudad de México bajo el título Archivos, Ciudadanía e Interculturalismo. Como preparación para este evento, el próximo Boletín de Nuevos Profesionales de ICA será editado por Gabriela Andaur del Programa de Nuevos Profesionales de la ICA 2016-2017 sobre el tema 'Archivos y gestión de documentos en América Latina: perspectivas de nuevos profesionales' (ver más abajo para detalles sobre cómo participar).
Los Nuevos Profesionales de 2016-2017 estarán pronto entregando el boletín, las redes sociales y los deberes del sitio web al equipo 2017-2018. ¡Esperamos que se unan a nosotros para darles la bienvenida y desearles lo mejor para el próximo año!
El equipo de Nuevos Profesionales 2016-2017 continuará trabajando con el ICA y ayudará a poner en acción las recomendaciones hechas en el informe final de la Encuesta de Nuevos Profesionales llevada a cabo el año pasado.
Ha sido un placer trabajar como editora de boletines para el Programa de Nuevos Profesionales del ICA desde el Congreso en Seúl, Corea del Sur.
Nicola Wood
Editora del Boletín, Programa de Nuevos Profesionales del ICA
Fechas importantes:
- Conferencia Anual ALA-ICA Annual: 27-29 de noviembre de 2017 en Ciudad de México, México
- Conferencia Anuall ICA: 26-30 de noviembre de 2018 en Yaoundé, acogido por el Archivo Nacional de Camerún.
- Conferencial Anual ARA-ICA: 21-23 de octubre de 2019 en Edimburgo, Escocia.
- Cuadragésimo Congreso del ICA: 2020 en Abu Dabi, Emiratos Árabes Unidos
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Proyecto de Digitalización de Documentos Administrativos en la Sección de Educación e Investigación (UFR) del Departamento de Economía y Gestión (SEG)
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Escrito por Mouhamadou Khaly Fall, Senegal
Bibliotecario y Archivista, UFR / SEG, Gaston Berger University
Las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) han impactado al mundo, revolucionando las vidas de todos, cambiando los estilos de vida de las personas y mejorando sus prácticas empresariales y de gestión. Las TIC han tenido un impacto real en el desarrollo de empresas e instituciones. Sin embargo, esto ha dado lugar a un aumento en la creación de documentos y su más problemático manejo. Por lo tanto, encontrar información lo más rápidamente posible se convierte en una tarea difícil para estas instituciones. Para hacer frente a este problema, lo que tiene más sentido es usar las TIC para resolverlo, como dicen: combatir el fuego con fuego.
El uso de las TIC para ayudar a manejar el crecimiento de los documentos implica el uso de tecnologías avanzadas para la digitalización. Según la Canadian Heritage Information Network (CHIN), la digitalización puede definirse como "el proceso mediante el cual se crea una imagen digital de un objeto (como documentos, fotografías o artefactos tridimensionales)". Esta tecnología ayuda a convertir documentos originalmente disponibles en papel o microfilm en formato digital, por lo que es una herramienta poderosa para la mayoría de las instituciones.
La UFR SEG no debe tomar un camino diferente al abordar este problema si quiere lidiar con su aumento de documentos; De ahí la importancia de desarrollar un proyecto de digitalización. La digitalización del Archivo Administrativo de la UFR SEG ayudará a preservarlo y proporcionará muchos más medios de acceso y de intercambio de documentos a través de diversos medios digitales, ópticos o en red. Esto puede ayudar a promover el desarrollo de los archivos y mejorar la velocidad de la investigación y la toma de decisiones.
El Proyecto de Digitalización de Documentos Administrativos puede tener muchos beneficios, incluyendo:
- Mejor comunicación
- Mayor acceso
- Mayor accesibilidad y promoción del documento
- Habilitación de una investigación más eficaz
- Mejor producción y conservación de los archivos
- Ahorro de espacio
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1. Objetivos
Nuestro proyecto de digitalización tiene varios objetivos para la UFR SEG:
- Agregar valor al Archivo Administrativo: esto, al hacer conocidos ciertos documentos a un público más amplio.
- Ahorro de espacio: los documentos digitalizados se mantendrán en formato digital, lo que liberará espacio en el reducido espacio de almacenamiento de la UFR
- Preservación digital y respaldo de datos para prevenir la pérdida derivada de riesgos de desastres naturales (como inundaciones o incendios) y degradación o alteración de documentos debido a manejo inadecuado.
- Mejorar la velocidad de la investigación mediante el desarrollo de un directorio de todo el Archivo Administrativo de la UFR SEG, que permitirá a las personas encontrar los registros e información lo antes posible y actualizar periódicamente el directorio.
- Gestión racional y eficiente del Archivo de la UFR SEG
- El desarrollo de dos tipos de herramientas que apoyarán estos archivos.
- La rapidez en la toma de decisiones para la gestión de UFR.
- Mejorar la velocidad de toma de decisiones para la gestión.
2. Beneficiarios esperados
El beneficiario principal del proyecto de digitalización es UFR SEG; En particular, su departamento de administración que se organiza de la siguiente manera:
- Director
- Secretaría
- Subdirector
- Jefe del Departamento Administrativo
- Jefe del Departamento de Finanzas
- Jefe del Departamento de Educación
- Jefe de la biblioteca especial
- Servicios de mensajería.
Además de las actividades de enseñanza e investigación, las secciones están coordinadas por jefes de sección (de los cuales hay seis) y el Instituto Superior de Economía y Gestión.
Email:
mouhamadou-khaly.fall@ugb.edu.sn
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Call for September Newsletter contributions
El tema del próximo boletín es "Archivos y Gestión Documental en América Latina: perspectivas de los nuevos profesionales". Agradecemos las contribuciones de nuevos y nuevas profesionales sobre cualquier ámbito vinculado a este tema. Si tienes alguna historia o consejo para compartir con otros nuevos profesionales, ¡ponte en contacto con nosotros!
Nos encantaría conocer tus experiencias y perspectivas como nuevo/a profesional en instituciones archivísticas en toda América Latina. ¿Cómo te involucraste con los archivos? ¿Con qué materiales trabajas? ¿Qué áreas de la profesión han sido más desafiantes y cómo las has enfrentado? ¿Cuál ha sido la experiencia más agradable o gratificante que has tenido trabajando en archivos y gestión documental?
Comparte tu visión sobre la profesión en América Latina. ¿Cuáles son tus expectativas? ¿Cómo te gustaría contribuir a tu comunidad local y qué podrían aportar los nuevos profesionales latinoamericanos a la comunidad archivística global?
Aceptamos textos escritos en cualquier idioma. Si estás interesado/a envíanos un mensaje, incluyendo un breve resumen de tu propuesta de artículo, hasta el domingo 20 de agosto, a newprofessionalsprogramme@gmail.com o a través de Facebook o Twitter y te contactaremos con más detalles.
¡La comunidad de nuevos profesionales quiere saber de ti!
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Política de Gestión de Documentos en el Gobierno de las Islas Salomón
Fui la Oficial de Gestión Documental del Archivo Nacional de las Islas Salomón entre 2014-2016. Este año fui promovida a Oficial de Digitalización Senior, pero todavía trabajo con la Unidad de Gestión Documental, especialmente en la facilitación de talleres y capacitación para oficiales de gobierno sobre la Política de Gestión Documental del Gobierno de las Islas Salomón (SIG). Me gustaría compartir mi experiencia de dirigir un taller que realizamos entre el 27 y 31 de marzo de 2017.
El taller estaba programado para los días 27 a 31 de marzo de 2017 y estaba dirigido a secretarios, funcionarios de administración, de contabilidad, de oficinas de registro y mecanógrafos del Ministerio de Policía, Seguridad Nacional y Servicios Correccionales del Gobierno de las Islas Salomón. Hubo un total de 16 participantes y 4 facilitadores del Archivo Nacional de las Islas Salomón. Yo era una de las facilitadoras y no era la primera vez que capacitaba a la gente en la política de gestión documental de SIG. He estado con el equipo desde que me uní por primera vez al Archivo Nacional de las Islas Salomón y ha sido un gran reto formar a personas que han estado trabajando en el Gobierno y están familiarizados con diferentes sistemas. La Política de Gestión Documental que presentamos a los participantes es un nuevo sistema que estamos tratando de enseñar a todas las oficinas gubernamentales y departamentos para que ellos implementen.
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Participantes de l curso SIG 'Organizando una Unidad de Gestión Documental' de SIG
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Durante el taller entrené a los participantes en "Organización de una Unidad de Gestión Documental". Las participantes formularon muchas preguntas y mencionaron que no había una Unidad de Gestión de Documentos establecida en su Ministerio, que la oficina del Secretario de Registros no era segura, y que todavía seguían el sistema manual de registro. El sistema de archivo no estaba claro y actuaban según su propia forma de pensar, ya que no había un sistema adecuado que pudieran seguir. A la luz de esto, el taller realmente les ayudó a obtener más conocimientos sobre la gestión de documentos y la implementación de la política de gestión docunental de SIG. El taller abrió con éxito los ojos de los oficiales y aprendieron mucho. Dijeron que habían estado trabajando sin instrucción, especialmente con los archivos, y realmente apreciaron la labor del Archivo Nacional de las Islas Salomón por haber iniciado el taller para capacitarlos. Terminamos el taller el viernes 31 de marzo, donde los participantes recibieron su certificado en presencia del Gerente de Recursos Humanos del Ministerio de Policía, Seguridad Nacional y Servicios Correccionales y el Archivero del Gobierno de los Archivos Nacionales de las Islas Salomón.
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Participantes recibiendo sus certificados
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Me gustaría decir que como nueva profesional en el campo de los archivos y gestión documental, uno de los desafíos que enfrentamos es que la gente a menudo pasa por alto la importancia de los documentos, pensando que no tienen ningún valor. Incluso el gobierno puede dar baja prioridad a las oficinas que se ocupan de los documentos. Por lo tanto, cuando quieres hablar sobre este tema a existe a veces una falta de interés y baja participación. En este caso, el Gobierno ha pasado por alto a la unidad responsable de los documentos en todos los ministerios y ha proporcionado poco financiamiento, sin darse cuenta de que están en el corazón de todas las oficinas, con documentos que entran y salen de las oficinas y que, por lo tanto, requieren mejores provisiones. Es por eso que nosotros, en el Archivo Nacional de las Islas Salomón, trabajamos muy duro para implementar la Política de Gestión Documental de SIG en todo el Gobierno de las Islas Salomón.
Escrito por Abilyn Pua’ara, Islas Salomón
Archivo Nacional de las Islas Salomón
Información de Contacto:
National Archives of Solomon Islands
Ministry of Culture & Tourism
P O Box G20
Honiara
Ph: 23198/23195
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