|
Beter vergaderen
In het vorige blokje heb ik aangegeven dat vergaderen om diverse redenen irritant kan zijn. Dat wat jou irriteert moet je aanpakken. Soms is dat niet concreet te benoemen en heb je zo'n onbestemd gevoel dat het beter zou kunnen. Maar waar en hoe? Hieronder een checklijst met een aantal punten voor een goede vergadering:
1) Is de vergadering nodig?
2) Vergaderverzoek:
- tijdig versturen
- vermeld: datum, plaats, tijd
- nodig de juiste mensen uit
- stuur een heldere agenda mee ( geef ook doel en tijdsbestek per punt aan)
3) Tijdens de vergadering:
- wacht niet op laatkomers en rond op tijd af
- laat mensen uitspreken
- val niet in herhaling
- geef feiten en speculeer niet
- luister naar elkaar (i.p.v. je e-mail te checken)
- bespreek een onderwerp volledig:
*waarom staat het op de agenda
* wat is het doel: informatie uitwisselen, een besluit nemen of ideeën genereren
* bij een besluit: wie gaat het doen, wanneer moet het gedaan worden en indien wenselijk hoe het gedaan moet worden.
4) Na afloop van de vergadering :
- zorg zo snel mogelijk voor een verslag. Dit kan ook alleen een actielijst of een besluitenlijst zijn
- geef duidelijk het waarom, wie, wat en wanneer aan.
Ideeën opgedaan om het vergaderen beter te laten verlopen? Bespreek ze met je de medevergaderaars en voer het in! Voorkom dat vergaderen "A meeting of a group of people that keep minutes and waste hours" wordt.
|
