Eindejaarsdrukte DBA-loket

Onder meer door de strengere EPB-regelgeving vanaf 1 januari 2018 proberen architecten massaal hun dossiers in te dienen in het DBA-loket. Vooral tijdens de kantooruren (van 9.00 u. tot 16.00 u.) is het erg druk. Daardoor werkt het loket trager en zijn er soms problemen met het samenstellen en indienen van dossiers. Door de vele gebruikers en de grote hoeveelheid bestanden die worden opgeladen, kan het op piekmomenten tot 30 minuten duren eer de opgeladen bestanden door de antivirusscan worden vrijgegeven. Als lokaal bestuur gebruikt u vooral uw eigen toepassing, maar misschien ook het loket om bv. een dossierafdruk te genereren. Mogen we u vragen het loket daarvoor zo weinig mogelijk te gebruiken deze week tijdens de kantooruren? Dan wordt het DBA-loket een beetje ontlast.

Puur technisch gezien zal het in alle gemeenten mogelijk zijn om aanvragen in het Omgevingsloket al in te dienen vanaf 23 december. Dit is uiteraard niet de bedoeling voor de 302 steden en gemeenten die pas starten op 1 januari 2018. Dergelijke aanvragen moet u dus onontvankelijk verklaren.

Overgangsfase

Op 1 januari 2018 maakt iedereen de overstap naar het loket voor omgevingsvergunningen, of kortweg het Omgevingsloket. Dit impliceert het volgende:

• Er kunnen geen nieuwe aanvragen meer ingediend worden in het DBA-loket.
• Op 1 en 2 januari is het DBA-loket niet beschikbaar, vanaf 3 januari kan men wel weer bestaande dossiers opvolgen via dat loket.
• Onvolledige / onontvankelijke dossiers moeten opnieuw worden ingegeven in het Omgevingsloket, ze kunnen niet gekopieerd worden van het ene loket naar het andere. 
• De technische richtlijn van 9/06/2017 waarop de aanvrager een beroep kon doen bij problemen met het samenstellen van een dossier in het loket, geldt niet meer. 
• Vanaf 1 januari 2018 verloopt de behandeling en adviesverlening van dossiers volledig digitaal.
• Sommige aanvragen kunnen nog analoog gebeuren bij de gemeente, die ze daarna moet digitaliseren: 
  -    handelingen waarbij de medewerking van een architect niet verplicht is 
  -    IIOA's van klasse 3
  -    bijstellingen van verkavelingen waarvan de kavelgrenzen niet wijzigen
  -    Franstalige aanvragen in faciliteitengemeenten
• Het advies van de omgevingsambtenaar is niet bindend als het te laat is ingediend.
• Vanaf 15 januari is ook de snelinvoer beschikbaar. Deze vereenvoudigde versie van het Omgevingsloket voor eenvoudige werken op en rond de woning moet de burger stimuleren om digitaal te werken. Wijs mensen die een dossier willen indienen zonder medewerking van een architect erop dat het gemakkelijker is via deze tool. Daarom wachten ze best even om een aanvraag in te dienen, als dat mogelijk is.  
• De inwerkingtreding van het decreet betreffende de handhaving van de omgevingsvergunning is voorzien in het voorjaar van 2018.

Impact wijzigingsdecreet Codextrein op de omgevingsvergunning

• Integratie van de vergunning voor vegetatiewijzigingen in de omgevingsvergunning.
• Eenmalige verlenging van de vervaltermijn met twee jaar wanneer de vergunde handelingen niet gestart kunnen worden door overmacht.
• Naast gewestelijke en gemeentelijke omgevingsambtenaren komen er nu ook provinciale omgevingsambtenaren.
• Wie geen bezwaar indient tijdens het openbaar onderzoek, kan geen beroep instellen tegen een beslissing.
• De exploitatie van een bestaande inrichting waarvoor een omgevingsvergunning moet worden aangevraagd kan verdergezet worden tot er een definitieve beslissing is over die aanvraag.
• De Vlaamse Regering kan bepalen in welke gevallen de gewestelijke omgevingsambtenaar over een beroep beslist.
• De verplichting om een stedenbouwkundige handeling en een exploitatie samen in te dienen geldt niet voor aanvragen van een vergunning voor een project en voor een vergunning die enkel nodig is tijdens de uitvoeringsfase van het project.
• De onduidelijkheid over de defintie van een project wordt weggewerkt.
• Een tijdelijke verlenging van vergunningen met beperkte duur wordt mogelijk gemaakt om tegemoet te komen aan landbouwers met een korte professionele toekomstverwachting.

Documentatie

Om u als dossierbehandelaar zo goed mogelijk voor te bereiden op de praktische zaken die komen kijken bij het werken met het Omgevingsloket en het digitaal behandelen van dossiers, is er een beknopte handleiding beschikbaar. 

Daarnaast hebben we enkele instructiefilms gemaakt. Zo is er bv. een instructiefilm over hoe je de projectinhoud van een ingedeelde inrichting en activiteit ingeeft en hoe je een aanvraag kan doen namens een organisatie. De instructiefilms staan momenteel op de vernieuwde website. Half januari zijn ze ook in het loket zelf te bekijken. 

Informatie

De recente stresstesten, waarbij getest werd of het Omgevingsloket een grote hoeveelheid dossiers tegelijkertijd aankan, waren positief. Daarom worden de richtlijnen die toelieten om een dossier op stick in te dienen, niet verlengd. 

Via de website en nieuwsbrieven proberen we u zo goed mogelijk te informeren over verdere evoluties van het project. De helpdesk is steeds paraat om uw vragen te beantwoorden en zal in de beginperiode indien nodig versterkt worden. U kunt de helpdesk bereiken op het nummer 015/45.45.91 of via mail. Voor inhoudelijke, juridische of procedurele vragen stuurt u een mail naar omgevingsvergunning@vlaanderen.be. We proberen u zo snel mogelijk van een antwoord te voorzien.

Wij willen u alvast van harte bedanken voor uw inzet. We wensen u fijne feestdagen en veel succes in 2018!