För dig som vill veta mer om GDPR

I nästa nummer av Nyslipat (släpps i slutet av mars) kommer lite information om vad Briljant gör i systemet för att försöka underlätta för användarna att följa den nya dataskyddsförordningen. Det kommer finnas ett dokument med instruktioner kring hur personuppgifter hanteras (registreras in, justeras, skrivs ut och annulleras) i programmet men även en beskrivning av ansvarsfördelningen när det gäller personuppgifter som lagrats i programmet.

Det är alltid det enskilda företaget som är personuppgiftsansvarig, det ansvaret kan aldrig överlåtas. Briljant är så kallat personuppgiftsbiträde, men endast åt de företag som använder sig av vår ASP-tjänst. Vi rekommenderar alla företagare att läsa på om GDPR för att ta reda på vad man som personuppgiftsansvarig måste förhålla sig till när de nya reglerna träder i kraft i maj. Briljant kommer inte utbilda användarna i GDPR utan kommer endast bistå med instruktioner kring hur användarna själva hanterar register i programmet, beskriva ansvarsfördelningen samt de tekniska förutsättningarna och säkerheten som finns på vår ASP.
 

Känner du till våra webbfunktioner?
 

Vi på Briljant arbetar alltid för att göra administrativa rutiner så smidiga som möjligt. Till exempel ska ett dokument bara hanteras en gång. Nedan följer några av de webbfunktioner som vi erbjuder för att möjliggöra en enklare administration via webben.

Webbattest:
Vår attest/webbattest underlättar och säkerställer hanteringen av leverantörsfakturor. Vid ankomst skannas de och skickas till attestanter i bestämd ordning. Kommentarer och betalspärrar kan läggas in, man kan se tidigare attesterade fakturor och kontoanalys. Om någon faktura blir liggande hos en attestant kommer en påminnelse för att förhindra dröjsmål.

Webbanalys:
Alla som har rätt behörighet kan gå in i webbanalysen och få tillgång till rapporter och analyser över företagets ekonomiska ställning direkt på skärmen eller i mobilen. Designen är helt ny och lättarbetad.

Webbtidkort:
Nya webbtidkortet är ett avancerat system med många finesser. Tidrapporter kan registreras dag- eller veckovis eller på det sätt du själv väljer. Behörighetskoder bestämmer vilken information brukaren har rätt till.

På gång: Projektprognos via webben:
Snart finns även Projektprognosen via webben. Mer information om det kommer i Nyslipat under våren.

Lär dig mer om Briljants: Webbattest

I takt med att fler och fler leverantörsfakturor kommer i digital form eller skannas in så ökar också behovet av att kunna hantera attest av leverantörsfakturor direkt via din dator. Med Briljants funktion för webbattest slipper fakturorna fastna på någons skrivbord och hanteras istället helintegrerat med resten av Briljant.

Det hela börjar vid ankomstregistreringen där det anges vem som ska attestera fakturan, det kan vara en person eller flera i en attestkedja som kan vara förutbestämd eller läggas upp under processen. Attestanten får sedan ett meddelande via e-post om att hen har fakturor att attestera. I webbattestfunktionen, som öppnas i en webbläsare oberoende av var i världen attestanten befinner sig, visas fakturor att attestera i en överskådlig lista där det går att klicka sig in på var och en av dem för att se konteringar, kommentarer från registreringen eller tidigare attestanter, samt bilden av fakturan. Attestanten kan i samband med attest eller vidarebefordran till nästa attestant lämna en kommentar som sedan följer med fakturan i loggen. Om attestanten vill rådgöra med någon annan med attesträtt finns möjlighet att vidarebefordra även om attestkedja inte angivits från början.
 
Efter attest går fakturan tillbaka till en administratör som gör eventuella korrigeringar baserat på kommentarer från attestanterna.
 

Hur digitaliserad är din verksamhet?
– Digitaliseringsresan del 2

I förra Nyslipat presenterade vi Digitaliseringsresan – en serie med tips om hur du kan digitalisera din ekonomihantering och förenkla din arbetsvardag. Klicka här för att läsa del 1 om digitala lösningar för leverantörs- och kundfakturor. I del 2 fokuserar vi på bokföring, tidredovisning och lönehantering – vi hoppas du här får tips på bra funktioner!

Digitaliseringsresan del 2:
Bokföring, tidredovisning och lön

Genom att digitalisera din ekonomihantering kan du spara både tid och pengar. Vi på Briljant erbjuder bland annat följande lösningar:

• Bokföring: Importera in- och utbetalningar för automatisk avbokning. Fota och automatbokför kvitton. Skanna underlag till vanliga bokföringsverifikationer. Importera kontoutdrag för automatisk avstämning av bokföringen. Importera kassarapporter via textimport eller SIE-import. Deklarera moms och arbetsgivaravgifter via fil till skatteverket. "Hämta-funktioner" för automatkontering av till exempel lön, moms och skattedeklaration.
   
• Tidredovisning och lön: De anställda registrerar tidkort för att fånga upp debiterbar tid som sedan faktureras och följs upp i projektredovisningen. De anställda registrerar all sin närvaro med även sin frånvaro i tidkorten som sedan automatiskt kopplas till lönesystemet. Maila lönebesked (förutsatt att det är tillåtet enligt den nya dataskyddsförordningen). Skapa och skicka kontrolluppgifts-fil till skatteverket. Skicka fil till FORA, Svenskt näringsliv, Bygglösen, Benify, CSR med flera.