Werken met meerdere IT-dienstleveranciers

Verschillende lokale besturen hebben i.h.k.v. de omgevingsvergunning twee dienstleveranciers. Een voor het organiseren van een openbaar onderzoek en een voor de dossierbehandeling. Elk van die dienstleveranciers gebruikt het certificaat van het lokale bestuur om de toepassing te verbinden met het uitwisselingsplatform van het Omgevingsloket. Het is belangrijk dat het certificaat slechts gelinkt is aan één server. Het bestuur beheert het certificaat en bepaalt welke toepassingen daar gebruik van mogen maken. Het certificaat gebruiken op meerdere servers houdt een veiligheidsrisico in en is niet toegelaten. We willen er dan ook op aandringen dit af te stemmen met uw dienstleveranciers.

Aangezien de systemen van de verschillende dienstleveranciers niet met elkaar verbonden zijn, is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over het gebruik van het certificaat. Als hetzelfde certificaat gebruikt wordt door meerdere toepassingen, kan dat problemen opleveren. Bv. dienstleverancier A haalt een dossier op waardoor dienstleverancier B op basis van de gebruikte filters dit dossier misschien niet meer gaat zien en het dossier bijgevolg niet meer kan ophalen. Om verdere problemen te vermijden en maximaal en efficiënt gebruik van de data mogelijk te maken, raden we aan om projecten slechts één keer op te halen en de mogelijkheid te voorzien om ze nadien intern te kunnen gebruiken door de verschillende toepassingen. 
 

Betekening derden

Het omgevingsbesluit bepaalt in artikel 62 dat een beslissing moet betekend worden aan diverse instanties en personen die bij de aanvraag betrokken zijn. Als uw gemeente via het loket werkt, dan wordt de beslissing automatisch betekend aan deze betrokkenen op het ogenblik dat u de beslissing oplaadt. Als u via een eigen softwarepakket werkt, dan moet u eraan denken om zelf de juiste bestemmelingen  aan te duiden. Doet u dat niet, dan krijgen zij de betekening niet via mail toegestuurd.
 
Daarnaast is het mogelijk om een beslissing te betekenen aan “derden”; instanties die nog niet bij de aanvraag betrokken zijn, maar die u wel in kennis wil stellen van de beslissing. Die kennisgeving kan in sommige gevallen verplicht zijn (~omgevingsbesluit). Op die manier kan bv. de Raad voor Vergunningsbetwistingen toegang krijgen tot digitale dossiers van het Omgevingsloket. 

In het loket wordt hiervoor een nieuwe actie voorzien: “betekening van een beslissing of een aktename aan een derde”. Momenteel is deze actie nog beperkt tot de mogelijkheid om een mail te versturen met de boodschap dat er een beslissing geregistreerd werd. Het is voor deze “derden” echter nog niet mogelijk om de beslissing effectief te raadplegen in het loket. Dat is voorzien voor één van de volgende versies.  Wij houden u hiervan verder op de hoogte.

Aanpassingen aan bestaande documentatie

Bij de formulieren voor dossiers die op papier worden ingediend, werd een stukje tekst (in kader) toegevoegd aan bijlage 1, 2 en 7.
 

Varia

Contactgegevens van adviesinstanties kunnen wel eens wijzigen. Daarom is het belangrijk om regelmatig de 'Geef AVI-lijst' te updaten zodat de adviesvraag naar het juiste mailadres wordt gestuurd.