Nyttig Nyt indeholder:
Databehandleraftale med ProLøn
Ændringer vedr. skattefri rejse- og befordringsudgifter
Sletning af medarbejdere
Er det sikkert at sende mails med persondata?
ACF nedlægges
Databehandleraftale med ProLøn
Kære ProLøn kunde
Den 25. maj trådte en ny persondataforordning i kraft. Ifølge forordningen skal forholdet mellem en dataansvarlig – dig - og en databehandler – ProLøn - reguleres af en skriftlig databehandleraftale. Overordnet set er det databehandleraftalen, der skal danne grundlag for, at ProLøn kan behandle kundens/dine løndata på vegne af kunden/dig. Det er vigtigt at understrege, at det er dig som dataansvarlig, der er ansvarlig for, at du har indgået databehandleraftaler med dine databehandlere, herunder ProLøn.
Du skulle som kunde hos ProLøn på nuværende tidspunkt have modtaget en mail fra Penneo med et link til databehandleraftalen og nye abonnementsbetingelser, som skal godkendes med digital signatur med NemId. Den kan dog også underskrives i hånden, hvis du downloader til pdf. Hvis du imod forventning ikke har modtaget aftalen eller har afvist at underskrive, skal vi henvise til vores hjemmeside, hvor du har mulighed for at underskrive en ny og samtidig læse om, hvordan ProLøn håndterer de nye krav.
Når du skal indberette dette i ProLøns system skal du fremover bruge følgende lønarter:
Skattefri befordringsgodtgørelse: Brug lønarterne 7240-7249
Skattefri rejseudgifter (diæter mm.): Brug de nye lønarter 7230-7239 (tilgængelige fra d. 2. juli).
Kørselsgodtgørelse efter statens takster: Brug fortsat lønart 7200
Bemærkninger fra Skat:
Ved anvendelse af lønarterne 72xx, vil du i en overgangsperiode modtage en besked fra Skat om, at beløbet i *felt 48* skal specificeres med en indtægtsart. Indberetningerne vil blive opdateret i eIndkomst. Disse beskeder vil kun komme i en overgangsperiode.
Sletning af medarbejdere i ProLøns lønsystem
ProLøn sletter ikke automatisk en medarbejder, når de ikke længere er ansat hos en arbejdsgiver.
Hvis I ønsker at få slettet medarbejdere fra systemet, kan I sende en mail til ProLøn (proloen@proloen.dk), hvor der skal oplyses firmanummer, medarbejderens nummer, navn og cpr-nummer.
Følgende krav være opfyldt:
Medarbejderen skal være fratrådt for 6 år siden inkl. indeværende år
Det skal være 6 år siden (inkl. indeværende år), der sidst er bestilt løn til medarbejderen
Ex. skal medarbejderen være fratrådt senest den 31/12-2012 og der skal ikke være udbetalt løn siden 2012.
Er det sikkert at sende mails med persondata?
En e-mail er som udgangspunkt ikke krypteret og dermed ikke sikker, men hvis data findes i en vedhæftet fil i form af et Office dokument, så kan afsender meget nemt kryptere dokumentet. Det gøres på en af følgende måder afhængigt af den Office version, man kører:
For Excel 2010 - 2016: Filer > Oplysninger > Beskyt projektmappe > Kryptér med adgangskode.
For Excel 2007: Klik på Microsoft Office -knappen, peg på Forbered, og klik derefter på Krypter dokument.
Afsender skal efterfølgende fortælle kodeordet, fx over telefonen eller via separat mail. Ellers kan modtager ikke åbne filen
I ProLøn er vi i øjeblikket ved at udvikle en mail-komponent, så både ProLøn og kunderne kan sende beskeder og vedhæftede filer inde fra systemet, hvor alt er krypteret. Indtil dette er på plads, så kan man gøre det på den måde, det er beskrevet i denne mail.
Der er nu vedtaget en ny ferielov som træder i kraft i 2020. I den forbindelse vil ACF (Arbejdsgivernes Centrale Ferieregister) blive nedlagt. Det betyder, at virksomheder der i dag indberetter til ACF, fremover skal indberette til eIndkomst (Feriepengeinfo) i stedet for. Denne omlægning påbegyndes efter sommerferien 2018.
Hvis din virksomhed i dag indberetter til ACF, vil du få besked fra ACF ca. en måned før det påbegyndes. Når du modtager denne besked om omlægningen for virksomheden, er det MEGET VIGTIGT, at du videregiver beskeden til ProLøn, så vi kan få din virksomhed omlagt i ProLøn systemet i rette tid.
