|
Beste aandeelhouder,
Zoals verwacht waren we genoodzaakt om onze Algemene Vergadering, gepland op zaterdag 25 april 2020, uit te stellen.
Wij nodigen u uit op de Statutaire Algemene Vergadering van ECoOB cv op zaterdag 13 juni 2020 van 10 uur tot 12 uur
Deze Algemene Vergadering zal virtueel plaatsvinden (op afstand en elektronisch).
Dit is uitzonderlijk toegestaan door het volmachten KB van 9 april 2020, onder volgende voorwaarden :
-
De identiteit van de aandeelhouders is sluitend controleerbaar.
-
De algemene vergadering verloopt rechtstreeks, en ononderbroken.
-
De stemmingen moeten controleerbaar verlopen.
-
De Bestuurders moeten zo goed als mogelijk is zelf, fysiek, bij elkaar zitten.
Enkel aandeelhouders van ECoOB cv zijn toegelaten. Ongeacht het aantal aandelen heeft elke vennoot één stem op de vergadering, en maximaal één volmacht-stem.
In juni ontvangt u het jaarverslag van 2019 waarin wij onze projecten en de jaarcijfers toelichten
Het Bestuur wil zo goed als mogelijk vragen en antwoorden mogelijk maken. Uw vragen en voorstellen blijven welkom bij info@ecoob.be tot woensdagavond 10 juni. Dit geeft ons de gelegenheid ons voor te bereiden.
Ook tijdens de Algemene Vergadering kan u vragen stellen, maar om praktische redenen zal dit alleen via een chat toepassing verlopen. Het is wel de bedoeling dat bestuurders uw vraag tijdens de vergadering mondeling beantwoorden.
Wat als u niet zou kunnen deelnemen?
Aandeelhouders die niet kunnen of wensen deel te nemen aan een virtuele vergadering moedigen we aan een volmacht te geven aan een andere aandeelhouder. Het volmachtformulier wordt u bezorgd samen met het jaarverslag van 2019. Elke aanwezige aandeelhouder mag slechts één volmacht gebruiken. Indien u geen andere aandeelhouder kan aanduiden, kan u uw volmacht bezorgen bij info@ecoob.be, of via gewone post bij ECoOB cv, Brusselsesteenweg 261 te 3020 Herent. Het Bestuur zal en kan uw volmacht niet zelf gebruiken en draagt die over een aan willekeurige andere aandeelhouder, in volgorde van inschrijving.
Aandeelhouders die de stemmingsprocedure niet willen gebruiken, moedigen we graag aan de vergadering toch te volgen. In dat geval is het beperkt tot één richting, maar dan pikt u toch de informatie op.
Het Bestuur betreurt dat er geen fysieke bijeenkomst mogelijk is. Daarom wensen wij een extra bijeenkomst te voorzien voor aandeelhouders én voor kandidaat-aandeelhouders, ergens in het najaar. Op die manier krijgt u een tweede kans om ons te ontmoeten en te bevragen.
Deelnemen en stemmen tijdens de Algemene Vergadering
U krijgt op voorhand via e-mail een persoonlijke uitnodiging om deel te nemen via een online Live Stream.
Deze mail bevat eveneens een link naar een gepersonaliseerd stemformulier. Hiermee kan u geldig stemmen tijdens de Algemene Vergadering. Deze werkwijze garandeert dat enkel vennoten kunnen stemmen. Je zal je stemverrichting ook achteraf kunnen controleren.
(Kandidaat-)Vennoten die de stemprocedure van de online stemming tijdens de Algemene Vergadering al eens willen testen, kunnen dat tijdens onze online infosessie van 2 juni door zich uiterlijk op 1 juni te registreren voor deze infosessie. Het gepersonaliseerde stemformulier voor de teststemming wordt dan op 2 juni doorgestuurd via e-mail. De teststemming zal vragen hebben over de info-avond. Wie weet valt er wel iets te winnen? ;-)
|
