Mer om formatmallar
Om du använder formatmallarna i Word får du en enhetlig formatering i hela dokumentet som du enkelt kan ändra. Dessutom blir det lättare för dig att redigera texten.
I förra nyhetsbrevet (nr 2/2020) beskrev jag varför du ska använda formatmallar när du skriver en text i Word för att underlätta formgivningen i andra program. Då spelar det inte så stor roll hur mallarna är formaterade i Word, men om ditt Worddokument ska publiceras som det är behöver du se till att texten har ett läsvänligt och enhetligt utseende.
Detta gör du lättast genom att ställa in i formatmallarna hur rubriker, brödtext etc. ska formateras. Under fliken Start/Format hittar du formatgalleriet med formatmallarna. Högerklicka på till exempel mallen Rubrik 1 och välj Ändra så kan du ändra typsnitt, teckenfärg, avstånd före och efter stycket, indrag på första raden etc. (se hur du gör här).
När du gör ändringar här kommer alla förekomster av Rubrik 1 i ditt dokument att ändras och nya förekomster följer de ändringar du har gjort. Så se till att du klickar på rätt formatmall för varje stycke du ska skriva – i praktiken blir det inte så ofta eftersom man kan ställa in mallarna så att de automatiskt följs av det stycke du antagligen vill ha som nästa (till exempel Brödtext efter Rubrik 1). Det brukar vara förinställt.
För det vanligaste texttyperna du brukar skriva är det praktiskt att ha redan sparade dokumentmallar – ställ in formatmallarna som du vill ha dem i ett tomt dokument och välj Spara som/Wordmall. Då finns det bland mallarna nästa gång du väljer Nytt dokument.
Att använda formatmallarna underlättar också för dig själv när du skriver, särskilt om du skriver ett långt dokument. Till exempel kan du lätt göra en innehållsförteckning: ställ markören där du vill ha innehållsförteckningen och välj Referenser/Innehållsförteckning så får du en snygg innehållsförteckning med olika rubriknivåer i ett litet nafs.
Vill du få överblick eller vill söka efter ett speciellt ord går du in på Visa/Navigeringsfönstret eller Start/Redigering/Sök. Då får du upp navigeringsfönstret till vänster om ditt dokument. Här kan du välja att se alla rubriker, se alla sidor eller se resultatet från en sökning du kan göra i sökrutan överst.
I läget Rubrik kan du dessutom flytta om stycken genom att klicka på en rubrik, hålla nere musknappen och dra stycket till dit du vill ha det. I läget Sidor kan du klicka på den sida du vill gå till. I läget Resultat ser du alla förekomster av det ord du sökt på i sitt sammanhang och kan klicka dig fram mellan förekomsterna.
Och gör du ändringar av styckenas ordning eller ändrar i en rubrik efter att du lagt in innehållsförteckningen uppdaterar du den snabbt genom att klicka på den och välja Uppdatera.
|
|
|
|
