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Edition Spéciale
Covid-19
Mars 2020
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Au sommaire de cette Hemactu :
Depuis quelques jours, nos vies personnelles et professionnelles sont bouleversées par une crise sanitaire inédite dans notre monde contemporain.
Nous avons pris toutes les mesures nécessaires afin de protéger nos collaborateurs et leurs familles et limiter la propagation du virus, tout en assurant la continuité - et l’extension - de notre support.
Vous trouverez dans cette lettre d’information le détail de ces mesures, ainsi que plusieurs recommandations.
Soyez assurés que nous mettrons tout en œuvre pour vous accompagner dans la traversée de cette crise.
Prenez soin de vous et de vos proches.
L’équipe EMA.
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Organisation du support Hemasystem
Nos collaborateurs œuvrent désormais en télétravail. Pour une prise en charge rapide et coordonnée, merci de bien vouloir adresser vos demandes à support@hemadialyse.com.
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Support week-end
Afin de compléter le dispositif, nous mettons en place une astreinte dès ce week-end, et pour les 4 prochains week-ends, au moins.
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Accès « distant » à Hemadialyse / Hemaweb
Restez connectés grace à Hemaweb ou par l'utilisation d'un bureau à distance vers Hemadialyse.
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Identification des patients concernés
Identifiez clairement les patients positifs au Covid19 depuis Hemadialyse ou Hemabox.
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Attestation de déplacement dérogatoire
à destination des patients
Nous vous proposons d'intégrer l'attestation de déplacement dérogatoire à votre Hemadialyse, afin de vous permettre d'imprimer le document aux patients dans le cadre de leurs séances de dialyse.
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Organisation du support Hemasystem
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Dans le respect des consignes sanitaires, l’ensemble de nos collaborateurs œuvre désormais en télétravail.
Afin d’assurer une prise en charge rapide et coordonnée, nous vous remercions de bien vouloir adresser vos demandes en priorité à support@hemadialyse.com
Elles seront traitées dans les meilleurs délais, selon leur niveau d’urgence et de criticité.
Pour toute assistance complémentaire, l’ensemble de vos interlocuteurs habituels restent évidemment disponibles sur leur téléphone portable et leurs boites mails.
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Support week-end
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Afin de compléter le dispositif, nous mettons en place une astreinte dès ce week-end, et pour les 4 prochains week-ends, au moins.
Vous pourrez adresser vos demandes à l’adresse électronique habituelle : support@hemadialyse.com
L’ingénieur d’application mobilisé reviendra vers vous dans les meilleurs délais avec une réponse adaptée.
Les demandes moins urgentes seront traitées dès le début de la semaine suivante.
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Accès « distant » à Hemadialyse / Hemaweb
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- Via Hemaweb, depuis tout support connecté à Internet et équipé du navigateur Chrome :
Cette possibilité couvrira la totalité de l’utilisation IDE / médecin. Certaines fonctionnalités utilisées par le secrétariat médical, telles que la gestion des bons de transports ou l'appel de modèles de documents dans les « courriers / consultations » ne seront pas disponibles ou moins ergonomiques.
Pour l'utilisateur, il suffira de saisir dans le navigateur Chrome l'adresse IP du serveur Hemaweb (http://<IpServeur>).
Les liaisons devront être protégées par un portail VPN, voire un filtrage des IP, selon les procédures de sécurité en vigueur dans l’établissement.
Cette possibilité nécessitera l’organisation d’une téléformation des utilisateurs concernés, afin de les familiariser avec Hemaweb.
- Création d'un bureau à distance :
Cette possibilité permettra à tous les métiers d'accéder à toutes les fonctionnalités de l'application depuis l'extérieur de l'établissement via le client lourd.
Il s’agira de mettre en place un portail VPN et des accès distants en mode « Bureau à distance » RDP vers un serveur TSE, sur lequel toutes les applications nécessaires auront été installées (Hemadialyse et HemaT2A pour EMA).
Une grande vigilance devra être portée sur les redirections des impressions, ainsi que sur la sécurité du réseau.
Nous restons à votre disposition pour vous conseiller ou vous aider, si votre service informatique était confronté à des problèmes de mise en œuvre.
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Identification des patients concernés
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Il est possible d’identifier sur Hemadialyse, via un codage couleur sur le planning journalier et par la création d’une fiche infection, les patients porteurs du COVID-19. Également cette information peut être visible depuis l’Hemabox grâce au triangle bleu des fiches infection et au contenu du champ ‘Feuille de dialyse’.
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- Le code couleur au planning : Les dossiers de base des patient dans Hemadialyse permettent de définir un ‘Type patient’ pour celui-ci. Chaque ‘Type patient’ peut être associé à une couleur de texte, de fond de texte et un type de police (gras et/ou souligné) visible sur le planning journalier. Pour créer la valeur « COvid-19 positif » parmi l’énumération du champ ‘Type patient’ il vous suffit d’aller dans un dossier de base patient
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1. Allez dans l’onglet propriétés
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2. Cliquez sur le menu déroulant du champ ‘Type patient’
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7. Lorsque vous changez la couleur de fond il vous faut choisir la couleur souhaitée parmi la palette de couleur suivante puis de cliquer sur  pour valider |
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8. Pour changer la forme du texte il suffit de cliquer sur le mot « TEXTE » puis de sélectionner votre choix en Normal, Italique, Souligné et Italique Souligné.
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9. Dans tous les cas nous vous recommandons de reproduire le paramétrage sur l’énumération de départ (ici ‘Chronique’) pour ensuite appliquer un critère commun à tous les patients positifs au Covid-19. Dans l’exemple ci-dessous nous avons paramétré le texte en Italique Souligné avec un texte de couleur rouge sur fond gris (la couleur de départ du type ‘Chronique’).
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Attention à bien enregistrer les modifications apportées à votre valeur en cliquant sur la disquette avant de passer à une autre valeur. Tout changement non enregistré n’est pas conservé lorsque l’on bascule d’une valeur de l’énumération à une autre.
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10.(Optionnel) Une fois toutes les valeurs paramétrées vous pouvez si vous le souhaitez les trier dans l’ordre alphabétique en cliquant sur le bouton  .
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11. Cliquez sur la croix rouge en haut à droite de la fenêtre pour fermer la liste.
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Vous pouvez désormais associer les nouvelles valeurs ainsi crées aux patient concernés.
Attention en fonction de votre paramétrage, pour que la couleur soit effective il vous faut déplanifier et planifier à nouveau les patients concernés. Renseignez-vous auprès de votre référent Hemadialyse pour plus de renseignements.
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Il est possible de créer pour le patient une fiche infection dans le module associé . Si une fiche infection de type BMR est ouverte alors le patient présente un triangle bleu sur l’Hemabox et dans le segment ‘Détail’ pour Hemadialyse :
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1. Allez dans les fiches infection du patient depuis son QuickView
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2. Faites le en haut à droite pour créer une nouvelle fiche infection.
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3. A minima il faut renseigner le néphrologue responsable du suivi de l’infection (1), la date de début de l’infection (renseignée automatiquement à la création de la fiche avec la date du jour), le type de germe (3) et cocher la case BMR (4) pour la fiche apparaisse avec le triangle bleu.
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Pour plus de renseignements vous pouvez vous reporter à la documentation DT40-HMD-infections V4-v1 0-20151117 présente dans notre aide en ligne ou contacter votre référent Hemadialyse.
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4. Une fois toutes les informations renseignées, pensez à enregistrer en cliquant sur l’icôneen haut à droite.
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Une fois la fiche créée, l’icôneapparaît sur fond vers et un triangle bleuapparaît dans le segment détail du patient.
En cliquant sur le triangle bleu on accède directement à la fiche infection du patient concernée. Pour accéder à toutes les fiches infection du patient il cliquer sur l’icône. Pensez à clôturer l’infection à l’issue de celle-ci en définissant une date de fin.
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A la sélection du patient sur l’Hemabox, l’écran suivant averti sur la présence d’une fiche infection non cloturée :
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Il est possible d’accéder à plus d’informations en court de séance en cliquant sur l’icônecomme ci-dessous :
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On dispose alors des éléments renseignés précédemment, sur la nature de l’infection.
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- Ajouter une information liée au Covid-19 dans le champ ‘Message feuille de dialyse’ :
Il est possible de renseigner des informations liées au Covid-19 via un texte libre dans le champ ‘Message feuille de dialyse’ depuis le dossier de base patient :
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1. Cliquez sur l’icône du dossier de base du patientdepuis son QuickView une fois celui-ci sélectionné.
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2. Allez dans l’onglet ‘Médical’
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3. Vous trouverez en bas de page le champ ‘Message feuille de dialyse’. Il est possible d’en modifier le contenu en fonction de votre niveau d’accès sur Hemadialyse. Vous pouvez consulter les contenus précédents archivés en cliquant sur l’icône . Vous pouvez accéder à un écran plus large pour consulter ou modifier les informations déjà renseignées en cliquant sur l’icône
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4. Une fois terminé, pensez bien à enregistrer les modifications apportées en sortant du dossier patient via la flèche verteen haut à droite.
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Depuis l’Hemabox il est possible de consulter le ‘Message feuille de dialyse’ à la sélection du patient sur l’écran ci-dessous.
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Il est possible d’atteindre cet écran en cliquant sur l’icône des éphémérides en cours de séance.
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- Mettre la liste des incidents/anomalies types sur Hemadialyse :
Le paramétrage réalisé sur Hemadialyse sera visible dans les séances de dialyse depuis Hemadialyse et depuis l’Hemabox.
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1. Allez dans la fonction ‘Gestion des bibliothèques de base’ puis dans ‘Anomalies types’
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2. Vous accédez à la liste des familles d’anomalies, faites le plusen haut à droite pour ajouter une nouvelle famille.
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3. Renseignez le nom de la famille en (1), cliquez autant de fois sur le plus en (2) que d’anomalie souhaitée, renseignez dans la colonne ‘Nom’ (3) l’intitulé de l’incident et en (4) un commentaire (optionnel) associé par défaut à l’incident.
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4. Voici ci-dessous un exemple d’incidents pour une anomalie ‘Covid-19’.
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5. Validez avec l’icôneen haut à droite pour quitter et enregistrer la fiche.
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Les utilisateurs peuvent renseigner un incident depuis une séance de dialyse en cliquant sur le ‘i’ en haut à droite de la page pour la séance de dialyse (en rouge si une anomalie a déjà été renseignée pour cette séance)
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Ils peuvent ensuite sélectionner parmi la liste des anomalies type en cliquant sur la famille d’incident (1), puis la sous famille (2). Il possible de renseigner une heure (optionnelle) à l’incident (3). Cliquez sur le plus (4) pour rajouter l’incident.
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Il est alors proposé de renseigner également un commentaire (optionnel) dans une zone de texte libre. Nous avons par exemple renseigné ici « *** ». Une fois le commentaire écrit, cliquez sur ‘Valider’.
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Vous voyez alors l’incident apparaître dans la liste des anomalies de dialyse (1). Si vous cliquez dessus vous accédez au détail (2). Pour supprimer l’anomalie cliquez sur celle-ci (1) puis sur la poubelle (3) et cliquez ‘Oui’ à la question ‘Vous allez supprimer l’anomalie :’. Il n’est cependant pas possible de modifier un incident déjà renseigné.
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Pour renseigner une anomalie depuis l’Hemabox cliquez sur l’icône des incidents
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Cliquez sur le ‘plus’ vert en bas à droite
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Sélectionnez la famille d’incident parmi liste proposée
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Sélectionnez ensuite la sous famille d’incident souhaité en cliquant dessus
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Nous avons ici choisi par exemple ‘fièvre’. Vous pouvez ensuite saisir un texte libre en lien avec l’anomalie. Une fois celui-ci complété cliquez sur ‘OK’.
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La page récapitulant les anomalies renseignées apparaît alors. Vous devez revenir à la séance en cliquant sur la flèche bleue en haut à droite pour enregistrer la saisie !
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Enfin il est également possible de rajouter des éléments liés au Covid-19 dans les Transmissions ciblées d’Hemadialyse. Pour compléter le dictionnaire de transmissions ciblées ou pour renseigner une nouvelle transmission ciblée nous vous invitons à consulter la documentation technique associée DT53_HMD_Transmissions ciblees_v1.0_20170601 et disponible sur l’aide en ligne. Vous pouvez également contacter votre référent Hemadialyse.
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Attestation de déplacement dérogatoire
à destination des patients
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Il est possible d’imprimer rapidement et pour un ensemble de patients une attestation de déplacement dérogatoire, leur permettant de justifier les trajets pour réaliser leurs séances de dialyse. Ce document renseignera automatiquement l’identité du patient, ses jours et périodes de dialyse à partir des données renseignées dans Hemadialyse.
Pour importer le document dans Hemadialyse :
- Télécharger le document sur la page suivante: Attestation de déplacement dérogatoire
- Sur Hemadialyse, aller dans Gestion des documents > Documents types
- Cliquer sur le bouton d’importation, et sélectionner le dossier « Attestation de déplacement dérogatoire » (contenant deux fichiers .txt et .4W7)
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4. Le fichier a été importé, il faudra se déconnecter et reconnecter à Hemadialyse pour pouvoir l’utiliser.
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Pour éditer l’attestation pour un patient :
- Sélectionner le patient depuis le planning, dans la recherche avancée ou dans la file active.
- Une barre déroulante apparait. Sélectionner l’attestation de déplacement dérogatoire, puis cliquez sur l’imprimante ou sur l’aperçu.
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Pour éditer l’attestation pour plusieurs patients :
- Dans les fonctions, se rendre sur Séances de dialyse > Edition des feuilles de séance.
- Changer la localisation si besoin
- Sélectionner la date et la période où les patients sont planifiés : la liste apparait en dessous
- Sélectionner dans la barre déroulante « Attestation de déplacement dérogatoire »
- Cliquer sur l’imprimante sous la liste déroulante. Le document va s’imprimer pour tous les patients sélectionnés
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