Tilitoimisto Relipen asiakastiedote 26.12.2018

Tulorekisteri muuttaa palkanlaskennan ilmoitusvelvollisuuksia 1.1.2019 alkaen

Helpotusta vai vaikeutusta?

Tulorekisterin myötä palkanmaksun ilmoituksia ei enää tehdä erikseen eri tahoille. Sikäli tulorekisteri helpottaa palkanlaskennan toimintoja.

Tulorekisteriin tiedot on kuitenkin ilmoitettava aikaisempaa tarkemmin, sillä tiedot ilmoitetaan sellaisella tarkkuudella, että kaikki mahdolliset palkkatietoja käyttämään oikeutetut tahot saavat tulorekisteristä kaikki tarvitsemansa tiedot. Lisäksi tulorekisteriin on ilmoitettava palkanmaksun tiedot paljon nopeammalla tahdilla kuin aikaisemmin on tapahtunut.

Procountor ja tilitoimiston palvelut

Jotta ilmoitukset tulorekisteriin saadaan toimimaan suoraan palkanlaskennan järjestelmästä, on järjestelmiin pitänyt tehdä monia muutoksia. Procountorissa muutos näkyy konkreettisesti siten, että 1.1.2019 alkaen palkanlaskenta tapahtuu kokonaan uudessa palkanlaskennan osiossa.

Tilitoimistossa tulorekisteriin on valmistauduttu opiskelemalla tulorekisterin vaatimuksia ja Procountorin uusia ominaisuuksia sekä hankkimalla tulorekisteri-ilmoittamiseen tarvittava varmenne.

Tilitoimiston tarjoama Prcountorilla toteutettava palkanlaskennan palvelu yrityksellenne jatkuu siis myös vuonna 2019. Mutta käytännön toteutukseen tulee joitain muutoksia, jotka johtuvat tulorekisterin vaatimuksista.

Luontoisedut palkanlaskennassa

Omistaja-yrittäjien palkanlaskennassa on ollut tavallista, että palkkaa on saatettu maksaa harvemmin kuin joka kuukausi. Niinpä luontoisedut on saatettu laskea mukaan palkanlaskentaan samalla kertaa useammalta kuukaudelta. Vuoteen 2018 asti luontoisetujen tarkat tiedot on ilmoitettu verohallinnolle vasta vuosi-ilmoituksilla.

1.1.2019 alkaen luontoisedut pitää ilmoittaa erikseen kultakin kuukaudelta, jolloin yrittäjä tai työntekijä saa hyväkseen jotain luontoisetua. Tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin viimeistään 5 päivän kuluessa palkanmaksusta. Mikäli ei makseta rahapalkkaa, niin luotoisedut ja muut tiedot tulee kuitenkin ilmoittaa kuukausittain viimeistään 5 päivän kuluessa kyseisen kuukauden jälkeen.

Jatkuvasti käytössä olevat luontoisedut pitää siis ilmoittaa kuukausittain ja niiden ilmoittaminen tapahtuu tekemällä palkkalaskelma. Kun palkkalaskelma ja palkkailmoitus täytyy joka tapauksessa tehdä kuukausittain, niin kannattaa harkita sitä, että yrittäjällekin maksettaisiin rahapalkkaa tasaisemmin pitkin vuotta eli kuukausittain. Tietenkin yrittäjän pitää ottaa huomioon yrityksensä maksutilanne. Yrittäjän ei tietenkään ole pakko nostaa itselleen rahapalkkaa joka kuukausi, mutta ilman rahapalkaa ei pystytä perimään luotoiseduista aiheutuvaa ennakonpidätystä.

Päivärahat ja km-korvaukset

Verovapaat päivärahat ja kilometrikorvaukset ovat sellaisia tietoja, jotka on tähän asti ilmoitettu verohallinnolle vuosi-ilmoituksella. Nämä verovapaat korvaukset eivät tietenkään vaikuta veroihin eikä myöskään vakuutusmaksuihin. Tiedot maksetuista päivärahoista ja km-korvauksista pitää kuitenkin ilmoittaa.

1.1.2019 alkaen tiedot päivärahoista ja km-korvauksista ilmoitetaan tulorekisteriin samalla tavalla kuin muutkin palkanlaskentaan liittyvät tiedot. Ilmoitus tulorekisteriin on tehtävä 5 päivän kuluessa siitä, kun työntekijälle (tai yrittäjälle) maksetaan päivärahoja tai km-korvuksia. HUOMIO: Jos päivärahoja tai km-korvauksia maksetaan usean kerran kuukaudessa, niin jokaisesta maksukerrasta on tehtävä ilmoitus tulorekisteriin 5 päivän kuluessa maksusta.

Procountorissa tiedot päivärahoista ja km-korvauksista saadaan matkalaskuilta. Tulorekisteri-ilmoituksen ajankohta ratkeaa sen mukaan, koska matkalasku on laitettu maksuun. Matkalaskun maksupäivästä 5 päivän kuluessa on siis tehtävä ilmoitus tulorekisteriin. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että matkalaskun maksatusta hoitava henkilö tulisi olla sama henkilö, joka tekee ilmoituksen tulorekisteriin, sillä muuten systeemiä on vaikea saada toimimaan.

Maksut verohallinnolle ja vakuutusyhtiöille

Vuonna 2019 palkkojen ennakonpidätyksiä ja sairausvakuutusmaksuja ei enää ilmoiteta oma-aloitteisten verojen veroilmoituksella, sillä verohallinto saa nämä tiedot tulorekisteristä. Ennakonpidätysten ja sava-maksujen maksaminen verohallinnolle tapahtuu kuitenkin samalla aikataululla kuin aikaisemminkin eli maksun eräpäivä on palkanmaksua seuraavan kuukauden 12. päivä.

Myös eläkevakuutusyhtiöt saavat tiedot 1.1.2019 alkaen maksetuista palkoista tulorekisterin kautta. Eläkevakuutusyhtiöt lähettävät Tyel-laskut kuukausittain tulorekisteriin ilmoitettujen Tyel-palkkojen perusteella. Sen sijaan tapaturmavakuutusyhtiöt ottavat tulorekisterin käyttöön vasta vuonna 2020, joten tapaturmavakuutusten laskutus tapahtuu toistaiseksi samalla tavalla kuin aikaisemminkin.

Yhteistyömme käytännössä

Tekemämme toimeksiantosopimuksen mukaan tilitoimisto hoitaa yrityksenne palkanlaskennan, palkkojen maksatuksen sekä palkanmaksuun liityvät ilmoitukset. Tulorekisterin myötä prosedyyreihin tulee joitakin muutoksia. Yksityiskohdista sovitaan erikseen kunkin asiakkaan kanssa. Mutta pyytäisin kiinnittämään huomioita seuraaviin seikkoihin.

Palkanmaksu tulisi mielellään tehdä säännöllisellä aikataululla, jotta ilmoitukset saadaan hoidettua ajoissa ja oikein. Suosittelen, että sovimme jonkin säännöllisen palkanmaksupäivän. Sopimusehtojen mukaan palkanmaksun tiedot tulee antaa tilitoimistolle viimeistään 5 arkipäivää ennen palkkojen maksatusta. Mikäli edellisen kuukauden matkalaskut on hoidettu kuntoon ajoissa, niin tilitoimisto voisi laittaa samalla kertaa maksuun palkat ja edellisen kuukauden matkalaskut. Siten tilitoimisto saisi hoidettua palkkojen ja matkalaskujen tulorekisteri-ilmoitukset yhdellä kertaa.

Matkalaskujen käsittelyssä tulee muistaa, että matkalaskujen maksaminen laukaisee velvollisuuden tehdä tulorekisteri-ilmoitus, mikäli matkalaskulla on päivärahoja tai km-korvauksia. Niinpä matkalaskujen maksatus kannattaa sopia hoidettavaksi tilitoimistossa. Tilitoimisto hoitaa matkalaskujen maksatuksen samalla, kun palkanlaskenta tehdään. Maksatukseen voidaan laittaa vain sellaiset matkalaskut, joilla on kaikki tarvittavat tiedot ja liitteet. Jos matkalaskulta puuttuu tietoja tai liitteitä, niin sen maksatus siirtyy seuraavalle kuukaudelle.

Tätä kirjoittaessani ei vielä ole tiedossa kaikki yksityiskohdat Procountorin tulevista toiminnoista, sillä Procontorin tulorekisteri-ilmoituksen kaikkia toimintoja ei ole julkaistu vielä vuoden 2018 puolella. Tämänkin takia tarkempi sopiminen ja neuvominen onnistuu vasta sitten, kun näemme, miten tämä systeemi oikeasti saadaan toimimaan. Joka tapauksessa: ollaan yhteydessä. Sovitaan joku systeemi. Jos se ei toimi, niin sitten säädetään ja sovitaan uudestaan.

Verokortit

Tammikuussa maksettavien palkkojen ennakonpidätys voidaan toimittaa edellisen vuoden lopussa voimassa olleen verokortin mukaan. Verohallinnon automaattisesti lähettämä uusi verokortti tulee voimaan vasta helmikuun alussa. Jos haluat käyttää uutta verokorttia jo tammikuussa, niin sitten sinun tulisi hakea muutosverokorttia OmaVero-palvelusta.
Verokortteihin liityviä ohjeita löydät verohallinnon verkkosivuilta: www.vero.fi/verokortti

Linkit

Mikäli olet kiinnostunut tietämään asioista enemmän, niin näiden linkkien avulla löytyy lisää tietoa:

• Tulorekisteri.fi
• Procountorin ohjekirja / Tulorekisteri
• Procountorin ohjekirja / Palkat (uusi)
• Procountorin ohjekirja / Vuodenvaihteessa muistettavaa