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Quelques précautions simples sauront décupler la capacité d'une groupe à atteindre collectivement l'objectif attendu, émis par le leader de la réunion. Et la mise en action commence AVANT la réunion : par exemple, le partage d'un lien vers un document contenant l'ordre du jour, l'objectif et le déroulé, et consulté par les participants quelques heures à peine avant la réunion. De cette manière, ces derniers arriveront fin prêts à vous apporter toutes les contributions le moment venu. Oui. Simpliste, non ?
Rattaché un lien à l'invitation agenda est une astuce qui aide l'équipe à se préparer, à collaborer, à se "mettre dans le bain", sans même que vous ayez à envoyer un mail. N'êtes-vous pas à l'affût de solutions pour diminuer le nombre de mails ?
Par ailleurs, une autre piste consiste à donner envie aux participants de vivre cette réunion : surprenez-les en sortant des sentiers battus ! Pourquoi pas sur le format ? En incluant dans l'invitation "Forfait du jour : "Réunion en marchant" (inclure une émoticône en mouvement). Ou encore en demandant à l'un des participants de partager, dans la description de l'invitation, sa musique préférée du moment. Une minute de musique pour débuter la réunion, constitue une excellente manière de marquer votre considération pour l'équipe, de détendre les esprits et d'instaurer une atmosphère propice à interagir positivement par la suite.
Ça vous a plu ? Le prochain sujet risque de vous faire le même effet : "Prendre le temps de décider et de formaliser une organisation pour être plus efficace en réunion".
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