Overleg aangaande Eurocon 2024 en de aanloop daar naar toe.

Gehouden op 12 mei 2019 te Amersfoort

Aanwezig: Paul van Oven, Henk Langeveld, Eddie van Dijk, Jan Scholte, André de Boer, Pim Blokker, Tanja van Oven, Ad Oosterling en vertegenwoordiging Rotterdam Ahoy; Misoek Hofstede-Schotkamp

Afwezig: John van Duin

Allereerst werd een presentatie verzorgd van Rotterdam Partners. Hierin worden allerlei redenen gegeven waarom we voor Rotterdam moeten kiezen met grote evenementen. Rotterdam Partners heeft meer dan 170 relaties/partners waarvan gebruik gemaakt kan worden. Rotterdam Partners biedt haar diensten gratis aan. Het is een stichting zonder winstoogmerk en onderdeel van de Gemeente Rotterdam.

Eén van de mogelijke diensten is het verzorgen van 1 bookingspartner (die tevens de afspraken kan maken met de hotels).

Er was in eerder contact gevraagd naar de mogelijkheid van een chartervlucht. Dit kost €30000. De aanbieder is Transavia. Er wordt nog even uitgezocht hoeveel passagiers met de charter meekunnen.

Rotterdam Partners heeft een beeldbank ter beschikking waar materiaal uit te halen valt voor websites en presentaties. Er wordt duidelijk aangegeven wat rechtenvrij is en wat niet. Eddie kan dit benutten voor de website en Alice/Paul voor promotiefolders/flyers.

Tot slot meldt Rotterdam Partners het bestaan van het Garantiefonds voor evenementen. Dit zou voorfinanciering van onderdelen van het evenement mogelijk maken. Er zijn wel wat voorwaarden. Deze worden nog doorgegeven.

Na vertrek van Misoek Hofstede-Schotkamp houden we een voorstelrondje.

Er zijn 2 grote evenementen in de planning: Eastercon 2022 en Eurocon 2024

In de aanloop daarnaar toe hebben we jaarlijks een conventie nodig. Voor de organisatie van een tweede HSFcon in 2019 ontbreekt de tijd. In 2020 een HSFcon organiseren, lukt wel. Paul stelt voor dit 2 weken na Cabbagecon 2020 te houden. Cabbagecon 6 is gepland op 31 oktober-1 november. De HSFcon wordt dan op 14-15 november gehouden. Dealers (kleine zelfstandigen/hobbyisten kunnen een stand/tafel krijgen en hoeven alleen een kleine bijdrage van €50 te betalen indien ze winst maken. Voor een HSFcon is er een locatie nodig met 2 zalen voor een parallel programma. Verder is er dus ruimte nodig voor dealers/hobbyisten en hun handel. Iedereen betaalt bij deelname, ook de vrijwilligers. Deze groep krijgt een compensatie die voor geleverd werk wordt toegekend. De gasten die lezingen verzorgen, krijgen gratis toegang op de dag van hun optreden.

Er zal met uitgeverijen (Luitingh, Harper, e.d.) nagegaan moeten worden of er rond de conventie boekreleases gepland staan waar eventueel een schrijver als gast uitgenodigd kan worden (Alice). Verder wordt gedacht aan lezingen op allerlei wetenschappelijk gebied. Paul heeft met Jan van ’t Ent gesproken. Suggestie: zonneauto’s TU Delft.

De TFD heeft goede contacten met wetenschappelijke organisaties zoals Estec. Daarnaast wordt als onderwerp SF en voedsel gesuggereerd. Ook hiervoor is een contact bekend die de lezing kan geven.

Voor de internationale betalingen is er waarschijnlijk een pondenrekening beschikbaar in de UK en het NCSF stelt haar rekening beschikbaar voor het Eurodeel.

Vanuit de TFD heeft Pim Blokker wat opmerkingen en zorg rond deze evenementen. Wat trekt mensen naar deze evenementen? Samen zijn, hobby-beleving, veilige plek om hieraan uiting te geven (in kostuum rondlopen/COSplay e.d.). Tegenwoordig komen bezoekers zelfs al verkleed naar evenementen, zoals Fantasy evenementen, Comiccon e.d.. Verder heeft Pim het idee dat dit evenement met name 35+ aantrekt. Hoe benader je het “jongere” publiek. Er zijn wat jongeren initiatieven die eigenlijk gelijk zijn aan wat verenigingen doen, maar dan buiten de vereniging om. Het is essentieel om bovenop de social media te zitten, zoals instagram. Dat is een medium waar je zeer snel moet reageren op ontwikkelingen. Zijn er mensen beschikbaar die dit op zich kunnen nemen?

Locaties

Qua locatie zullen Paul , Ad en André binnenkort samenkomen om de opties door te nemen en eventueel stappen te zetten om deze te bezoeken of andere opties te selecteren.

PR

Het bereiken van publiek kan o.a. geschieden door flyers neer te leggen bij kleine speciaalzaken. Dit zijn ook mogelijk standhouders. Het flyeren op andere grote evenementen zoals Castlefest, Elfia, Comiccons, e.d.. Paul heeft Vana (Castlefest) benaderd. Zij zien wel mogelijkheden voor een bijdrage van het NCSF. Dit moet verder besproken worden met Vana en binnen het NCSF. Castlefest wordt gehouden van 1 tot 4 augustus 2019).

Eastercon

Volgend jaar Pasen wordt besloten waar de Eastercon 2022 gehouden wordt. Om deze conventie naar Nederland te halen (iets wat door Schotten en Britten is gesuggereerd) moeten we een gedegen bid maken. Rotterdam Partners kan hierin helpen. De bid moet ook op andere conventies worden kenbaar gemaakt (> 20% van de Easterconbezoekers is niet Brits, wat bij goede algemene promotie (dus ook buiten de UK), waarschijnlijk hoger zal uitpakken). Wat betreft de BSFA: Easercon is hun jaarlijkse conventie en alle deelnemers van Eastercon zijn automatisch gedurende de con lid van de BSFA. Financiering is uit de toegangskaarten tot Eastercon en opbrengst van verhuur van ruimte voor dealers en een percentage van de opbrengst van de art veiling. De Eastercons duren 4 dagen. Er zal voor de dagen een programma moeten worden samengesteld. Dit is vergelijkbaar met wat er voor een Eurocon gedaan moet worden. Via de connecties van Paul is er zo nodig mogelijk een pondenrekening te regelen, en gebruiken we wederom de NCSFrekening. Daarnaast moet er gekeken worden naar andere betaalopties zoals via Paypal, iDeal, creditcard. Er moet PR gevoerd worden in de UK en in Europa. Paul zal Vince Docherty vragen om de rol van voorzitter op zich te nemen. Kees van Toorn kunnen we vragen als adviseur. Eddie kan de website verzorgen.

Als conventienaam wordt gedacht aan EROCon of Erasmuscon (N.B. De naam Erasmuscon is als domeinnaam voor .nl en .org al vastgelegd). Mogelijk kunnen we inbreng krijgen van de Erasmusuniversiteit. Er kan ook een jongeren/studentenkorting worden afgesproken wat mogelijk meer jongeren trekt (die zijn sowieso lowbudget).

Het zou prettig zijn als de organisatie een redelijke gelijke verdeling man/vrouw heeft. De conventie wordt 50/50 bezocht door M/V.

Tot slot dient er nog gedacht te worden over een eregast. Henk suggereert een Maleise dame die in de UK woont. Verder kunnen we kijken naar genomineerden van o.a. Hugo awards.

Conventietijdschema:

Cabbagecon 6 31/10-1-11 2020

HSFCon 13-15/11 2020

2021 ?

Eastercon 2022 EROCon (Erasmuscon) 15-18/4 2022.

2023 ?

WorldSFCon Glascow 8-11 augustus 2024

Eurocon Rotterdam 16-19 augustus 2024