Digitalización de procedimientos y comunicación
del área de RRHH / Personas

25 de junio
Taller gratuito

La entrada en vigor de la totalidad del articulado del Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza en las transacciones electrónicas en el mercado interior, sumado a la imparable socialización del concepto Industria 4.0, ha provocado que todas las áreas de una organización, incluida el área de gestión de personas, deban disponer de una estrategia, o al menos una reflexión, para abordar la simplificación y digitalización de sus procesos.

En paralelo a esta realidad, a finales de 2016 se publicó la sentencia 1023/2016 de 1 de diciembre que avala que las empresas comuniquen las nóminas a las personas empleadas en soporte informático, y no en soporte papel.

Por último, la entrada en vigor del RGPD ha supuesto una necesaria revisión de los procesos de comunicación de la organización. Además, algunas de las obligaciones recogidas en el propio reglamento suponen, nuevamente, una oportunidad para abordar la simplificación y digitalización de procesos como, por ejemplo, la gestión electrónica del proceso de envío, aceptación, archivo y custodia legal por el tiempo requerido del consentimiento expreso.

Este taller, eminentemente práctico, tiene por objetivo que las personas asistentes puedan implantar, en cada una de sus organizaciones, una estrategia de simplificación y digitalización de la gestión y comunicación.

Fecha: 25 de junio, martes.
Hora: 9:00 - 14:00.
Duración: 5 horas.
Lugar: BIC Gipuzkoa. Paseo Mikeletegi 83, 1º. 20009 San Sebastián.
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Programa

Introducción

• Repaso al marco regulatorio que afecta al área de gestión de personas.
• ¿Por qué ahora es el momento de abordarlo?
• Creando el nuevo canal.
  • Consentimiento.
  • Prestación del servicio por parte de un tercero.
• Comunicación y gestión de incidencias.
  • ¿Cómo entregamos los datos de acceso?
  • Procedimiento de resolución de dudas a las personas usuarias.
• Gestión de incidencias típicas.
  • "Yo quiero mi papel."
  • "No tengo ordenador".
  • "No me acuerdo de la clave."

Práctica 1: instalar y configurar

• Instalación y configuración de la herramienta MdElivery.
• Generación de buzones "Metabox": alta masiva y alta individual.
• Envío de un documento básico y visualización del documento en el buzón.

Práctica 2: enviar documentos

• División de documentos recibidos de un externo.
• Renombrar documentos propios.
• Multiplicador.
• Envío de un documento y visualización en el buzón.

Práctica 3: compartir documentos

• Compartición segura y privada de documentos entre buzones.
• Visualización en el buzón.

Práctica 4: firmar electrónicamente un documento

• Firma electrónica de documentos.
• Envío de documento "público" y visualización en el buzón.
• Impresión y visualización de ‘Código Seguro Verificación'.

Práctica 5: envíos certificados (contratos, consentimientos...)

• Aspectos jurídicos.
• Presentación del servicio "Metafirma".
• Configuración MdElivery requerida.
• Firma y envío de un contrato.
  • firma con Certificado electrónico.
  • firma Biométrica - Manuscrita
  • firma desde el móvil "One Time Password".

Práctica 6: buzón "PRO"

Conclusiones

Requisitos

Realizaremos varios ejercicios utilizando los equipos que aporten las personas participantes.

Los equipos deben tener una configuración mínima requerida para poder seguir los ejercicios prácticos.

• Sistema operativo Windows 7 ó superior.
• Certificado electrónico: instalado en el caso de ser en formato software, o con el PIN aprendido en caso de ser en formato tarjeta
• Un ratón.
• Un lector de tarjeta inteligente previamente instalado.

Un Smart Phone (IOS / Android).

Si desea recibir más información e inscribirse lo puede hacer directamente en www.spri.eus/euskadinnova y en el teléfono 944 536 262.

Giza baliabideen / pertsonen arloko prozedurak eta komunikazioa digitalizatzea

Ekainaren 25a
Doako tailerra

Identifikazio elektronikoari eta barne-merkatuko transakzio elektronikoetarako konfiantzazko zerbitzuei buruzko Europako Parlamentuaren eta Kontseiluaren uztailaren 23ko 910/2014 Erregelamendua (EB) indarrean sartu izanaren eta 4.0 industriaren kontzeptuaren sozializazio geldiezinaren ondorioz, erakunde bateko arlo guztiek, baita pertsonak kudeatzeko arloak ere, estrategia bat izan behar dute (edo gutxienez hausnarketa bat egin behar dute), prozesuen digitalizazioa jorratzeko eta kudeaketa hobetzeko.

Era berean, 2016ko amaieran abenduaren 1eko 1023/2016 epaia argitaratu zen. Horren bidez, enpresek langileei nominak euskarri informatikoan, eta ez paperezko euskarrian, jakinarazteko abala eman zen.

Azkenik, Datuen Babeserako Araudi Orokorra indarrean sartu denez, alde batetik, langileen eta, bestetik, erakundearekin harremanetan jartzen diren hirugarren pertsonen datu pertsonalak tratatzeko erantzukizunari lotutako prozesuak berrikusi behar izan dira. Horrez gain, araudian bertan jasotako betebeharretako batzuek, prozesuen digitalizazioa eta sinplifikazioa berriro ere jorratzeko aukera ematen dute, esaterako, bidali, onartu, gorde eta berariazko baimenean adierazitako denboran zehar legez zaintzeko prozesuaren kudeaketa elektronikoa.

Tailer hau praktikoa izango da nagusiki eta honako helburu hau izango du: bertaratuek arloko prozesu batzuk digitalizatzeko estrategia bat ezar dezatela, bakoitzak bere erakundean, prozesuaren kudeaketa sinplifikatu eta errazteko.

Data: Ekainaren 25a, asteartea.
Ordua: 9:00etatik 14:00etara.
Iraupena: 5 ordu.
Lekua: BIC Gipuzkoa. Mikeletegi pasealekua 83, 1. 20009 Donostia.
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           Nola garraio publikoaren bidez iristen

Programa

Sarrera

• Pertsonen kudeaketa-arloari eragiten dion arau-esparrua berrikustea.
• Zergatik da orain horri ekiteko unea?
• Kanal berria sortzea.
  • Baimena.
  • Hirugarren baten bitartez zerbitzua ematea.
• Intzidentziak jakinarazi eta kudeatzea.
  • Nola entregatzen ditugu sarbide-datuak?
  • Erabiltzaileen zalantzak argitzeko prozedura.
• Ohiko intzidentzien kudeaketa.
  • "Nik nire papera nahi dut."
  • "Ez daukat ordenagailurik".
  • "Ez dut gakoa gogoratzen."

1. ariketa praktikoa: instalatu eta konfiguratzea

• MdElivery tresna instalatu eta konfiguratzea.
• "Metabox" postontzia sortzea: alta masiboa eta banakako alta.
• Dokumentazio arrunta bidaltzea eta dokumentua postontzian bistaratzea.

2. ariketa praktikoa: dokumentuak bidaltzea

• Kanpoko batengandik jasotako dokumentuak banatzea.
• Norberaren dokumentuak berriro izendatzea.
• Biderkatzailea.
• Dokumentazioa bidaltzea eta postontzian bistaratzea.

3. ariketa praktikoa: dokumentuak partekatzea

• Dokumentuak modu seguruan eta pribatuan partekatzea postontzien artean.
• Postontzian bistaratzea.

4. ariketa praktikoa: dokumentu bat elektronikoki sinatzea

• Dokumentuak elektronikoki sinatzea.
• Dokumentazio "publikoa" bidaltzea eta postontzian bistaratzea.
• "Egiaztapen Kode Segurua" bistaratu eta inprimatzea.

5. ariketa praktikoa: kontratuak eta berariazko baimen elektronikoa

• Alderdi juridikoak.
• "Metasinadura" zerbitzuaren aurkezpena.
• Beharrezko MdElivery konfiguratzea.
• Kontratu bat sinatu eta bidaltzea.
  • Ziurtagiri elektronikoarekin sinatzea.
  • Sinadura biometrikoa - eskuz idatzitakoa
  • Mugikorraren bidezko sinadura: "One Time Password".

6. praktika: "PRO" postontzia

Ondorioak

Betekizunak

Hainbat ariketa egingo ditugu parte-hartzaileek ekartzen dituzten ekipoak erabiliz.

Ekipoek gutxieneko konfigurazio bat izan beharko dute ariketa praktikoak egin ahal izateko.

• Sistema eragilea: Windows 7 edo berriagoa.
• Ziurtagiri elektronikoa: software formatukoa baldin bada, instalatuta; txartel formatukoa bada, PINa ikasita.
• Sagu bat.
• Txartelak irakurtzeko irakurgailu adimendun bat (aurretiaz instalatuta).

Smartphone bat (IOS / Android).

Informazio gehiago jaso nahi izanez gero, edo izena emateko, jo www.spri.eus/euskadinnova helbidera, edo 944 536 262 telefonora deitu.