Skjalavarsla og skjalastjórn afhendingarskyldra aðila er stórt verkefni og krefst þess að sá sem hefur umsjón með því verkefni hafi þekkingu á verkefnum viðkomandi aðila og hafi yfirsýn yfir skjalasafn hans. Það getur komið til þess að skjalavörður eða skjalastjóri þurfi að gera úttekt á skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskylda aðilans. Með því að smella á meðfylgjandi hlekk er hægt að finna spurningalista sem veltir upp þeim atriðum sem skjalastjóri eða skjalavörður þarf að vita til að fá glögga yfirsýn yfir skjalasafn afhendingarskylda aðilans.

Spurningalisti vegna úttektar á skjalavörslu og skjalastjórn

Einnig er hægt að finna þennan lista í leiðbeiningarriti Þjóðskjalasafns Íslands um skjalavistunaráætlun. Þær upplýsingar sem fást úr þessari úttekt eiga að rata í skjalavistunaráætlun afhendingarskylda aðilans. Skjalavistunaráætlun er verkfæri sem notað er til að fá yfirsýn yfir skjalasafn afhendingarskylds aðila.

Ný stefna fyrir Þjóðskjalasafn Íslands til næstu fimm ára var kynnt á 140 ára afmælishátíð safnsins þann 4. apríl sl. Stefnan, sem nær yfir árin 2022-2027, markar ákveðin tímamót í starfseminni með áherslu á stafræna umbreytingu. Upplýsingatæknisamfélag 21. aldar kallar á nýjar áherslur og nýjar lausnir í langtímavörslu skjala- og gagnasafna og miðlun upplýsinga til notenda. Þjóðskjalasafn Íslands sinnir bæði fortíð og framtíð - varðveitir heimildir um sögu og samtíma Íslands og sér um framkvæmd opinberrar skjalavörslu og skjalastjórnar. Starf safnsins hvílir því á tveimur meginstólpum. Minni Íslands úr fortíðinni er varðveitt í skjölum fyrri tíma og tryggir langtímaminni þjóðarinnar. Gögn og upplýsingar samtímans eru varðveittar til að tryggja hag stjórnsýslunnar og réttindi borgaranna. Hvort tveggja er mikilvægt fyrir framtíðina og verður ekki aðskilið.

Nánari upplýsingar um nýja stefnu Þjóðskjalasafns Íslands má finna hér.

Landsnefnd Bláa skjaldarins á Íslandi stendur fyrir málþingi fimmtudaginn 5. maí næstkomandi sem ber yfirskriftina Vernd menningararfsins: sameiginleg ábyrgð.
Málþingið fer fram fundarsal Þjóðskjalasafns (Viðey) á Laugavegi 162 í Reykjavík og stendur yfir frá kl. 12:30 – 17:00. Einnig verður hægt að fylgjast með málþinginu í streymi.

Dagskrá málþingsins samanstendur af fjölbreyttum erindum sem fjalla um vernd menningararfsins, viðbrögð þegar vá steðjar að menningarminjum, stöðu landsins í þeim efnum ásamt reynslusögum annarra þjóða í varðveislumálum.
Skráning og nánari upplýsingar um dagskrá málþingsins er að finna hér. Vakin er athygli á því að aðgangur er ókeypis en málþingið nýtur styrks frá Safnasjóði og menningar- og viðskiptaráðuneytinu.

Landsnefnd Bláa skjaldarins er hluti af Alþjóðasamtökum Bláa skjaldarins (Blue Shield International) sem aðilar alþjóðasamtaka safna (ICOM), menningarminjastaða (ICOMOS), skjalasafna (ICA) og bókasafna (IFLA) komu á fót árið 1996 til að vinna að verndun menningararfs sem er í hættu vegna náttúruhamfara og stríðsátaka. Landsnefndin var stofnuð árið 2014 til auka fagþekkingu þeirra sem starfa á menningarsöfnum um vernd menningararfsins með tilliti til þeirrar vár sem kann að steðja að honum.

Sjá nánar á heimasíðu Landsnefndar Bláa skjaldarins: www.blaiskjoldurinn.is

Nei, það er ekki skylda að eyða viðkvæmum persónuupplýsingum vegna persónuverndarlaga og í raun er það óheimilt. Lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga teljast vera almenn lög gagnvart lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn þegar kemur að eyðingu skjala afhendingarskyldra aðila. Í lögskýringargögnum (nefndaráliti) með persónuverndarlögunum er þetta áréttað og þar segir: „Fyrir hendi er lagaskylda um geymslu gagna og munu ný lög um persónuvernd ekki breyta þeirri skyldu enda eru lögin um opinber skjalasöfn sérlög að þessu leyti og ganga því framar almennum reglum persónuverndarlaga.“ Af þessu leiðir að lög um opinber skjalasöfn gilda um varðveislu gagna afhendingarskyldra aðila og ekki er hægt að vísa í persónuverndarlögin um eyðingu skjala hjá afhendingarskyldum aðilum. Skv. 24. gr. laga um opinber skjalasöfn má ekki eyða neinu skjali í skjalasöfnum afhendingarskyldra aðila nema með heimild þjóðskjalavarðar, sérstökum reglum sem settar eru á grundvelli laganna eða með sérstöku lagaákvæði.