Archiviazione automatica documenti
tramite i QR Code
Il problema della gestione cartacea
Pur se l'informatizzazione portava con sé la promessa di una eliminazione totale della carta, purtroppo questo processo è lento e ostacolato da tanti fattori, per esempio dalla ulteriore burocratizzazione che i regolamenti IVASS, entrati in vigore lo scorso anno, hanno introdotto.
Anche se la digitalizzazione delle compagnie sta semplificando questi aspetti, almeno per la documentazione di loro competenza, e gli strumenti che noi abbiamo introdotto in Agire per la firma remota OTP hanno consentito di fare altrettanto con la documentazione dell'intermediario, rimane comunque frequente continuare a confrontarsi con molta documentazione cartacea, che è costosa da gestire e rallenta l'operatività quotidiana.
Chi conosce bene i nostri strumenti saprà che da molti anni, oltre all'archiviazione guidata dei documenti presente nel modulo di archiviazione ottica Asso, sono disponibili procedure automatiche che consentono il caricamento di documenti da file in cartelle, senza la necessità di attività manuali da parte degli operatori.
Dato che però la semplificazione non è mai sufficiente, in questi mesi abbiamo lavorato su nuovi strumenti che vi presenteremo tramite queste newsletter, primo dei quali la gestione automatica dei documenti tramite QR Code.
L'automazione della gestione dell'archivio
Al fine di consentire la velocizzazione e la semplificazione del caricamento dei documenti, stiamo infatti introducendo l'archiviazione automatica tramite QR Code per i documenti generati all'interno di Agire.
Sarà infatti possibile inserire nei propri modelli un segnaposto per il QR Code , il quale verrà generato da Agire in automatico all'atto della produzione di un documento a partire da quel modello.
Questi documenti, quando scansionati successivamente alla firma, verranno riconosciuti in automatico e caricati nella posizione corretta (cliente, polizza o sinistro a seconda del tipo).
Ricordiamo invece che i documenti inviati ai clienti tramite la procedura di firma remota tramite OTP vengono già raccolti ed archiviati automaticamente.
Coloro che ritenessero utile questa funzione, che non prevede costi addizionali, e volessero attivarla sin da subito entrando nel pool dei clienti pilota, ci possono contattare tramite l'assistenza tecnica o rispondendo a questa email.
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