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Knight Vision Newsletter: Workday Training Edition, Vol.3

Overview: Workday Training Calendar, How to Register for TrainingWorkday Training Tips, New Playground SessionsActions to Take Before Go-Live, What is a Learning PathGet Involved/Upcoming Events
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Please Take Our Pre-Go-Live Survey Here

Workday Training Calendar - Live Sessions

Now Available on UCF Events!
Thank you to those who attended our Live Sessions during the month of May! Live training sessions continue to be added to our Workday Training Calendar, and will be delivered either virtually or in-person. 

Note: Register Soon! All live training sessions will have maximum capacity limits to ensure subject matter expert (SME) engagement and support are provided. Please register, even if the session is waitlisted, so we know how to best accommodate support needs. Although attendance of these sessions is highly encouraged, it is not required.
 
 
Need help registering for training sessions?
Follow this step-by-step guide on registering in MyUCF before and after Go-Live!
Register for Training Sessions

New Workday Playground Sessions 

Bring your questions and practice system business processes in Workday! We know several people tried to sign up for live sessions and were waitlisted. Therefore, we are adding Workday Playground sessions for you to explore Workday and become familiar with job aids during in-person or virtual sessions. These serve as drop-in sessions for UCF employees to independently practice basic Workday functionality while using on-demand materials currently available in the Workday Training Catalog.

Please Note: There is no formal training instruction during this session. 

Topics available for practice include: 

  • Workday Essentials 
  • Workday Time Tracking (Clock In/Clock Out) 
  • Workday Pay & Absence 
  • Workday Learning 
  • Workday for Managers 

To view sessions for month of June, visit our Workday Training Calendar. Check back regularly! 

Live Session Recording Highlight

Our Financial Reporting & FDM Instructor-led recording is now available on our Microsoft Stream channel! Access anytime to learn more about how the new Foundation Data Model (FDM) and financial reporting basic functions within Workday.
Click the image to access the link to the video recording.
Logging in with your UCF NID login may be required to access.

Top 3 Training Tips!

  1. Plan to drop-in and practice at one of our new Workday Playground sessions! Now that you have had the opportunity to review Workday training materials, feel free to register and attend one of our newly developed practice sessions. These sessions have no formal instruction, but allow users to gain access and practice system business processes in Workday. Register now on our Workday Training Catalog.
     
  2. Live Sessions are an optional learning resource. All Workday live training sessions serve as an extension of the job aids, video demos and webcourses developed. The topics explored in all sessions can also be found in all of these on-demand materials if preferred.
     
  3. Take Charge of your Learning. We want you to have the flexibility over your learning opportunities and become a subject matter expert for your department/unit. A learning path is the ability to align your job role to our Workday learning categories. This information will allow you to better identify with which training you will need. All on-demand training materials will be accessible through our Workday Training Catalog. Simply click the Access Now hyperlink and you will be prompted to login with your UCF NID to access the SharePoint folder. Please Note: SET roles will be automatically enrolled and will receivefurther information
View Training Common Questions

Recap: What is a Learning Path?

View Workday Learning Path PDF

Actions to Take Before Go-Live

Beginning July 1, 2022, all UCF employees will be utilizing the Workday system for HR and Financials – replacing PeopleSoft HCM and Financials. There are a number of key dates and actions that UCF employees need to be aware of before this conversion takes place. 

 Click here to learn more about key dates and actions required before Go-Live. 

UPDATE: All current employees will now have access to W-2s, pay stubs and learning transcripts post-Go-Live. However, it is still advisable to download current historical documents if you believe you will need them during the brief period of delay that they will be unavailable (approximately from June 30 through July 8). In order to successfully download these historical documents before or after Go-Live, you must ensure you check the W-2/W-2c Consent Form in myUCF.
Stay Informed About Actions Before Go-Live

Get Involved

Provide Feedback

Submit your questions, concerns, and input regarding Knight Vision to the team online. Frequently asked questions regarding Knight Vision, the SET project and Workday can also be viewed online. Fill out the Pre-Go-Live Survey which will remain open through Friday, June 3.

Participate in Events

Participate in our virtual events. Click here to view more information about our previous events and register for the upcoming sessions.

Participate in Workday Training

View the Workday Training Catalog and the Workday Training Calendar and visit our website for more information about training.

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Boletín Informativo de Knight Vision: Entrenamiento del sistema de Workday  Edición Vol.2 

Resumen: el calendario de formación de Workday, los consejos de formación de WorkdayCómo registrarse para la capacitaciónlas acciones que se deben realizar antes de la puesta en marcha, qué es una ruta de aprendizajeparticipar/próximos eventos
Envíe sus comentarios sobre Workday Training y Knight Vision aquí
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Calendario de formación de Workday - Sesiones en vivo

¡Ya disponible en los eventos de la UCF!
Las sesiones de entrenamiento en vivo continúan siendo agregadas a nuestro Workday Training Calendar y se entregará virtualmente o en persona.

Nota: ¡Regístrese pronto! Todas las sesiones de capacitación en vivo tendrán límites máximos de capacidad para garantizar la participación y el apoyo de expertos en la materia (SME). Si está en la lista de espera, regístrese para la sesión para que podamos satisfacer las necesidades de soporte. Aunque se recomienda encarecidamente la asistencia a estas sesiones, no es obligatorio.
 
 

¿Necesita saber cómo registrarse para las sesiones de formación?
Acceda al siguiente enlace para obtener una guía paso a paso sobre cómo registrarse en MyUCF.
Register for Training Sessions

Nuevas sesiones de Workday Playground

¡Traiga sus preguntas y practique los procesos comerciales del sistema en Workday! Sabemos que varias personas intentaron inscribirse en sesiones en vivo y quedaron en lista de espera. Por lo tanto, estamos agregando sesiones de Workday Playground para que explore Workday y se familiarice con las ayudas de trabajo durante las sesiones presenciales o virtuales. Estos sirven como sesiones sin cita previa para que los empleados de UCF practiquen de forma independiente la funcionalidad básica de Workday mientras usan materiales a pedido actualmente disponibles en el Workday Training Catalog.

Tenga en cuentaNo hay instrucción de entrenamiento formal durante esta sesión.

Los temas disponibles para la práctica incluyen:

  • Workday Essentials 
  • Workday Time Tracking (Clock In/Clock Out) 
  • Workday Pay & Absence 
  • Workday Learning 
  • Workday for Managers 

Se han agregado nuevas sesiones de Workday Support y Playground para el mes de junio a la Workday Training Calendar. ¡Revisa regularmente!

Lo más destacado de la grabación de sesiones en vivo

¡Nuestra grabación dirigida por un instructor de informes financieros y FDM ya está disponible en nuestro canal de Microsoft Stream! Acceda en cualquier momento para obtener más información sobre cómo funcionan el nuevo modelo de datos básicos (FDM) y los informes financieros básicos en Workday.
Click the image to access the link to the video recording.
Logging in with your UCF NID login may be required to access.

Tres consejos principales para el entrenamiento de Workday

  1. ¡Planifique venir y practicar en una de nuestras nuevas sesiones de Workday Playground! Ahora que ha tenido la oportunidad de revisar los materiales de capacitación de Workday, no dude en registrarse y asistir a una de nuestras sesiones de práctica recientemente desarrolladas. Estas sesiones no tienen instrucción formal, pero permiten a los usuarios obtener acceso y practicar los procesos comerciales del sistema en Workday. Regístrese ahora en nuestro Workday Training Catalog.
  2. Las sesiones en vivo son un recurso de aprendizaje opcional. Todas las sesiones de capacitación en vivo de Workday sirven como una extensión de las ayudas de trabajo, las demostraciones en video y los cursos web desarrollados. Los temas explorados en todas las sesiones también se pueden encontrar en todos estos materiales a pedido, si lo prefiere.
  3. Hágase cargo de su aprendizaje. Queremos que tenga la flexibilidad sobre sus oportunidades de aprendizaje y se convierta en un experto en la materia para su departamento/unidad. Una ruta de aprendizaje es la capacidad de alinear su puesto de trabajo con nuestras categorías de aprendizaje de Workday. Esta información le permitirá identificar mejor con qué capacitación necesitará. Se podrá acceder a todos los materiales de capacitación a pedido a través de nuestro Workday Training Catalog. Simplemente haga clic en el hipervínculo Acceder ahora y se le pedirá que inicie sesión con su NID de UCF para acceder a la carpeta de SharePoint.
Revise nuestras preguntas más comunes

Resumen: ¿Qué es una ruta de enseñanza?

Ruta de enseñanza

Medidas a tomarse antes del lanzamiento en vivo

A partir del 1 de julio de 2022, todos los empleados de UCF utilizarán el sistema Workday para RRHH y finanzas, en sustitución de PeopleSoft HCM y finanzas. Hay una serie de fechas y acciones clave que los empleados de UCF deben conocer antes de que se lleve a cabo esta conversión.

Haga clic aquí para obtener más información sobre las fechas clave y las acciones necesarias antes de la puesta en marcha. 

ACTUALIZACIÓN: Todos los empleados actuales ahora tendrán acceso a formularios W-2, talones de pago y transcripciones de aprendizaje después de la puesta en marcha. Sin embargo, sigue siendo recomendable descargar documentos históricos actuales si cree que los necesitará durante el breve período de retraso en el que no estarán disponibles (aproximadamente del 30 de junio al 8 de julio). Para descargar con éxito estos documentos históricos antes o después de la puesta en marcha, debe asegurarse de verificar el formulario de consentimiento W-2/W-2c en myUCF.
Manténgase informado acerca de las medidas a tomarse antes de un lanzamiento en vivo

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Provea sus comentarios

Someta sus preguntas, dudas, y comentarios, al grupo en línea (vea enlace) online, acerca del programa Knight Vision. Las preguntas frecuentes acerca del programa Knight Vision, SET project, y Workday, podrán ser encontradas en línea (vea enlace) viewed online.

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