Árleg vorráðstefna Þjóðskjalasafns fer fram á morgun þriðjudaginn 31. maí nk. á Icelandair hótel Reykjavík Natura frá 8:30 til 12:00.

Yfirskrift ráðstefnunnar er Hagur stjórnsýslunnar og réttindi borgaranna sem er bein tilvísun í 1. gr. laga um opinber skjalasöfn. Flutt verða fjögur erindi um skráningu mála, afhendingarskyldu einkaaðila, aðgang að gögnum og eftirlit Þjóðskjalasafns.

Skráning á ráðstefnuna er í fullum gangi og má finna upplýsingar um dagskrá og skráningu hér. Ráðstefnan verður einnig send út í streymi og þarf að taka það sérstaklega fram í skráningu ef óskað er eftir að fylgjast með ráðstefnunni yfir vefinn.

Skráning upplýsinga um mál sem koma til meðferðar hjá afhendingarskyldum aðilum og skipuleg varðveisla þeirra er forsenda þess að hægt sé að finna upplýsingar þegar á þarf að halda. Skráning upplýsinga og varðveisla er jafnframt forsenda þess að upplýsingaréttur almennings sé virkur. Afhendingarskyldum aðilum er skylt að skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim á kerfisbundinn hátt og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg skv. 2. mgr. 23. gr. laga um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Reglur nr. 85/2018 kveða á um skráningu mála og málsgagna afhendingarskyldra aðila.

Mál og málsgögn eru skráð í málaskrá. Málaskrá tryggir að skjöl finnist þegar á þeim þarf að halda og gefur yfirlit yfir hvaða málsgögn hafa borist, verið send eða orðið til í málsmeðferðinni. Lykilatriði er að skrá upplýsingar í málaskrá um leið og málsgagn berst afhendingarskyldum aðila, þegar það er sent eða verður til í málsmeðferð og það varðveitt á kerfisbundinn hátt. Séu mál og málsgögn ekki skráð strax tapast sá stjórnunar- og eftirlitsmöguleiki sem málaskráin á að veita. Það væri jafnframt í andstöðu við markmið laga um upplýsingarétt almennings, enda gæti þá afhendingarskyldur aðili hvorki haft yfirlit yfir né veitt upplýsingar um mál og málsgögn sem eru eða hafa verið í meðferð hjá viðkomandi aðila þar sem upplýsingarnar væru ekki fyrirliggjandi.