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Knight Vision Newsletter: Workday Training Edition, Vol.6

Overview: Workday Training Catalog, Workday Training Calendar, Workday Help, kNEXT - Knights Experience Team, Installing Workday Mobile, Workday Training Tips, Workday Quick Facts, Actions to Take Before Go-LiveGet Involved/Upcoming Events
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Installing Workday Mobile

On July 1, the UCF community will be able to activate Workday mobile on any device. This will be connected through the UCF multi-factor authentication setup and will only require your UCF NID login information. After downloading the Workday mobile app, login into Workday from a desktop computer to locate the Organization ID under your Profile icon > My Account > Organization ID.

View our job aid for more step-by-step details on how to setup the Workday mobile app on your device on July 1.
View "Installing Workday Mobile" Job Aid
IMPORTANT NOTE ABOUT WORKDAY TRAINING
Live Workday Sessions are optional learning resources.
 All other Workday training materials (job aids, cheat sheets, video demos) from the training catalog can be utilized as other stand-alone training materials and will continue being available after July 1. Additional live sessions will be added and provided as an ongoing resource for UCF employees (faculty and staff) after Go-Live.

Updates to the Workday Training Catalog

Many of the Workday training materials are at your-own-pace but we have redesigned the folder structure to ensure your learning needs are met! We want to increase ease-of-access to training materials and have added additional guidance when access our job aids and video demos (on-demand materials).
 

We have now added a "Workday Help Training" folder for the UCF community to learn more about how Workday Help works!

The following Workday categories contain new training resources:
*Workday Recruiting, Hiring & Onboarding (new job aids)
*Workday Staffing & Compensation (new job aids)
*Workday Help Training (new folder)
 
View Workday Training Catalog

Top 3 Training Tips!

  1. Print out and distribute helpful handouts and job aids to your colleagues! All training resources were developed to help guide you on the Workday system. Share this information with your colleagues or direct reports so that they can leverage it as a on-the-job training resource.
     
  2. Be sure to download the Workday mobile app in preparation of Go-Live! Although the organization ID will not be available until July 1, you can still prepare all of your devices by downloading the Workday mobile app.
     
  3. Training does not stop on Go-Live July 1! The purpose of our training resources are to assist with understanding how business process tasks function in Workday, but also to provide assistance while those tasks are being performed in the Go-Live system. All training resources will continue to be available to the UCF community after July 1 and beyond. More communications on how to access these materials long-term will be provided. 
View Training Common Questions

Workday Help

COMING SOON UPON GO-LIVE! 
Introducing Workday Help – a knowledge base and case management application within Workday – to help guide users to find the information they seek regarding university processes.  Workday Help is connected to various campus divisions/units to support end-users on UCF processes and policies.  Users have the option to search within Workday for helpful articles that support their work.  The case management system provides individualized support to help answer questions or address unique user needs. 

The kNEXT website, Workday Help and calling kNEXT will all be options for obtaining HR and finance support. Review the graphic to understand how to get the best support for different inquiries and requests. The website, Workday Help and kNEXT support will all be available beginning on 7/1.
View Workday Help Training

kNEXT - Knights Experience Team

Questions on how you will interact with Knights Experience Team or kNEXT? As a reminder, kNEXT (with a silent “k”) will offer two types of support:
  1.  Customer Care Coordinators who will help all UCF employees with their Workday self-service questions (e.g., How do I change my direct deposit?) and connect them with the right person in their HR or Finance Business Center to answer more specific questions (e.g., What should I do with the invoice I received from a vendor?).
  2. Specialists who make up the HR Business Center for Facilities, Finance & Administration and the President’s Division, provide backup support to all HR and Finance Business Centers, as well as support the development of our Workday job aids, training and communication.
The Customer Care Coordinators and Specialists within kNEXT will meet a variety of needs across campus. For additional information, please review the video below.
Installing Workday Mobile Job Aid

Workday Quick Facts

Actions to Take Before Go-Live

Beginning July 1, 2022, all UCF employees will be utilizing the Workday system for HR and Financials – replacing PeopleSoft HCM and Financials. There are a number of key dates and actions that UCF employees need to be aware of before this conversion takes place. 

 Click here to learn more about key dates and actions required before Go-Live. 

UPDATE:  All current employees will now have access to W-2s/W-2c Forms, paycheck, and training summary post-Go-Live. However, it is still advisable to download current historical documents if you believe you will need them during the brief period of delay that they will be unavailable (approximately from June 24 through July 11). In order to successfully download these historical documents before or after Go-Live, you must ensure you check the W-2/W-2c Consent Form in myUCF.
Stay Informed About Actions Before Go-Live

Get Involved

Provide Feedback

Submit your questions, concerns, and input regarding Knight Vision to the team online. Frequently asked questions regarding Knight Vision, the SET project and Workday can also be viewed online

Participate in Events

Participate in our virtual events. Click here to view more information about our previous events and register for the upcoming sessions.

Participate in Workday Training

View the Workday Training Catalog and the Workday Training Calendar and visit our website for more information about training.

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Boletín Informativo de Knight Vision: Entrenamiento del sistema de Workday  Edición Vol.2 

Resumen: Catálogo de formación de WorkdayCalendario de formación de la jornada laboral, Ayuda de Workday, kNEXT - Knights Experience Team, Instalación de Workday MobileSugerencias de capacitación de Workday, Datos breves de Workday, Acciones a tomar antes de la puesta en marchaInvolúcrate/Próximos eventos
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Instalación de Workday Mobile

El 1 de julio, la comunidad de UCF podrá activar Workday mobile en cualquier dispositivo. Esto se conectará a través de la configuración de autenticación multifactor de UCF y solo requerirá su información de inicio de sesión NID de UCF. Después de descargar la aplicación móvil de Workday, inicie sesión en Workday desde una computadora de escritorio para ubicar el ID de la organización en su icono de perfil > Mi cuenta > ID de la organización.

Consulte nuestra ayuda de trabajo para obtener más detalles paso a paso sobre cómo configurar la aplicación móvil de Workday en su dispositivo el 1 de julio.
Instalación de la ayuda de trabajo móvil de Workday
NOTA IMPORTANTE SOBRE LA FORMACIÓN EN DÍA LABORAL
Live Workday Sessions son recursos de aprendizaje opcionales.
 Todos los demás materiales de capacitación de Workday (ayudas de trabajo, hojas de trucos, demostraciones en video) del catálogo de capacitación se pueden utilizar como otros materiales de capacitación independientes y seguirán estando disponibles después del 1 de julio. Se agregarán sesiones en vivo adicionales y se proporcionarán como un recurso continuo. para los empleados de UCF (facultad y personal) después de Go-Live.

Actualizaciones del catálogo de formación de Workday

Muchos de los materiales de capacitación de Workday están a su propio ritmo, pero hemos rediseñado la estructura de carpetas para garantizar que se satisfagan sus necesidades de aprendizaje. Queremos aumentar la facilidad de acceso a los materiales de capacitación y hemos agregado orientación adicional al acceder a nuestras ayudas de trabajo y demostraciones en video (materiales a pedido).
 

¡Ahora hemos agregado una carpeta de "Capacitación de ayuda de Workday" para que la comunidad de UCF obtenga más información sobre cómo funciona la Ayuda de Workday!

Las siguientes categorías de Workday contienen nuevos recursos de formación:
*Reclutamiento, contratación e incorporación de Workday (nuevas ayudas laborales)
*Dotación de personal y compensación de jornada laboral (nuevas ayudas laborales)
*Capacitación de ayuda de Workday (carpeta nueva)
Ver el catálogo de formación de Workday

Tres consejos principales para el entrenamiento de Workday

  1. ¡Imprima y distribuya folletos útiles y ayudas de trabajo a sus colegas!
    Todos los recursos de capacitación se desarrollaron para guiarlo en el sistema Workday. Comparta esta información con sus colegas o subordinados directos para que puedan aprovecharla como un recurso de capacitación en el trabajo.
  2. ¡Asegúrese de descargar la aplicación móvil de Workday para prepararse para Go-Live! Aunque el ID de la organización no estará disponible hasta el 1 de julio, aún puede preparar todos sus dispositivos descargando la aplicación móvil de Workday.
  3. ¡La capacitación no se detiene en Go-Live el 1 de julio! El propósito de nuestros recursos de capacitación es ayudarlo a comprender cómo funcionan las tareas de procesos comerciales en Workday, pero también brindar asistencia mientras esas tareas se realizan en el sistema Go-Live. Todos los recursos de capacitación seguirán estando disponibles para la comunidad de UCF después del 1 de julio y más allá. Se proporcionarán más comunicaciones sobre cómo acceder a estos materiales a largo plazo.
Ver preguntas comunes sobre capacitación

Workday Help

¡PRÓXIMAMENTE EN DIRECTO! 
Presentamos Workday Help, una base de conocimiento y una aplicación de administración de casos dentro de Workday, para ayudar a guiar a los usuarios a encontrar la información que buscan sobre los procesos universitarios. Workday Help está conectado a varias divisiones/unidades del campus para ayudar a los usuarios finales en los procesos y políticas de UCF. Los usuarios tienen la opción de buscar en Workday artículos útiles que respalden su trabajo. El sistema de gestión de casos brinda apoyo individualizado para ayudar a responder preguntas o abordar las necesidades únicas de los usuarios.

El sitio web de kNEXT, Workday Help y llamar a kNEXT serán opciones para obtener apoyo financiero y de recursos humanos. Revise el gráfico para comprender cómo obtener el mejor soporte para diferentes consultas y solicitudes. El sitio web, la ayuda de Workday y el soporte de kNEXT estarán disponibles a partir del 1 de julio.
Ver la formación de ayuda de Workday

kNEXT - Knights Experience Team

¿Tiene preguntas sobre cómo interactuará con Knights Experience Team o kNEXT? Como recordatorio, kNEXT (con una "k" silenciosa) ofrecerá dos tipos de apoyo:
  1.  Coordinadores de atención al cliente quien ayudará a todos los empleados de UCF con sus preguntas de autoservicio de Workday (p. ej., ¿Cómo cambio mi depósito directo?) y los conectará con la persona adecuada en su Centro de Recursos Humanos o Finanzas para responder preguntas más específicas (p. ej., ¿Qué debo hacer con la factura que recibí de un proveedor?).
  2. Especialistas que componen el Centro de Negocios de Recursos Humanos para Instalaciones, Finanzas y Administración y la División del Presidente, brindan soporte de respaldo a todos los Centros de Negocios de Recursos Humanos y Finanzas, así como también apoyan el desarrollo de nuestras ayudas de trabajo, capacitación y comunicación de Workday.
Los coordinadores y especialistas de atención al cliente dentro de kNEXT satisfarán una variedad de necesidades en todo el campus. Para obtener información adicional, revise el video a continuación.

Datos breves de Workday

Medidas a tomarse antes del lanzamiento en vivo

A partir del 1 de julio de 2022, todos los empleados de UCF utilizarán el sistema Workday para RRHH y finanzas, en sustitución de PeopleSoft HCM y finanzas. Hay una serie de fechas y acciones clave que los empleados de UCF deben conocer antes de que se lleve a cabo esta conversión.

Haga clic aquí para obtener más información sobre las fechas clave y las acciones necesarias antes de la puesta en marcha. 

ACTUALIZACIÓN: Todos los empleados actuales ahora tendrán acceso a los formularios W-2s/W-2c, el cheque de pago y el resumen de capacitación posterior a la puesta en marcha. Sin embargo, aún es recomendable descargar documentos históricos actuales si cree que los necesitará durante el breve período de demora en que no estarán disponibles (aproximadamente del 24 de junio al 11 de julio). Para descargar con éxito estos documentos históricos antes o después de la puesta en marcha, debe asegurarse de verificar el formulario de consentimiento W-2/W-2c en myUCF.
Manténgase informado acerca de las medidas a tomarse antes de un lanzamiento en vivo

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Someta sus preguntas, dudas, y comentarios, al grupo en línea (vea enlace) online, acerca del programa Knight Vision. Las preguntas frecuentes acerca del programa Knight Vision, SET project, y Workday, podrán ser encontradas en línea (vea enlace) viewed online.

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