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IMPORTANT NOTE ABOUT WORKDAY TRAINING
Live Workday Sessions are optional learning resources. All other Workday training materials (job aids, cheat sheets, video demos) from the training catalog can be utilized as other stand-alone training materials and will continue being available after July 1. Additional live sessions will be added and provided as an ongoing resource for UCF employees (faculty and staff) after Go-Live.
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Updates to the Workday Training Catalog
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Many of the Workday training materials are at your-own-pace but we have redesigned the folder structure to ensure your learning needs are met! We want to increase ease-of-access to training materials and have added additional guidance when access our job aids and video demos (on-demand materials).
We have now added a "Workday Help Training" folder for the UCF community to learn more about how Workday Help works!
The following Workday categories contain new training resources:
*Workday Recruiting, Hiring & Onboarding (new job aids)
*Workday Procurement (update to Create a Requisition job aid)
*Workday Expenses (new demos & section for business centers)
*Workday Finance (new job aids & demos)
*Workday Help Training (new folder)
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Installing Workday Mobile
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On July 1, the UCF community will be able to activate Workday mobile on any device. This will be connected through the UCF multi-factor authentication setup and will only require your UCF NID login information. After downloading the Workday mobile app, login into Workday from a desktop computer to locate the Organization ID under your Profile icon > My Account > Organization ID.
View our job aid for more step-by-step details on how to setup the Workday mobile app on your device on July 1.
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COMING SOON UPON GO-LIVE!
Introducing Workday Help – a knowledge base and case management application within Workday – to help guide users to find the information they seek regarding university processes. Workday Help is connected to various campus divisions/units to support end-users on UCF processes and policies. Users have the option to search within Workday for helpful articles that support their work. The case management system provides individualized support to help answer questions or address unique user needs.
The kNEXT website, Workday Help and calling kNEXT will all be options for obtaining HR and finance support. Review the graphic to understand how to get the best support for different inquiries and requests. The website, Workday Help and kNEXT support will all be available beginning on 7/1.
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New Workday Playground Sessions
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Bring your questions and practice system business processes in Workday for our last 2 sessions before Go-Live July 1!
- Monday, June 20 (1 p.m. - 2 p.m.)
- Friday, June 24 (10 a.m. - 11 a.m.)
We know several people tried to sign up for live sessions and were waitlisted. Therefore, we are adding Workday Playground sessions for you to explore Workday and become familiar with step-by-step processes during virtual sessions. These serve as drop-in sessions for UCF employees to independently practice basic Workday functionality while using on-demand materials currently available in the Workday Training Catalog.
Please Note: There is no formal training instruction during this session.
Topics available for practice include:
- Workday Essentials
- Workday Time Tracking (Clock In/Clock Out)
- Workday Pay & Absence
- Workday Learning
- Workday for Managers
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- Training does not stop on Go-Live July 1! The purpose of our training resources are to assist with understanding how business process tasks function in Workday, but also to provide assistance while those tasks are being performed in the Go-Live system. All training resources will continue to be available to the UCF community after July 1 and beyond. More communications on how to access these materials long-term will be provided.
- There are many options for training support. Training support can be as simple as communicating with your manager/supervisor, colleague or Knight Vision team member. Be sure to continue to communicate with individuals within your department or unit to ensure knowledge retention and reinforce understanding of materials.
- Google Chrome and Mozilla Firefox are the preferred browsers for Workday. Workday is committed to user-experience and wants to ensure that older browsers do not hinder privacy or security of your data. Therefore, it is recommended that you use Google Chrome or Mozilla Firefox when accessing Workday. Learn more about Workday's Supported Internet Browsers by reviewing its policy.
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What is a Timekeeper? A Timekeeper assists the supervisor/manager with auditing the worker's timesheet for accuracy and makes sure time is submitted and approved by deadlines. View the images below for more information on the Timekeeper role in Workday.
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Actions to Take Before Go-Live
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Beginning July 1, 2022, all UCF employees will be utilizing the Workday system for HR and Financials – replacing PeopleSoft HCM and Financials. There are a number of key dates and actions that UCF employees need to be aware of before this conversion takes place.
Click here to learn more about key dates and actions required before Go-Live.
UPDATE: All current employees will now have access to W-2s, pay stubs and learning transcripts post-Go-Live. However, it is still advisable to download current historical documents if you believe you will need them during the brief period of delay that they will be unavailable (approximately from June 30 through July 8). In order to successfully download these historical documents before or after Go-Live, you must ensure you check the W-2/W-2c Consent Form in myUCF.
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Submit your questions, concerns, and input regarding Knight Vision to the team online. Frequently asked questions regarding Knight Vision, the SET project and Workday can also be viewed online. Fill out the Pre-Go-Live Survey which will remain open through Friday, June 3.
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Participate in our virtual events. Click here to view more information about our previous events and register for the upcoming sessions.
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Participate in Workday Training
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Inform others about Knight Vision by sharing this overview of Knight Vision and encouraging your colleagues to subscribe to our monthly newsletter.
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Boletín Informativo de Knight Vision: Entrenamiento del sistema de Workday Edición Vol.2
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Instalación de Workday Mobile
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El 1 de julio, la comunidad de UCF podrá activar Workday mobile en cualquier dispositivo. Esto se conectará a través de la configuración de autenticación multifactor de UCF y solo requerirá su información de inicio de sesión NID de UCF. Después de descargar la aplicación móvil de Workday, inicie sesión en Workday desde una computadora de escritorio para ubicar el ID de la organización en su icono de perfil > Mi cuenta > ID de la organización.
Consulte nuestra ayuda de trabajo para obtener más detalles paso a paso sobre cómo configurar la aplicación móvil de Workday en su dispositivo el 1 de julio.
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¡PRÓXIMAMENTE EN DIRECTO!
Presentamos Workday Help, una base de conocimiento y una aplicación de administración de casos dentro de Workday, para ayudar a guiar a los usuarios a encontrar la información que buscan sobre los procesos universitarios. Workday Help está conectado a varias divisiones/unidades del campus para ayudar a los usuarios finales en los procesos y políticas de UCF. Los usuarios tienen la opción de buscar en Workday artículos útiles que respalden su trabajo. El sistema de gestión de casos brinda apoyo individualizado para ayudar a responder preguntas o abordar las necesidades únicas de los usuarios.
El sitio web de kNEXT, Workday Help y llamar a kNEXT serán opciones para obtener apoyo financiero y de recursos humanos. Revise el gráfico para comprender cómo obtener el mejor soporte para diferentes consultas y solicitudes. El sitio web, la ayuda de Workday y el soporte de kNEXT estarán disponibles a partir del 1 de julio.
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Actualizaciones del catálogo de formación de Workday
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Muchos de los materiales de capacitación de Workday están a su propio ritmo, pero hemos rediseñado la estructura de carpetas para garantizar que se satisfagan sus necesidades de aprendizaje. Queremos aumentar la facilidad de acceso a los materiales de capacitación y hemos agregado orientación adicional al acceder a nuestras ayudas de trabajo y demostraciones en video (materiales a pedido).
¡Seguimos agregando nuevas ayudas de trabajo y demostraciones en video!
Las siguientes categorías de Workday contienen nuevos recursos de formación:
*Reclutamiento, contratación e incorporación de Workday (nuevas ayudas laborales)
*Adquisición de Workday (actualización de la ayuda de trabajo Crear una solicitud)
*Gastos de jornada laboral (nuevas demostraciones y sección para centros de negocios)
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Nuevas sesiones de Workday Playground
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¡Traiga sus preguntas y practique los procesos comerciales del sistema en Workday para nuestras últimas 2 sesiones antes de la puesta en marcha el 1 de julio!
- Lunes 20 de junio (13:00 - 14:00 horas)
- Viernes 24 de junio (10 a. m. - 11 a. m.)
Estos sirven como sesiones sin cita previa para que los empleados de UCF practiquen de forma independiente la funcionalidad básica de Workday mientras usan materiales a pedido actualmente disponibles en el Catálogo de formación de Workday.
Tenga en cuenta: No hay instrucción de entrenamiento formal durante esta sesión.
Los temas disponibles para la práctica incluyen:
- Esenciales de la jornada laboral
- Seguimiento del tiempo de la jornada laboral (Ficha de entrada/Ficha de salida)
- Jornada Laboral de Pago y Ausencia
- Aprendizaje de la jornada laboral
- Jornada laboral para Gerentes
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Tres consejos principales para el entrenamiento de Workday
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- ¡La capacitación no se detiene en Go-Live el 1 de julio! El propósito de nuestros recursos de capacitación es ayudarlo a comprender cómo funcionan las tareas de procesos comerciales en Workday, pero también brindar asistencia mientras esas tareas se realizan en el sistema Go-Live. Todos los recursos de capacitación seguirán estando disponibles para la comunidad de UCF después del 1 de julio y más allá. Se proporcionarán más comunicaciones sobre cómo acceder a estos materiales a largo plazo.
- Hay muchas opciones para el apoyo a la formación. El apoyo de capacitación puede ser tan simple como comunicarse con su gerente/supervisor, colega o miembro del equipo de Knight Vision. Asegúrese de continuar comunicándose con personas dentro de su departamento o unidad para garantizar la retención de conocimientos y reforzar la comprensión de los materiales.
- Google Chrome y Mozilla Firefox son los navegadores preferidos para Workday. Workday está comprometido con la experiencia del usuario y quiere asegurarse de que los navegadores más antiguos no obstaculicen la privacidad o la seguridad de sus datos. Por lo tanto, se recomienda que utilice Google Chrome o Mozilla Firefox al acceder a Workday. Obtenga más información sobre los navegadores de Internet compatibles con Workday revisando su política.
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Un cronometrador ayuda al supervisor/gerente con la auditoría de la hoja de tiempo del trabajador para verificar su precisión y se asegura de que el tiempo se envíe y apruebe dentro de los plazos. Vea las imágenes a continuación para obtener más información sobre el rol de cronometrador.
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Medidas a tomarse antes del lanzamiento en vivo
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A partir del 1 de julio de 2022, todos los empleados de UCF utilizarán el sistema Workday para RRHH y finanzas, en sustitución de PeopleSoft HCM y finanzas. Hay una serie de fechas y acciones clave que los empleados de UCF deben conocer antes de que se lleve a cabo esta conversión.
Haga clic aquí para obtener más información sobre las fechas clave y las acciones necesarias antes de la puesta en marcha.
ACTUALIZACIÓN: Todos los empleados actuales ahora tendrán acceso a formularios W-2, talones de pago y transcripciones de aprendizaje después de la puesta en marcha. Sin embargo, sigue siendo recomendable descargar documentos históricos actuales si cree que los necesitará durante el breve período de retraso en el que no estarán disponibles (aproximadamente del 30 de junio al 8 de julio). Para descargar con éxito estos documentos históricos antes o después de la puesta en marcha, debe asegurarse de verificar el formulario de consentimiento W-2/W-2c en myUCF.
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Someta sus preguntas, dudas, y comentarios, al grupo en línea (vea enlace) online, acerca del programa Knight Vision. Las preguntas frecuentes acerca del programa Knight Vision, SET project, y Workday, podrán ser encontradas en línea (vea enlace) viewed online.
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Participe en eventos virtuales. Haga clic/pulse en el enlace para registrarse para el próximo foro virtual.
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