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Welcome to Word on Workday!

Tune in here for Workday updates, resources and reminders.

Updates
Many of you have started to utilize the new available support resources at UCF: the kNEXT phone number (407-823-6398), the kNEXT website and Workday Help.

Because of this, we've been able to hear your feedback and work on getting you the answers you need. Please remember that these are the best places to get support. 
We Heard You
  1. Questions about filtering inbox messages 

  2. Questions about how to submit time 

  3. Questions about Workday reports 

  4. Feedback about managing notifications 

  5. Concerns about Workday terminology 

  6. Questions about how to delegate time approvals 

  7. Issues with OPS non-exempt employees manually editing/entering time 

We Took Action
  1. Updated the Use Your Inbox job aid to View and Filter Your Inbox 

  2. Updated the Enter Time Worked in Time Tracking job aid 

  3. Updated the How to Run a Report in Workday, How to Use Report Results, How to Save a Report as a Favorite, Access Configure Dashboards for Employees and How to Use Saved Filters for Reporting  job aids 

  4. Updated the Notification Preferences job aid 

  5. Updated/posted the PeopleSoft Dept/Proj Crosswalk to FDM Values, Crosswalk of PeopleSoft to Workday Ledger Accounts, How to Use the Workday Report Crosswalk, Position Crosswalk, Job Code Crosswalk 

  6. Shared delegation document to managers/supervisors/
    timekeepers 

  7. Updated the production environment to ensure OPS non-exempt employees can’t utilize the manual time entry feature to avoid errors in time tracking

Resources




Workday Help

If you have any questions on the Workday system or see any information that may be inaccurate, please submit a Workday Help case. We appreciate your patience as we work diligently to process and respond to all cases being submitted. We are receiving all cases and will resolve them as soon as possible. 
Workday Time Tracking


Workday Expenses
Workday Inbox
Workday Tech Tips of the Week

1. Did you submit a Help Case? Be sure to continue to check your notifications regarding any feedback or status updates on submitted Help Cases. You can also view this information through the Help application. 

2. Click it to Submit it! Don’t be afraid to submit a task in Workday. You will be informed of any details regarding an error or alert. In addition, Workday requires that any task sent back during the approval process must have a reason entered, which will help guide you during the completion of your business process task. 

3. There’s an App for that! Do not forget that there is more than one way to complete an action in Workday. There are many applets that can assist you in performing business processes in the system, aside from the search bar. Learn how to configure or add apps by referencing page four in our Workday Roadmap for Success guide

Reminders
Workday Training
All live sessions are available for registration on Workday by accessing the Learning app. To learn how to enroll in a session/course in Workday, refer to the Enroll and Drop a Course job aid. 

Accounting Basics Instructor-Led Training 
Date/Time: Wednesday, July 20, 2022, from 12 p.m. – 1:30 p.m. 
Location: Virtual Event 

Workday Events
Workday Community Information Session
Date/Time: Thursday, July 21, 2022 from 10 a.m. - 11 a.m.
Join the Executive Sponsors, members of kNEXT and Knight Vision for the first campus-wide event post-Go-Live
Workday Time Tracking
Non-exempt employees: Don't forget to submit your time! The deadline for submitting time in Workday is Friday, July 22 at 12 p.m. ET.
Managers/Supervisors: The deadline for approving your team's time in Workday is Friday, July 22 at 2 p.m. ET
Workday Maintenance
Workday will be undergoing maintenance and unavailable for use during the following dates and times in July: 
  • Saturday, July 23, 2022 - 2 a.m. to 2 p.m. 
  • Saturday, July 30, 2022 - 2 a.m. to 6 a.m.
See the maintenance schedule here.
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Website

¡Bienvenidos a Word on Workday!

Sintonice aquí para obtener actualizaciones, recursos y recordatorios de Workday.

Novedades
Muchos de ustedes han comenzado a utilizar los nuevos recursos deapoyo disponibles en UCF: el número de teléfono de kNEXT (407-823-6398), el sitio web de kNEXT y Workday Ayuda.

Debido a esto, hemos podido escuchar sus comentarios y trabajar para brindarles las respuestas que necesitan. Recuerde que estos son los mejores lugares para obtener apoyo.
We Heard You
We Took Action
  1. Preguntas sobre el filtrado de mensajes de la bandeja de entrada
  2. Preguntas sobre cómo enviar el tiempo trabajado
  3. Comentarios sobre la gestión de notificaciones
  4. Preguntas sobre cómo delegar aprobaciones de tiempo
  5. Problemas con los empleados no exentos de OPS que editan/ingresan manualmente el tiempo trabajado
  1. Se actualizó el documento de ayuda View and Filter Your Inbox

  2. Updated the Enter Time Worked in Time Tracking job aid 

  3. Updated the Notification Preferences job aid 

  4. Compartimos un documento de delegación a los gerentes/supervisores/
    cronometradores

  5. Se actualizó el sistema de producción para garantizar que los empleados no exentos de OPS no puedan utilizar la función de entrada de tiempo manual para no causar más errores

Recursos
Ayuda
Si tiene alguna pregunta sobre el sistema de Workday o ve alguna información que puede ser inexacta, envíe un caso de ayuda de Workday. Agradecemos su paciencia mientras trabajamos diligentemente para procesar y responder a todos los casos que se presentan. Estamos recibiendo todos los casos y los resolveremos lo antes posible.
Gestión de Tiempo
Gastos

Bandeja de entrada

Consejos técnicos de esta semana

1. ¿Envió un caso de ayuda? Asegúrese de continuar revisando sus notificaciones con respecto a cualquier comentario o actualización de estado sobre los casos de ayuda enviados. También puede ver esta información a través de la aplicación de Ayuda.

2. ¡Haz clic para enviarlo! No tenga miedo de enviar una tarea en Workday. Se le informará de cualquier detalle relacionado con un error o alerta. Además, Workday requiere que cualquier tarea que se devuelve durante el proceso de aprobación debe tener un motivo ingresado, lo que lo guiará durante la finalización de su tarea de proceso comercial.

3. ¡Hay una aplicación para eso! No olvide que hay más de una forma de completar una acción en Workday. Hay muchos subprogramas que pueden ayudarle a realizar procesos comerciales en el sistema, además de la barra de búsqueda. Para agregar estas aplicaciones a su menú de navegación, obtenga información sobre cómo configurar sus aplicaciones consultando la página cuatro en nuestra guía Workday Roadmap for Success.

Recordatorios
Entrenamiento de Workday
Todas las sesiones en vivo están disponibles disponibles para registrarse en Workday accediendo a la aplicación Aprendizaje. Para saber cómo inscribirse en una sesión/curso en Workday, consulte el Enroll and Drop a Course job aid. 

Accounting Basics Instructor-Led Training 
Fecha/Hora: miércoles, 20 de julio, 2022, de 12 p.m. – 1:30 p.m. 

Eventos
Workday Community Information Session
21 de julio, de 10 a.m. - 11 a.m.
Gestión de Tiempo
Empleados no exentos: ¡No olvide enviar su tiempo! La fecha límite para enviar tiempo en Workday es el viernes 22 de julio a las 12 p.m. ET.
Gerentes/Supervisores: La fecha límite para aprobar el tiempo de su equipo en Workday es el viernes 22 de julio a las 2 p.m. ET
Mantenimiento de Workday
Workday estará en mantenimiento y no estará disponible para su uso durante las siguientes fechas y horarios en julio:
  • Sábado, 23 de julio de 2022 - 2 am a 2 pm
  • Sábado, 30 de julio de 2022 - 2 am a 6 am
Vea la vista completa del programa de mantenimiento aquí
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