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COPILOT Newsletter [August 2022]

このNewsletterは月に1回程度、コパイロツトの最新情報、ミーティング活用クラウドサービス「SuperGoodMeetings」や、このサービスの基本設計にも使われているプロジェクト推進メソッド「Project Sprint」に関する情報、プロジェクト推進のお役立ちTipsなどをお知らせしています。

illustration: Yamamoto Kana

プロジェクトに、個々の“重なり合わない視点”を存在させておく

 2022年7月からコパイロツトは18期目に入りました。18期も前のめりでプロジェクト推進に関わっていきます。どうぞよろしくお願いいたします。
 2018年に社内メンバーから経営に注力するよう告げられ、その通りにしようと思っていた時期もあったのですが、この1年を振り返ってみると、想定していたよりも現場に出て、プロジェクト推進のための活動していたようです。個人的な感覚として、現場でプロジェクト推進に関わり続けていないと、新しいものは出てこない実感があります。頭の中でだけ考えているのではなく、実際に手を動かして、時に検証をしながら発見をしていくサイクルは必要だと思っています。

 さて、そんなわたしですが、最近パートナー企業さんとともに「会議をうまく進められる会社を増やすためのグッド会議術プロジェクト(仮称)」をはじめました。そこで改めて、プロジェクトの立ち上げ時期の進め方における課題を抽出し、検証を繰り返しています。

 ひとつはプロジェクトの目的を言語化するプロセスについて。もうひとつはタスクを切り出していく際の考え方についてです。

 前者に関しては、わたしもこれまで何度もロジックモデルなどを活用し、プロジェクト憲章を書いたり、プロジェクトの目的やゴールの言語化を試みたりしてきました。ですが、わたしとの相性もあるのか、思うようには進められませんでした。
 そこで今回は少しそこから離れ、Project Sprint Questという研究開発活動のなかで焦点をあてている「個人はそもそも重ならない視点をもっている」という理解を応用してみました。そしてプロジェクトに参加しているメンバーが持つ目標や目的、あるいは思惑には幅がある現実に向き合ってみることにしました。
 個人が持つ目標や目的は、必ずしも広い範囲で重なり合っているとは限りません。ごくごく狭い範囲でしか重なり合っていないのに、その限られた範囲で共通項を見つけ、プロジェクトの目的を言語化していくのは至難の業です。
 その現実を前に、プロジェクトライフサイクルのどのタイミングであればプロジェクト憲章が書ける状態になってくるのかを考えてみました。
*プロジェクトが構想されてから完了に至るまでにプロジェクトチームが辿る一連のフェーズ。チームが現在どのフェーズにあるのかによって、取るべき行動や達成すべき状態は異なる。
 構想期、形成期、自律準備期、自律推進期、統合期というライフサイクルのなかで、プロジェクト憲章が書ける状態になるのは、「形成期」と「自律準備期」のちょうど間くらいなのではないかと思い至りました。要望を把握したり、情報を整理したり、時には調査をしたり。そのような活動をしていくうちに、プロジェクトメンバーの意識が揃ってくる。そこに至る前にプロジェクト憲章を書こうとしても、書けないのは当たり前のことです。
 さらに、最近わたしが使っているプロジェクト推進全体に関わる「活動」という概念においても、最初から全てを書くことは難しいと気づきました。「活動」は目的、背景、理由、前提・制約条件、期待、責務などの要素で構成されています。
 ゆえに今回の「グッド会議術プロジェクト」では、まず「目的」と「前提・制約条件」を書くところからはじめました。
 以前であれば、プロジェクトメンバー間で異なる意見をどうにかひとつにマージしようとしていましたが、今回はそうしませんでした。無理にひとつにするのではなく、個々が書き出した「目的」と「前提・制約条件」で重なり合う部分を見つけ、整理していく。それと同時に、重なり合わない部分も捨てずに存在させておくことにしました。各々の考えや思惑はある。けれどもそれは、必ずしもプロジェクトの共通の目的にはならないことを可視化する試みです。

 もう1点、タスクを切り出していく際の考え方について、今回は以前のように中間成果からバックキャスト的にタスクを切っていく方法をとらないことにしました。
 最終成果に至るための中間成果や進み方などはある程度まで想定しますが、それは必ずしも実現する未来像とイコールにはならないものです。イメージした通りの成果を実現することが目的ではないですし、その窮屈さが実際のタスクをつまらなくしている可能性もあるのではと考えています。インパクトが想定される成果のイメージはあっていいのですが、現実における「発見」を塗りつぶしてはならないのです。
 タスクを実行した結果、想定とは異なる道筋が現れることがあります。それを素直に喜べる状態であればいいのですが、想定通りの成果が出なかったときに、現実の成果を修正しようとしてしまうのであれば、注意が必要です。予め想定していた成果の中にプロジェクトを押しとどめてしまうのはもったいないことです。
 ……などと考えながら、検証しながら進めています。どのような結果になるかは、まだわかりません。結果が出ましたら報告しますね。
 
―――Motoi Sadakane

✍🏻 Update


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2022年5月17日(火)にオンラインイベント「新規事業開発・サービスデザイン業界で働く人たちの座談会 〜不確実性の高いプロジェクトをデザインする仕事〜」が株式会社NEWh主催で開催されました。
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