Copy
14. tbl. 10. nóvember 2021

(Vor)ráðstefna Þjóðskjalasafns eftir tvo daga

(Vor)ráðstefna Þjóðskjalasafns eftir tvo daga
(Vor)ráðstefna Þjóðskjalasafns Íslands verður haldin á Icelandair hótel Reykjavík Natura föstudaginn 12. nóvember nk. en einnig er hægt að fylgjast með henni í streymi. Yfirskrift ráðstefnunnar er Stafræn umbreyting stjórnsýslunnar. Staða og framtíð. Flutt verða fjögur erindi af fulltrúum frá fjármála- og efnahagsráðuneyti, Sambandi íslenskra sveitarfélaga, Tryggingastofnun ríkisins auk Þjóðskjalasafns Íslands.
 
Skráning á ráðstefnuna er í fullum gangi og má finna upplýsingar um dagskrá og skráningu hér.
 
Á ráðstefnunni verður sóttvörnum fylgt til hins ýtrasta og í ráðstefnusal verður rúmt um þátttakendur til að hægt sé að halda fjarlægðarmörk. Þeim tilmælum er beint til þeirra þátttakenda sem mæta á ráðstefnuna að gæta að sóttvörnum og virða fjarlægðarmörk.

Varðveisla atvinnuumsókna sem berast í gegnum þriðja aðila

Veiting starfa hjá hinu opinbera er stjórnvaldsákvörðun í skilningi 2. mgr. 1. gr. stjórnsýslulaga eins og Þjóðskjalasafn Íslands hefur áður fjallað um í Skjalafréttum og lögfræðiáliti varðandi eyðingu þeirra. Veiting starfa eru mál hjá afhendingarskyldum aðilum og því ber að fara með umsóknir, fylgiskjöl og önnur skjöl sem málsgögn og ber að skrá þau í skjalasafn á kerfisbundinn hátt og varðveita þau þannig að þau séu aðgengileg í samræmi við reglur nr. 85/2018. Þannig eru meðferð atvinnuumsókna á engan hátt öðruvísi en önnur mál sem koma til meðferðar hjá afhendingarskyldum aðilum.

Þetta á einnig við þegar afhendingarskyldir aðilar nýta þjónustu utanaðkomandi aðila í ráðningarmálum. Atvinnuumsóknir eru mál hjá afhendingarskyldum aðilum og því ber þeim að varðveita og skrá atvinnuumsóknirnar og tilheyrandi gögn í skjalasafni sínu í samræmi við ofangreindar reglur. Því er nauðsynlegt að afhendingarskyldur aðili fá öll gögn sem við eiga frá þeim aðila sem veitir þjónustu í ráðningarmálum og varðveiti í skjalasafni sínu. Einnig er minnt á að afhendingarskyldir aðilar sem nýta ráðningahluta Orra – Mannauðskerfis, sem hýst er hjá Fjársýslu ríkisins, þurfa að færa atvinnuumsóknir yfir í skjalasafn viðkomandi afhendingarskylds aðila og varðveita gögnin þar. Leiðbeiningar um Orra – Mannauðskerfi, þ.m.t. um ráðningahluta kerfisins má finna hér. Leiðbeiningar um flutning gagna úr ráðningakerfi má finna hér. Einnig er sérstaklega fjallað um varðveislu umsóknargagna í leiðbeiningum Fjársýslu ríkisins, sjá hér.

Um skilgreiningu á vinnuskjölum

Þjóðskjalasafni berast reglulega fyrirspurnir frá afhendingarskyldum aðilum um skilgreiningu á hugtakinu vinnuskjölum eða vinnugögnum. Í upplýsingalögum nr. 140/2012 er að finna skilgreiningu á hugtakinu en markmið laganna er að er að tryggja gegnsæi í stjórnsýslu og við meðferð opinberra hagsmuna m.a. með því að styrkja upplýsingarétt almennings. Í 6. gr. upplýsingalaga er kveðið á um skjöl sem undanþegin eru upplýsingarétti almennings en þar á meðal eru vinnugögn sem síðan eru skilgreind betur í 1. mgr. 8. gr. laganna. Þar stendur m.a.: „Vinnugögn teljast þau gögn sem stjórnvöld eða aðrir aðilar skv. I. kafla hafa ritað eða útbúið til eigin nota við undirbúning ákvörðunar eða annarra lykta máls“. Til að skjal teljist til vinnuskjals í skilningi upplýsingalaga þarf það því í reynd að vera undirbúningsgagn. Í  2. mgr. 8. gr. upplýsingalaga er svo kveðið nánar á um vinnugögn í skilningi laganna .

Rétt er að undirstrika að varðveisluskylda er á vinnuskjölum og má ekki eyða þeim nema samkvæmt heimild í 24. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Afhendingarskyldir aðilar þurfa að hafa vinnuskjöl aðgengileg en í 3. mgr. 8. gr. upplýsingalaga er kveðið á um hvenær stjórnvöld kunna að þurfa að veita aðgang að vinnuskjölum. Það á við um vinnuskjöl þar sem endanlega ákvörðun um afgreiðslu máls koma fram, þar koma fram upplýsingar sem skylt er að skrá skv. 27. gr. upplýsingalaga, vinnuskjöl þar sem koma fram upplýsingar um atvik máls sem ekki koma annars staðar fram og þar sem koma fram lýsingar á vinnureglum eða stjórnsýsluframkvæmd á viðkomandi sviði.

Vinnuskjöl geta haft tímabundið gildi fyrir afhendingarskyldan aðila en ávallt verður að huga að því hvaða upplýsingar er að finna í þessum gögnum þegar litið er til réttinda einstaklinga, hagsmuna stjórnvalda eða sögu íslensku þjóðarinnar. Þetta eru atriði sem afhendingarskyldir aðilar þurfa að hafa að leiðarljósi um vinnuskjöl eða vinnugögn í skjalasafni og hvaða áhrif þau hafa á lyktir mála og verkefna sem þeim ber að leysa úr eða afgreiða.

Minnt er á námskeið Þjóðskjalasafns Íslands varðandi skjalavörslu og skjalastjórn haustið 2021

16. nóvember kl. 10-11
Hvað á að gera við tölvupóstinn? Um varðveislu og eyðingu á tölvupósti

30. nóvember kl. 10-11
Tilkynningar á rafrænum gagnasöfnum.

7. desember kl. 10-11
Er röð og regla á málasafninu? Um gerð málalykla.


Hægt er að kynna sér námskeiðin nánar og skrá sig með því að smella hér
Vertu vinur okkar á Facebook Vertu vinur okkar á Facebook
Vefur Þjóðskjalasafns Vefur Þjóðskjalasafns
Þjóðskjalasafn Íslands © 2020 Þjóðskjalasafn Íslands, Allur réttur áskilinn.

Uppfæra upplýsingar um áskrift     Hætta í áskrift.






This email was sent to <<Netfang>>
why did I get this?    unsubscribe from this list    update subscription preferences
Þjóðskjalasafn Íslands · 162 Laugavegur · Reykjavík 105 Reykjavik · Iceland

Email Marketing Powered by Mailchimp