Veiting starfa hjá hinu opinbera er stjórnvaldsákvörðun í skilningi 2. mgr. 1. gr. stjórnsýslulaga eins og Þjóðskjalasafn Íslands hefur áður fjallað um í Skjalafréttum og lögfræðiáliti varðandi eyðingu þeirra. Veiting starfa eru mál hjá afhendingarskyldum aðilum og því ber að fara með umsóknir, fylgiskjöl og önnur skjöl sem málsgögn og ber að skrá þau í skjalasafn á kerfisbundinn hátt og varðveita þau þannig að þau séu aðgengileg í samræmi við reglur nr. 85/2018. Þannig eru meðferð atvinnuumsókna á engan hátt öðruvísi en önnur mál sem koma til meðferðar hjá afhendingarskyldum aðilum.
Þetta á einnig við þegar afhendingarskyldir aðilar nýta þjónustu utanaðkomandi aðila í ráðningarmálum. Atvinnuumsóknir eru mál hjá afhendingarskyldum aðilum og því ber þeim að varðveita og skrá atvinnuumsóknirnar og tilheyrandi gögn í skjalasafni sínu í samræmi við ofangreindar reglur. Því er nauðsynlegt að afhendingarskyldur aðili fá öll gögn sem við eiga frá þeim aðila sem veitir þjónustu í ráðningarmálum og varðveiti í skjalasafni sínu. Einnig er minnt á að afhendingarskyldir aðilar sem nýta ráðningahluta Orra – Mannauðskerfis, sem hýst er hjá Fjársýslu ríkisins, þurfa að færa atvinnuumsóknir yfir í skjalasafn viðkomandi afhendingarskylds aðila og varðveita gögnin þar. Leiðbeiningar um Orra – Mannauðskerfi, þ.m.t. um ráðningahluta kerfisins má finna hér. Leiðbeiningar um flutning gagna úr ráðningakerfi má finna hér. Einnig er sérstaklega fjallað um varðveislu umsóknargagna í leiðbeiningum Fjársýslu ríkisins, sjá hér.
|