|
We gaan als Greijdanus en Florion over op een nieuwe werkomgeving: Microsoft 365. Een belangrijke ontwikkeling die ons allemaal aan gaat!
Maar wat is Microsoft 365 (Ms365) en wat heeft 'Delen is het nieuwe mailen' hiermee te maken? Dat ontdek je in de komende nieuwsbrieven!
|
|
|
|
|
Even voorstellen
Voor je ligt de eerste nieuwsbrief vanuit het Project Ms365. We willen jullie de komende maanden informeren over de aanpak en voortgang van het project. We hopen daarmee veel vragen te beantwoorden en mocht je nieuwe vragen hebben, stel ze dan via Ms365@goon.nl.
Het project is een samenwerking tussen Florion en Greijdanus. GOON-ICT verzorgt voor beide organisaties de ICT en beiden willen de stap zetten naar betere manieren van samenwerking met Ms365. Over het waarom kom je meer te weten in de Vlog.
De leden van het projectteam komen dan ook uit beider organisaties. Van Florion nemen deel: Menno van de Merwe (locatiedirecteur), Arjen Paulusma (O-ICT) en Philip Kramer (B-ICT). Vanuit Greijdanus nemen deel: Ries de Vries (O-ICT), Jacoline Beek (Secretariaat) en Ellen Roerdink (PR). Vanuit GOON-ICT zijn Ronald Veldkamp en ondergetekende aangehaakt.
We hopen dat deze nieuwsbrieven je helpen om de ontwikkelingen rond Ms365 te volgen.
Clemens Broekroelofs
|
|
|
Vlog 1 'Delen is het nieuwe mailen'
|
|
|
Een nieuwe manier van werken brengt natuurlijk ook veel vragen met zich mee. In deze terugkerende rubriek behandelen we de belangrijkste vragen.
Wat betekent de overgang naar Ms 365 voor mijn werk?
De overgang naar Microsoft 365 heeft vooral invloed op de communicatie en de samenwerking tussen medewerkers onderling en eventuele externe contacten. De communicatie en samenwerking tussen medewerker en leerling/student blijft zoals het is. Programma’s zoals ParnasSys, Cloudwise, Somtoday en Learnbeat blijven bestaan.
Concreet betekent dit dat je inlogt via de internetbrowser op Microsoft 365 en van daaruit direct kan navigeren naar de juiste programma’s die je wil gaan gebruiken.
Wat gebeurt er straks met mijn mailbox?
Wanneer de nieuwe mailomgeving actief is, dan begint iedereen in principe met een lege mailbox. De Groupwise-mail wordt niet overgezet naar de nieuwe mailomgeving. Deze blijft minstens een jaar beschikbaar voor het raadplegen van je oude mail.
Wat gebeurt er met mijn eigen bestanden?
De documenten die staan onder ‘Mijn documenten’ op de server worden niet overgezet naar jouw ‘One-drive’. Deze bestanden zal je zelf moeten overzetten. Voor dit overzetten komt een handleiding, waarin je dit stap voor stap wordt uitgelegd. Deze situatie is voor jou misschien een mooi moment om je eigen bestanden alvast op te schonen. Doe je dit voor het overzetten van je eigen bestanden dan kun je met een schone start beginnen.
Ook voor het overzetten van je eigen bestanden heb je ruimschoots de tijd.
Wat gebeurt er met de gedeelde mappen die op de server staan?
Wanneer je rechten hebt tot gedeelde mappen, zullen deze beschikbaar blijven in de nieuwe omgeving. GOON-ICT zal de bestanden in overleg met de eigenaren overzetten naar de nieuwe omgeving (Teams).
|
|
|
Een nieuwe manier van samenwerken
|
|
|
De wens vanuit Florion en Greijdanus is om niet alleen maar Ms365 beschikbaar maken, maar juist ook een nieuwe manier van (samen)werken faciliteren. Iets daarvan zie je ook terug in de aanpak van het project.
Stap 1: Wensen van de gebruikers in beeld brengen door bijeenkomsten van gebruikersgroepen bestaande uit collega’s.
Stap 2: Met deze input wordt het systeem technisch ingericht.
Stap 3: Trainen van gebruikers door online trainingen en het train-the-trainer principe.
Stap 4: Starten met Microsoft 365 en samen wennen aan een nieuwe manier van werken. Elk team en elke afdeling op een passend tempo.
|
|
Hoe willen we graag dat Ms365 ons werk ondersteunt? Hoe werken we nu? En waar gaan we heen? Allemaal vragen die de afgelopen weken aan de orde kwamen bij de sessies met gebruikersgroepen (stap 1) van Ms365.
Denktanks
Gebruikersgroepen zijn denktanks vanuit Florion en Greijdanus. Personeel uit verschillende hoeken in de organisatie, administratief, onderwijs zaten bij elkaar om wensen voor het nieuwe systeem uit te spreken. De mogelijkheden binnen Ms365 zijn namelijk eindeloos! Om er voor te zorgen dat we straks niet verdrinken in al deze mogelijkheden worden er keuzes gemaakt. Wat werkt het beste voor Greijdanus en Florion?!
Wensen
Een aantal wensen die naar voren kwamen uit de sessies: gebruikersgemak, veiligheid (wie kan bij welke bestanden), collega’s makkelijk vinden en last but not least een knoppentraining. Want hoe gebruikersvriendelijk het systeem ook wordt ingericht, we kunnen straks allemaal wel wat uitleg gebruiken.
Bedankt voor het meedenken allemaal!
|
|
|
|
|
|
|
