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This year’s long range winter forecast – SNOW AND ICE!!!

Since our inception, slip and fall claims due to snow and ice remains the most frequent cause of loss and source of claims. Resulting injuries range from sprains to fractures to closed head injuries. These incidents are also one of the most preventable.

Before we’re covered with a cold white blanket, here are some tips to manage the risk related to outdoor slip and fall hazards:

Use a clearly marked site plan. When someone falls and is injured, the first question asked is who owns the property and who is responsible for its maintenance? Using a clearly marked site plan can indicate the areas that school staff is responsible to maintain and areas that any contractors are required to maintain.  This can also ensure no areas that are the school’s responsibility go unmaintained and can identify any questionable areas.

This documentation is an important component of demonstrating that there was a reasonable system of inspection and maintenance in place.

Identify and mark potential “highly vulnerable” areas on the school property. Check outdoor walking surfaces for low spots, cracks and other defects that contribute to or are susceptible to water pooling and ice formation.

Pay close attention to high traffic areas such as parking lots, walkways, entries and exits.

To prioritize inspection and maintenance, mark the areas on the school’s site plan. Optimally, repair deficiencies as soon as possible.

Identify unmaintained paths and use signage. There may be various reasons for not maintaining paths, including the impracticality of salting large areas and the resulting cost constraints. Vehicles may not be able to access areas to spread salt, and concerns about the weight of vehicles damaging drain tiles or other infrastructure. There may also be concerns of salt draining into the water table in rural areas.

Warning users by installing signage at the pathway entry points will notify them that there is no winter maintenance and to take extra care.

OSBIE’s recommended wording is “Use at your own risk – no winter maintenance”.

Site specific winter maintenance instructions. What happens should the custodian be absent, and a mid-afternoon snowstorm blows in? Ensure clear instructions are available so that replacement staff are aware of the winter maintenance requirements. Processes may differ from school to school depending on the region and/or contractor used. Some snow contractors will attend automatically, others may need to be notified. This can also be helpful should any problem areas require special attention. As a second line of defense, leave an extra copy with the school office.

Remember…inspect, identify, maintain and document!!!

In Ontario, having a winter without snow is not an option. We can all do our part to prevent injures related to winter conditions.

***

Gestion proactive des risques liés aux glissades et chutes

Les prévisions hivernales à long terme de cette année – NEIGE ET GLACE!!!

Depuis notre création, les réclamations pour glissades et chutes causées par la neige et la glace demeurent la cause de sinistres et la source des réclamations les plus fréquentes. Les blessures qu’une telle chute peut entraîner comprennent les foulures, les fractures et les traumatismes crâniens fermés. Ces incidents sont également parmi les plus évitables.

Avant qu’une couche de neige nous recouvre, voici quelques conseils pour gérer les risques de glissade et de chute à l’extérieur :

Ayez un plan du site clairement identifié. Lorsqu’une personne fait une chute et se blesse, les premières questions qui se posent sont « À qui appartient la propriété? » et « Qui est responsable de son entretien? » Le fait d’avoir un plan du site clairement identifié peut indiquer les zones qui doivent être entretenues par le personnel de l’école et celles qui doivent être entretenues par les entrepreneurs. Cela peut également veiller à ce qu’aucune zone relevant de la responsabilité de l’école ne soit pas entretenue et relever toute zone douteuse.

Ce document est une composante importante permettant de démontrer que des méthodes d’inspection et d’entretien étaient en place au moment de l’incident.

Identifiez et marquez les zones « très vulnérables » potentielles sur le terrain de l’école. Inspectez les surfaces de marche extérieures de votre propriété pour détecter les sections affaissées, les fissures et les autres défauts susceptibles de favoriser l’accumulation d’eau et la formation de glace.

Portez une attention particulière aux endroits très passants comme les stationnements, les allées, les entrées et les sorties.

Pour accorder la priorité à l’inspection et à l’entretien, marquez les zones sur le plan du site de l’école. Idéalement, vous devriez réparer ces défauts sans tarder.

Repérez les sentiers non entretenus et utilisez la signalisation. Il peut y avoir diverses raisons pour ne pas maintenir les sentiers, notamment l’impraticabilité du salage de grandes surfaces et les contraintes de coûts qui en découlent. Il se peut que les véhicules ne soient pas en mesure d’accéder aux zones pour épandre du sel et que le poids des véhicules endommage les tuiles de drainage ou d’autres infrastructures. Il peut aussi y avoir des préoccupations relativement au drainage du sel dans la nappe phréatique en milieu rural.

Le fait d’avertir les utilisateurs en installant des panneaux aux points d’entrée du parcours les avisera qu’il n’y a pas d’entretien hivernal et qu’ils doivent faire preuve d’une grande prudence.

Le Fonds d’échange d’assurance des conseils scolaires de l’Ontario (OSBIE) recommande la formulation suivante : « Utiliser à vos propres risques – pas d’entretien hivernal ».

Instructions d’entretien hivernal propres au site. Que se passe-t-il si le concierge est absent et qu’une tempête de neige survient en milieu d’après-midi? Assurez-vous que des instructions claires sont disponibles pour que le personnel de remplacement soit au courant des exigences d’entretien hivernal. Les processus peuvent varier d’une école à l’autre selon la région ou l’entrepreneur utilisé. Certains entrepreneurs en déneigement se présenteront automatiquement, d’autres pourraient devoir être avisés. Cela peut également être utile si des zones problématiques exigent une attention particulière. En deuxième ligne de défense, laissez une copie supplémentaire au bureau de l’école.

Rappel : inspecte, identifier, tenir à jour et documenter!!!

En Ontario, il est impossible d’avoir un hiver sans neige. Nous pouvons tous jouer un rôle dans la prévention des blessures liées aux conditions hivernales.

Our mailing address is:
OSBIE
91 Westmount Rd
Guelph, ON N1H 5J2
www.osbie.on.ca

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