Copy

Fijn dat we je aandacht hebben voor deze nieuwsbrief. We streven ernaar om onze nieuwsbrief over de overstap Microsoft 365 zo goed mogelijk af te stemmen op de vragen die binnen de organisatie(s) leven. Dus heb je een vraag? Mail die dan naar ms365@goon.nl! 

Beste collega,

Het zit er nu echt aan te komen, dinsdag 29 maart komt de mail binnen in de nieuwe Microsoft omgeving! De eerste trainingen zijn ingepland of zelfs al gegeven, zodat jullie kennismaken met het nieuwe systeem. Mooi om te zien dat men ernaar uitkijkt en dat we samen streven naar op een goede manier digitaal werken. 
In deze nieuwsbrief willen we jullie graag meenemen in een verdere verdieping van het werken binnen Ms365 en wat dit voor jou als gebruiker betekent. 
De technische inrichting wordt op dit moment gedaan, dit brengt veel werk met zich mee, want we willen de omgeving zo goed mogelijk laten werken. Zodat delen is het nieuwe mailen ook echt een plek kan krijgen in onze manier van werken.
Ik wil je veel leesplezier toewensen,

Namens de projectgroep Ms365
Menno van de Merwe (Schoolleider binnen Florion)

29 maart komt eraan, Ms365 komt eraan.
En we moeten nog een nieuwe manier van werken aanleren. HELP! 


Vanaf volgende week komen er instructiefilmpjes beschikbaar waarmee we de basis van de belangrijkste programma's uitleggen. Die kun je op je eigen moment bekijken en terugkijken. Ook na de ingebruikname kun je deze instructiefilmpjes gebruiken als naslagwerk.
Belangrijkste veranderingen
 
Email in Outlook
Persoonlijke bestanden overzetten naar OneDrive
Gedeelde bestanden (m:schijf) overzetten naar Teams
Start Microsoft Teams
2FA (extra beveiliging) instellen
Email in Outlook
Vanaf 29 maart komen de nieuwe emails binnen in de Ms365-omgeving in Outlook. Op het personeelsportaal en GOON-portaal wijzigen we de knop, zodat je niet hoeft te zoeken naar Outlook.
Vanaf dat moment komt email dus niet meer in GroupWise binnen, maar je kunt nog wel mail verzenden vanuit GroupWise. Je kunt dus nog wel reageren op een email die je vlak voor de 29ste hebt ontvangen. Groupwise blijft beschikbaar tot eind mei, daarna gaat het ‘op slot’ en kun je er allen nog bij als archief.

De emailbox wordt dus niet overgezet van de oude naar de nieuwe omgeving. Niet alleen omdat het een tijdrovende en kostbare klus is, maar ook omdat we met de nieuwe omgeving ook het nieuwe werken willen stimuleren, waarbij delen het nieuwe mailen is. De oude mailbox blijft nog wel enkele jaren beschikbaar als naslagwerk en archief.
Bestanden in OneDrive en Teams
Persoonlijke bestanden overzetten
Vanaf het moment dat Ms365 beschikbaar is, kun je je persoonlijke bestanden (meestal op L: schijf of in ‘Mijn documenten’ op VDI) verplaatsen naar OneDrive. Door ze te verplaatsen raak je niet in de war en is er maar 1 versie van elk bestand. Je kunt dit op je eigen tijd plannen, en het hoeft ook niet op stel en sprong. Je kunt tot juni ‘op de oude manier’ blijven werken met je persoonlijke bestanden op de L: schijf, daarna kun je bestanden op L: niet meer wijzigen of toevoegen. Tegen die tijd is het wel handig als je dan de boel hebt overgezet, maar we raden het aan om dit zo snel mogelijk te doen.

Gedeelde bestanden overzetten
De gedeelde bestanden (Meestal op M: schijf) zijn van nature al gericht op samenwerking. Vandaar dat we die naar een Teams-omgeving willen verplaatsen. We verwachten in principe dat je dit zelf doet. Mocht je er niet uitkomen of vragen hebben, neem dan contact op met GO|ON ICT.
Microsoft Teams
Bij de ingebruikname op 29 maart zijn nog niet meteen alle denkbare samenwerkingsverbanden in MsTeams beschikbaar als Team. We beperken ons bij de start tot de ‘gewone’ teams binnen de organisatie.
2FA instellen
Met het gebruik van Ms365 werken we nóg meer in de Cloud. Daarom is een extra beveiligingslaag nodig. Belangrijke documenten en gevoelige informatie moeten alleen te lezen zijn voor de mensen die het mogen lezen. Om het werken op de computer nog iets veiliger te maken, gaan we binnen Florion en Greijdanus werken met een two factor authenticatie (2FA).

Dit is een methode waarbij je twee stappen succesvol moet doorlopen om toegang te krijgen tot je nieuwe Microsoft 365 programma’s. Door middel van deze methode wordt de echtheid van de gebruiker gecontroleerd: ben jij wie je zegt dat je bent?

De eerste stap is het invoeren van een gebruikersnaam en jezelf gekozen wachtwoord. De tweede stap bestaat uit een tweetal mogelijkheden: 1. een sms-code die je ontvangt van Microsoft en die je moet invoeren op je computer. 2. De tweede mogelijkheid is het geven van goedkeuring via de Microsoft authenticator app die je installeert op je telefoon. Alleen wanneer beide combinaties juist zijn, heb je toegang tot je programma’s.

We hebben het zo ingeregeld dat als je binnen de muren van een van de GOON locaties werkt hier minimaal last van hebt. Wel moet je binnen een maand na 29 maart eenmalig een eenvoudig stappenplan doorlopen. Dit kunnen we helaas niet voor je doen, dat moet je echt zelf.

Wij begrijpen dat deze beveiliging vragen kan oproepen. Wacht niet te lang en mail ze ons. Je krijgt binnenkort meer informatie over wat er precies van je wordt verwacht en hoe dat eruit ziet. Tijdens de trainingen zullen de trainers hier ook aandacht aangeven.
Vragen? Klik hier om een mail te sturen!
Afronden VDI
Het is al eerder benoemd: het afronden van VDI staat  los van het project Ms365. Maar er zijn uiteraard wel relaties tussen de twee. Binnen Florion en Greijdanus is gecommuniceerd hoe de werkplekken er ná VDI uit komen te zien.
Een kijkje in de ICT-keuken
De afgelopen jaren hebben we op allerlei ICT-onderdelen keuzes gemaakt die ervoor zorgen dat we nu deze overstap maken. De overgang naar Microsoft 365 is niet alleen een functionele wens vanuit de gebruiker, maar ook vanuit de ICT-afdeling. We kunnen nu een aantal lang gekoesterde wensen uitvoeren waarmee we straks beide organisaties nog beter ondersteunen. Door deze overstap nemen we afscheid van oude systemen en servers die veel beheer vragen van onze afdeling. Hierdoor kunnen we straks makkelijker verbindingen leggen met onze onderwijspartijen, zonder beveiliging en toegankelijkheid te verliezen. Een voorbeeld is dat je zelf - zonder tussenkomst van de Servicedesk - je wachtwoord kan wijzigen als je hem bent vergeten.
Kortom er is al veel werk verzet en we zien uit naar 29 maart!
 
Ronald Veldkamp (Teamleider Backoffice GO|ON ICT)
Veelgestelde vragen
V: Heel veel zaken gaan online. Maar er zijn ook leerlingen die bijvoorbeeld met .exe programma’s werken. Deze programma’s moet je downloaden. Dit gaat via de N-schijf en dan kunnen leerlingen er mee werken. Hoe gaat dit straks?
A: Dit zal voorlopig (tot nader orde) op dezelfde manier gaan. Werken met Ms365 sluit het gebruik van N-schijven niet uit. Hoe dit op termijn vorm krijgt, nemen we als projectgroep mee om te onderzoeken en in overleg te gaan met betrokken collega's.

V: Voor het werken met bijvoorbeeld ‘Raspberry pies’ zijn beeldschermen nodig (want een chromebook kan dat niet). Dus er zijn voldoende (losse) beeldschermen nodig. Als VDI verdwijnt, verdwijnen dan deze beeldschermen ook? Hoe kunnen we dat oplossen?
A: Er zijn meer dan voldoende schermen. In de microplanning rond aanpassingen van werkplekken wordt hier zeker rekening mee gehouden. De werkplek-omzetting staat los van de introductie van Ms365. VDI is tot eind van het schooljaar beschikbaar en de verwachting is dat de gehele omzetting ook zeker wel zo lang zal duren.

V: Leerlingen werken met bestanden, bijv. voor het oefenen van examens. Die staan normaal (via VDI) op de N-schijf. Als dat wegvalt, moeten de leerlingen dan met bijvoorbeeld usb-sticks werken en zo de boel overzetten via een laptop? Tenzij je gaat downloaden op ‘Onedrive’, maar als leerlingen niet uitloggen (en dat doen ze vaak niet)...
A: VDI is tot eind van het schooljaar beschikbaar, dus we hebben nog even tijd om dit op te lossen. Wellicht bekijken met Google hoe we de potentiële bezwaren en gevaren kunnen wegnemen/voorkomen.

V: Ik weet niet wanneer de training is, maar als het april is, dan gaat de focus op de examens in de bovenbouw. Dan is er geen ruimte voor trainingen … Ik hoop dat hier rekening mee gehouden is.
A: Zeker is daar rekening mee gehouden. Maar gedurende het jaar is er eigenlijk geen enkel geschikt moment om zonder obstakels een migratie te plannen. Volgens ons is de gekozen periode het minst vervelend. Daarbij is het belangrijk te benoemen dat er ruimte is om het gebruik van Ms365 uit te stellen.
Meer vragen?
We merken dat er verschil in beleving is: een groot aantal collega's kijkt uit naar de nieuwe omgeving, maar er zijn ook collega’s die het nieuwe werken met Microsoft 365 nog niet zo op hun netvlies hebben. Behoor jij tot die laatste groep? Dan willen we je aanmoedigen om te mailen als er vragen zijn. Stel ze via Ms365@goon.nl!
Vorige nieuwsbrief teruglezen? Klik hier!
Bekijk de nieuwsbrief in je browser.
INFORMATIE
Mocht je vragen hebben na het lezen van deze nieuwsbrief, dan kun je contact met ons opnemen via: ms365@goon.nl 
  
Zwolle, 4 maart 2022
 






This email was sent to <<Email Address>>
why did I get this?    unsubscribe from this list    update subscription preferences
Greijdanus · Campus 5 · Zwolle, Ov 8017CB · Netherlands

Email Marketing Powered by Mailchimp