Í öðru tölublaði Skjalafrétta, dags. 21. febrúar 2022, var skráning á Norræna skjaladaga auglýst sem fara fram í Stokkhólmi í Svíþjóð daga 1.-2. september 2022. Skráning er opin til 25. apríl en hægt er að snemmskrá sig til 4. apríl nk.

Norrænir skjaladagar eru einn meginvettvangur norrænna skjalasafna og samstarfs norrænna þjóðskjalasafna. Ráðstefnan byggir á langri hefð og hefur verið haldin að jafnaði þriðja hvert ár frá 1935. Þetta er í 26. skipti sem hún fer fram og að þessu sinni bæði staðbundið og í gegnum vefinn. Þema ráðstefnunnar í ár eru „Skjalasöfn og samfélagið“.

Nánari upplýsingar og skráning á vef ráðstefnunnar: Norrænir skjaladagar 2022

Veiting starfa hjá hinu opinbera er stjórnvaldsákvörðun í skilningi 2. mgr. 1. gr. stjórnsýslulaga eins og Þjóðskjalasafn Íslands hefur áður fjallað um í Skjalafréttum og lögfræðiáliti varðandi eyðingu þeirra. Veiting starfa eru mál hjá afhendingarskyldum aðilum og því ber að fara með umsóknir, fylgiskjöl og önnur skjöl sem málsgögn og ber að skrá þau í skjalasafn á kerfisbundinn hátt og varðveita þau þannig að þau séu aðgengileg í samræmi við reglur nr. 85/2018. Þannig eru meðferð atvinnuumsókna á engan hátt öðruvísi en önnur mál sem koma til meðferðar hjá afhendingarskyldum aðilum.

Þetta á einnig við þegar afhendingarskyldir aðilar nýta þjónustu utanaðkomandi aðila í ráðningarmálum. Atvinnuumsóknir eru mál hjá afhendingarskyldum aðilum og því ber þeim að varðveita og skrá atvinnuumsóknirnar og tilheyrandi gögn í skjalasafni sínu í samræmi við ofangreindar reglur. Því er nauðsynlegt að afhendingarskyldur aðili fá öll gögn sem við eiga frá þeim aðila sem veitir þjónustu í ráðningarmálum og varðveiti í skjalasafni sínu. Einnig er minnt á að afhendingarskyldir aðilar sem nýta ráðningahluta Orra – Mannauðskerfis, sem hýst er hjá Fjársýslu ríkisins, þurfa að færa atvinnuumsóknir yfir í skjalasafn viðkomandi afhendingarskylds aðila og varðveita gögnin þar. Leiðbeiningar um Orra – Mannauðskerfi, þ.m.t. um ráðningahluta kerfisins má finna hér. Leiðbeiningar um flutning gagna úr ráðningakerfi má finna hér. Einnig er sérstaklega fjallað um varðveislu umsóknargagna í leiðbeiningum Fjársýslu ríkisins, sjá hér.

Komin er ný dagsetning fyrir námskeiðið Spurt og svarað um rafræn gagnasöfn og mun það fara fram miðvikudaginn 8. apríl kl. 10. Til stóð að halda námskeiðið 1. mars sl. en því þurfti að fresta vegna óviðráðanalegra orska.
 
Á námskeiðinu munu sérfræðingar Þjóðskjalasafns í rafrænni skjalavörslu sitja fyrir svörum um allt á milli himins og jarðar sem varðar myndun, varðveislu og afhendingu úr rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila.
 
Skráning er hafin á ráðgjafarvef Þjóðskjalasafns vegna skjalavörslu og skjalastjórnar, sjá hér: Námskeið Þjóðskjalasafns Íslands

Skráningu lýkur þriðjudaginn 7. apríl kl. 16.

Ekki er gerð krafa um að skrá þurfi hvert einstakt skjal við frágang pappírsskjalasafns. Gert er ráð fyrir að geymsluskrá sé í samræmi við hvernig unnið var með skjölin og að skráningin sé með þeim hætti að hún tryggi leitarbærni í skjalasafninu. Í reglum nr. 573/2015 um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila er gerð krafa um að skrá skuli hverja örk, sem getur verið bók eða innihald einnar möppu, sem sérfærslu í geymsluskrá.

Fleiri spurningar og svör má finna á ráðgjafavef Þjóðskjalasafns Íslands: Spurt og svarað