Algemene Ledenvergadering

V iew this email in your browser

NIEUWSBRIEF 2020 - 7

Datum, tijd en plaats: dinsdag 13 oktober 2020, vanaf 20.00 uur in zaal prins Willem-Alexander van het hotel Mastbos.

Breda, 21 september 2020
Aan de leden van de bewonersvereniging Ruitersbos.

Het bestuur nodigt u uit voor het bijwonen van de ALV 2020. Eerder dit jaar hebben wij deze bijeenkomst moeten uitstellen vanwege Corona. Statutair zijn wij echter verplicht om voor eind oktober een ALV te houden. Daarom heeft het Bestuur besloten om toch een ALV te agenderen.

Hieronder treft u de agenda aan en nadere informatie.
In het kader van de coronamaatregelen en om inzicht te krijgen in het aantal leden dat aanwezig wil zijn, vragen wij u uw deelname uiterlijk per 7 oktober 2020 bij het secretariaat te melden. Dat kan door middel van een email of een briefje aan secretaris@bewonersverenigingruitersbos.nl (bijlage 1).

In verband met de gezondheidsrisico’s tijdens grotere bijeenkomsten hebben we overwogen om deze bijeenkomst virtueel (dus via een videoconferentie systeem) plaats te laten vinden. Echter de ervaring leert dat zo’n vergadering op afstand niet altijd goed gaat. Dit is met name het geval indien deelnemers geen ervaring hebben met virtueel vergaderen. Wij hebben daarom besloten een fysieke bijeenkomst te organiseren waarbij de afstands- en hygiëne richtlijnen strikt zullen worden gehanteerd.

Als U deel gaat nemen aan deze ALV vragen wij U nadrukkelijk om gedisciplineerd de 1,5 meter afstand tot andere leden te respecteren. Indien U niet aan de fysieke bijeenkomst wilt of kunt deelnemen wijzen wij u op de mogelijkheid om te stemmen per volmacht. U kunt uw stem laten uitbrengen door ieder ander lid van de vereniging. Een machtigingsformulier is aan dit schrijven toegevoegd (bijlage 2). Het getekende formulier dient vóór aanvang van de vergadering aan de secretaris te zijn gestuurd of overhandigd.

De vergadering zelf zal zo snel mogelijk worden afgehandeld. Er is geen pauze voorzien. De te bespreken documenten zijn reeds aan U toegestuurd door middel van een nieuwsbrief of aan deze uitnodiging toegevoegd. Indien U op voorhand vragen of opmerkingen heeft, wordt U verzocht deze zo mogelijk schriftelijk in te dienen en wel uiterlijk op 7 oktober. Het bestuur zal alle ingediende vragen per nieuwsbrief beantwoorden vóór de geplande vergadering. Tijdens de vergadering zal vervolgens elk agendapunt kort worden behandeld en -indien van toepassing- de aanwezige leden worden gevraagd om hun stem uit te brengen.

Op deze wijze vertrouwt het bestuur erop dat we recht doen aan het democratisch proces van een vereniging en tegelijkertijd de gezondheid van onze leden kunnen blijven borgen.

Tot spoedig.

Agenda

1. Welkom en opening
2. Vaststelling agenda
3. Vaststelling notulen van de vorige ALV van 19 juni 2019. De concept notulen zijn op 2 mei 2020 aan U gestuurd met de nieuwsbrief 2020-4.
4. Mededelingen van het bestuur
•   Latere datum van de ALV: Vanwege de ‘Corona’ perikelen en de daarmee gepaard gaande gezondheidsrisico’s voor bijeenkomsten met grote groepen heeft het bestuur in het voorjaar besloten de vergadering over de vakantieperiode heen te tillen. De tijdelijke ‘corona’ wet maakte dat mogelijk. Door middel van onze nieuwsbrief 2020-4 van 2 mei 2020 hebben wij de leden daarvan in kennis gesteld. Ook is per die datum het jaarverslag beschikbaar gesteld evenals het oordeel van de kascommissie.
•   Een aantal belangrijke projecten zijn momenteel in behandeling zoals de herinrichting van de Willem van Oranjelaan en Ruitersboslaan, studentenhuisvesting in het BUAS gebouw aan de Sibeliuslaan, de bouw van huizen achter de burg. de Manlaan nr 2 en de westzijde van de Guljélaan. In de diverse nieuwsbrieven is de stand van zaken weergegeven. Indien U daar nog vragen over heeft dan horen we dat graag.
5. Jaarrekening 2019
•   Deze is per 2 mei aan de leden verstuurd (nieuwsbrief 2020-4).
•   Verslag van de Kascommissie. Deze is per 2 mei aan de leden verstuurd (nieuwsbrief 2020-4)
•   Jan de Lint heeft nu tweemaal deel uit gemaakt van de kascommissie en wordt van harte bedankt voor zijn nuttige werk. Het andere lid van de kascommissie Pieter Mooten worden voorgedragen voor herbenoeming. Een tweede lid van de kascommissie zal vóór of tijdens de ALV worden voorgedragen. De leden wordt gevraagd met herbenoeming en voordracht in te stemmen.
6. Decharge bestuur
De ledenvergadering wordt gevraagd het bestuur decharge te verlenen.
7. Begroting 2020 en 2021 en vaststellen contributie:
De begroting voor het jaar 2020 is vermeld in de jaarrekening 2019. Als bijlage 3 is eveneens de begroting voor het jaar 2021 toegevoegd. Het bestuur stelt voor de contributie niet te veranderen. De leden worden gevraagd met dit voorstel in te stemmen.
8. Activiteitencommissie
De activiteitencommissie heeft haar werkzaamheden vanwege Corona noodgedwongen grotendeels moeten opschorten. Zodra de omstandigheden het toelaten zullen de activiteiten weer worden hervat. De activiteiten die desondanks hebben plaatsgevonden zijn uitgebreid gedocumenteerd in de diverse nieuwsbrieven.
Het bestuur dankt de leden van de AC voor hun niet aflatende inzet ondanks de moeilijke omstandigheden.
9. Samenstelling bestuur
a. Zoals in de nieuwsbrief 2020-5 van 29 juli al is gemeld heeft de penningmeester Herman Hagenbeek als gevolg van zijn verhuizing naar buiten de wijk zijn functie ter beschikking gesteld. Het bestuur bedankt Herman voor zijn inzet en vraagt de leden in te stemmen met zijn ontslag.
Als zijn vervanger heeft het bestuur Ed Schless bereid gevonden tot het bestuur toe te treden en vraagt de leden in te stemmen met zijn benoeming.
b. Ter versterking van het bestuur wordt Berend Jan Palamba als nieuw bestuurslid voorgedragen. Het is de bedoeling dat Berend Jan zich vooral zal gaan bezighouden met ledenbeheer en -administratie. Berend Jan werkt als sales & marketing manager bij CLB, een bedrijf in de zorgsector waar innovatie en praktijkgerichte oplossingen voor de cliënt, patiënt of bewoner centraal staat. Berend Jan woont met Annet en dochter Lauren in de Ruitersboslaan.
c. Andere mutaties: het bestuur spreekt nog met enkele potentiële bestuurskandidaten. Vóór of tijdens de vergadering zullen wij daarover berichten en zo nodig de goedkeuring voor benoeming aan de leden vragen.
10. Rondvraag
11. Sluiting

Bijlagen
1.   Opgave deelname ALV
2.   Machtigingsformulier
3.   Begroting 2020 & 2021

Aanmelding deelname ALV (af te leveren uiterlijk 7 oktober 2020)

Aan: secretaris bewonersvereniging Ruitersbos

Ondergetekende,
Naam
Adres
Tel.nr
Email

Zal deelnemen aan de Algemene vergadering van de bewonersvereniging Ruitersbos
of
Per email naar secretaris@bewonersverenigingruitersbos.nl

Per post:
bewonersvereniging Ruitersbos
Montensbos 29
4837 CC Breda

VOLMACHT

Met dit formulier geef ik, lid van bewonersvereniging Ruitersbos (en bij deze volmachtgever)

naam:               ……………………………………………………………………………………………

adres:                ……………………………………………………………………………………………

postcode, woonplaats:       ……………………………………………………………………………………………

een volmacht aan mede-bewonersvereniging Ruitersboslid (en bij deze gevolmachtigde)

naam:               ……………………………………………………………………………………………

adres:                ……………………………………………………………………………………………

postcode, woonplaats:       ……………………………………………………………………………………………

om voor en namens mij de ALV van 13 oktober 2020 bij te wonen, het woord te voeren en te stemmen.

Plaats:           Breda,

Datum:        …………………………………………………………………………………………………………

Handtekening:    …………………………………………………………………………………………………………

In te leveren bij de secretaris of per mail te sturen secretaris@bewonersverenigingruitersbos.nl

voorafgaand aan de ALV van 13 oktober 2020

Begroting 2021

Begroting Begroting
2021 2020

Baten

Contributie 4350 4350

Entreegelden 450 450

Rente 20 20

totalen van de baten 4820 4820

Lasten

Bestuur 300 300

Vergaderingen/Bijeenkomsten 2000 2000

Secretariaat 1100 1100

Activiteiten 500 500

Website Software 600 600
Representatie 50 50
Bankkosten 150 150

Diversen 0 0

totalen van de lasten 4700 4700

Voordelig (-nadelig ) saldo 120 120

Copyright © 2020 Bewonersvereniging Ruitersbos, All rights reserved.

Want to change how you receive these emails?
You can update your preferences or unsubscribe from this list.