|
Algemene LedenVergadering
wordt online-bijeenkomst
op 24 september om 20:00
Je kan je nog steeds opgeven door een e-mail te sturen naar communicatie@manegedehazelaar.nl.
Je krijgt dan een uitnodiging voor een video conferentie, die je op je smartphone, of op je laptop kan gebruiken, als je hem op je PC wilt gebruiken heb je een webcam en een microfoon/headset nodig.
Lees verder goed de onderstaande uitleg:
Zoals al een aantal keer gemeld in onze nieuwsbrieven vindt aanstaande donderdag 24 september om 20.00 uur de jaarlijkse Algemene LedenVergadering van onze rijvereniging plaats. Deze ALV had normaal gesproken eerder plaatsgehad, maar is verplaatst naar september door de Coronamaatregelen. Opnieuw dreigt deze ALV door een nieuwe uitbraak van Corona in onze stad en regio niet door te kunnen gaan. Maar dat laten we niet gebeuren, een ALV dient plaats te vinden en mag niet te lang worden uitgesteld. Daarom gaan we het online doen! Dat dit allemaal niet zo ingewikkeld is als het lijkt en hoe we dit voor de deelnemers zo toegankelijk mogen willen maken, leest u hieronder.
Voor de duidelijkheid, deze ALV is nog niet verboden door de overheid, maar ons als bestuur is het ontraden het live doorgang te laten vinden. Niet alleen in Rotterdam en omgeving, ook op De Hazelaar zelf zijn er momenteel mensen ziek en laten zich testen (nog geen Corona vastgesteld) en zoals de woordvoerder van de GGD Rotterdam zei: “Niet alles wat (nu nog) mag, moet je ook doen! Weeg goed af welke belangen het grootst zijn.” Bijeenkomen op de manege betekende in ieder geval buiten op de parkeerplaats vergaderen omdat het terras te klein is voor de anderhalve meter afstand tussen de aangemelde deelnemers, evenals de binnenruimte, die sowieso ontraden wordt. En de buitenbak wordt zo veel mogelijk gebruikt voor lessen. Zo’n vergadering buiten op een parkeerplaats in de schemer/het donker en bij de lage avondtemperaturen is geen optie, temeer besmetting daarmee ook niet volledig kan worden uitgesloten. Om de continuïteit van de vereniging te waarborgen en omdat bepaalde besluiten volgens onze statuten genomen dienen te worden, laten we de ALV nu online doorgaan.
Wat betekent dat voor onze leden? We beschrijven stap voor stap hoe online deelname aan de ALV er uit gaat zien. Deze stappen zijn conform het protocol voor online ALV’s van de NOC*NSF (https://nocnsf.nl/sportdeelname/onze-diensten/advies-over-organiseren-algemene-vergadering-tijdens-de-coronacrisis)
 Aanmelding
Iedereen diende zich voor deze ALV al online aan te melden via de link in de nieuwsbrieven. Leden die zich reeds aangemeld hebben zijn bij het bestuur bekend en hoeven zich niet opnieuw aan te melden, zij krijgen de uitnodiging op het e-mail adres van aanmelding. Aanmelden kan nog tot maandag 21 september as. 12.00 uur via communicatie@manegedehazelaar.nl. Bij aanmelding zal nu ook om het emailadres gevraagd worden waar de uitnodiging tot deelname naar toe kan worden gestuurd. Eventuele vragen aan het bestuur of voorstellen dienen (kort toegelicht) bij de aanmelding te worden gevoegd.
Geen mogelijkheid tot online deelname?
Leden die deel willen nemen aan de ALV, maar niet beschikken over een smartphone, laptop of pc met webcam en microfoon, of niet in staat zijn deelname voor zichzelf te organiseren, kunnen het bestuur benaderen op bestuur@manegedehazelaar.nl Wij helpen binnen onze mogelijkheden bij het vinden van een oplossing.
Start bijeenkomst
Via de mail krijgen de aangemelde deelnemers een link toegestuurd waarop geklikt kan worden kort voor de ALV begint. Degene die de ALV technisch begeleidt, laat de deelnemers toe in de vergadering. Bij het toesturen van de link zal ook uitleg worden gegeven over de manier waarop alles werkt.
Stukken die behandeld worden tijdens de ALV
Bij een ALV horen stukken die besproken worden tijdens de bijeenkomst en een agenda waarop alle punten staan die naar voren komen. Alle leden die zich aangemeld hebben, (ook de leden die bepaalde stukken al hebben opgevraagd) krijgen zo snel mogelijk na het sluiten van de aanmeldtermijn de volgende stukken toegestuurd:
- Agenda met daarin opgenomen de vragen/voorstellen die ingediend zijn;
- Concept-jaarrekening 2019, die door de kascommissie reeds is goedgekeurd;
- Voorstel contributie voor het jaar 2021;
- Notulen ALV d.d. 11 april 2019 en de extra ALV d.d. 14-11-2019 (statutenwijziging).
Stemmen
De notulen van de vorige twee ALV’s moeten worden vastgesteld. En over de concept-jaarrekening en het contributievoorstel moet worden gestemd. Zorgvuldig en rechtsgeldig stemmen tijdens een online ALV vergt een zogenaamde stemtool, een aanvullend computerproramma dat speciaal ontwikkeld is om iedereen die meevergadert op een eerlijke wijze te laten stemmen. Dat is op deze korte termijn echter niet haalbaar. Bovendien willen we het risico niet lopen dat de techniek ons op die momenten in de steek laat. Daarom kiezen we ervoor om vooraf stemmen op te halen. Dat is een tweede mogelijkheid om rechtsgeldig te stemmen.
 Dit houdt in dat alle deelnemers bij het toesturen van de stukken het verzoek ontvangen hun stem uit te brengen per mail, m.b.t. de concept-jaarrekening 2019 en het contributievoorstel 2021. En hen gevraagd wordt aan te geven of de notulen in de huidige vorm kunnen worden vastgesteld. Deze stemmen moeten worden uitgebracht voor woensdag 23 september as. 20.00 uur.
Ter controle of de stem ook daadwerkelijk wordt uitgebracht door het betreffende lid wordt gevraagd de geboortedatum te vermelden.
Vragen over de stukken
Kan een stem niet uitgebracht worden omdat iets in de stukken niet duidelijk is, kan er contact worden opgenomen met het bestuur op bestuur@manegedehazelaar.nl
Vaststellen van de notulen voorgaande ALV’s, jaarrekening 2019 en de contributie 2021
Tijdens de ALV zal het bestuur de uitgebrachte stemmen (anoniem) toelichten, de stemverhoudingen benoemen en de stukken al dan niet een officiële status geven. Dit zal worden vastgelegd in de notulen.
 De ingebrachte vragen en voorstellen
De door de leden gestelde vragen en geformuleerde voorstellen zullen tijdens de ALV besproken worden. De inbrenger krijgt de gelegenheid een toelichting te geven, het bestuur zal de vraag beantwoorden of op het voorstel reageren. Een uitwisseling onder de aanwezigen kan eveneens plaatsvinden.
Uitgestelde besluitvorming
Een digitale ALV is geen ideale situatie. We gaan ons uiterste best doen iedereen daarin tot zijn/haar recht te laten komen. Toch kunnen er punten zijn die lastig tot een algemeen gedragen beslissing komen. Deze kwesties zullen dan terugkomen op een volgende ALV, die hopelijk weer live kan plaatsvinden.
Voorzitter en techniek
De voorzitter van de rijvereniging zit traditiegetrouw de ALV voor. Echter degene achter de techniek zal met alle aanwezigen bij aanvang afspraken maken over de wijze waarop de online bijeenkomst georganiseerd wordt, hoe men het woord kan vragen en hoe men het woord krijgt. Hij zal naast de voorzitter een belangrijke rol spelen in het verloop van de bijeenkomst.
 Notulen
Deze ALV wordt in zijn geheel genotuleerd. De ingebrachte vragen van leden en de antwoorden van het bestuur maken deel uit van de notulen. Gezien de transparantie in deze bijzondere tijd hecht het bestuur eraan deze notulen z.s.m. na de vergadering beschikbaar te stellen aan alle leden van de vereniging. Dit zal gebeuren via de mail.
Gegevens
Alle informatie die wij u toesturen en die wij van deelnemers ontvangen, wordt ten behoeve van controleerbare besluitvorming bewaard totdat de notulen van deze ALV zijn goedgekeurd. Uiteraard wordt zeer vertrouwelijk met de informatie omgegaan.
|
