Derfor er small talk før et møde vigtigt

Det har større betydning, end de fleste er klar over, hvad der foregår i minutterne før et møde begynder. Det sidste tip i denne serie af små overskuelige hverdags-mødevaner handler om det.  

I videnskaben er der endda et navn for dette: Premeeting Talk. Forskere har undersøgt, hvad det betyder for mødets kvalitet, hvad der foregår i minutter, fra de første deltagere kommer ind i mødelokalet (eller på kaldet) til selve den formelle dagsorden går i gang.

Det viser sig, at small talk, f.eks. om vejret, resultatet af Vild med dans eller sidste nyt om coronasmittetal har en positiv betydning for mødets effektivitet. Det handler ifølge forskerne om, at der skabes nogle sociale bånd, som giver bedre stemning og mere gensidig tillid. Vi ved også af erfaring, hvor vigtigt det er at give folk mulighed for at ”lande” inden man kaster sig over dagens næste møde. At få mødesjælen med.

Til gengæld skal man undgå, at den indledende snak handler om temaer, der kommer på dagsorden om lidt, forretningssnak om, hvad der sker hos konkurrenter eller hvad tidligere kolleger laver, eller snakke om fælles opgaver, der ikke har med mødet af gøre, men lige kan koordineres, når vi nu alligevel er sammen. Alle disse typer premeetings talks viser sig at have negativ effekt på mødet kvalitet. Forklaringen er, at det kan skævvride mødets fokus og skabe nogle forkerte alliancer.

Ofte kommer den helt rette small talk helt af sig selv. Ellers må mødeleder skabe den. De dygtigste, vi har mødt, gør det ved at fortælle en personlig sjov oplevelse og spørge har nogen oplevet noget lignende. Det er ikke bare for at få tiden til at gå. Nej, det er for at skabe den rigtig mødestemning.  

___

Studier i PMT (Preemeeting Talk) er samlet af Michael A. Yoerger og Joseph A. Allen University of Nebraska at Omaha og Kyle Francis, Creighton University. De er samlet i The Cambridge Handbook of meetings science, 2015