|
De afgelopen maand stond voor mij in het teken van productief blijven in december. Op deze 31e december is dat alleen een beetje mosterd na de maaltijd. In deze nieuwsbrief staat daarom een goed begin centraal. En hoe begin je nu beter aan een jaar dan met een opgeruimd bureau, een planning die zorgt voor flexibiliteit én een positieve instelling?
|
|
Een van mijn eerste klanten wilde graag zijn werkkamers opgeruimd hebben voordat hij zou verhuizen naar een kleinere woning. Hij had 3 werkkamers en in het nieuwe huis werd dat er één. Een behoorlijke uitdaging dus.
Als eerste begonnen we bij zijn bureau. Daar lagen stapels papier, zijn perforator, nietmachine en een kubus met memo blaadjes. Verder was het bezaaid met pennen, paperclips, post-its etc. Ruimte om te werken was er nauwelijks.
Zijn lades waren ook boordevol met pennen, scharen, batterijen, schrijfblokken en meer van dat soort dingen.
Toegegeven, wat ik bij mijn klant op zijn bureau en in zijn lades aantrof, zijn spullen die je nodig hebt als je achter je bureau aan het werk bent. Maar… moet het ook állemaal binnen handbereik liggen?
Een groot deel van wat in je lades ligt zal extra of reserve zijn. Door de jaren heen heb je veel spullen gedachteloos in die lades gegooid. En nu zitten ze zo vol dat je nietmachine en perforator er niet meer bij kunnen en bovenop je bureau staan. Iedere keer dat je wat ruimte nodig hebt moet je ze weer verplaatsen. En hoe vaak verplaats je de papieren stapels even op een lege stoel om ruimte te maken?
Waarom zou je het veranderen? Omdat werken op een ruime werkplek fijner is! Je wordt niet afgeleid door stapels papieren die je nog moet doorkijken of opbergen. Een leeg bureau is een onderdeel van het kunnen focussen op je werk. Je hebt armslag. En je kunt alles wat je op dat moment nodig hebt op je bureau kwijt. Je hebt ruimte voor referentiemateriaal en bijvoorbeeld je papieren agenda, tenminste als je die hebt.
Nu zal je misschien zeggen, waarom scan je dat papier niet en zet het op je laptop, dan blijft je bureau sowieso leeg. Maar het zal je verbazen hoeveel mensen hun werk maar gedeeltelijk digitaal doen. De meesten hebben een hybride systeem.
De papierstroom is behoorlijk ingedamd maar ik denk niet dat de stroom helemaal zal opdrogen. Ik ben ook een van die mensen die graag nog gedeeltelijk met papier werkt. Dus wat mij betreft blijft papier nog even.
Als ik je hiermee overtuigd heb dan zal je je misschien afvragen hoe je moet beginnen. Waar het op neer komt is: sorteren.
Als ik de papieren buiten beschouwing laat, heb je drie categorieën:
- Artikelen die je dagelijks nodig hebt
- Artikelen die je regelmatig nodig hebt
- Voorraad
Wat jij dagelijks nodig hebt weet je zelf het beste, maar denk aan pen en potlood, papier, gum, paperclips. Let even op dat ik zeg pen en niet pennen. Hoeveel pennen gebruik jij echt iedere dag? Vaak gebruik je specifieke pennen en potloden niet iedere dag maar wel regelmatig.
Ik ga er van uit dat je bureau een paar lades heeft. Voor de artikelen die je (bijna) dagelijks nodig hebt kun je de bovenste lade gebruiken. De tweede lade gebruik je voor de artikelen die je regelmatig nodig hebt.
Een mogelijke indeling is:
Bovenste lade: pennen die je echt vaak gebruikt. Een potlood met gum, post-its, Je telefoonlader, een schrijfblok.
Tweede lade: highlighters, elastiekjes, schaar, het plakband apparaat, de perforator en nietmachine.
Maak je bureaublad zelf zoveel mogelijk leeg. Maar zorg ook dat het prettig is om er aan te werken door een plant of een foto.
|
|
Timemanagement is voor een groot deel planning. Dat kan ervaren worden als een keurslijf. Toch geeft het juist vrijheid en flexibiliteit.
Toen ik wat onderzoek deed over flexibiliteit en productiviteit kreeg ik vooral treffers op flexibele werkuren. Dat is inderdaad een benadering van de vrijheid die planning geeft, maar het is niet wat ik bedoel.
Flexibele werkuren zijn prettig en nu we vooral thuiswerken ook noodzakelijk.
Wat ik hier bedoel is een planning die flexibel is om onverwachte gebeurtenissen op te vangen.
Mensen willen vrij kunnen denken en creatief zijn. Je denkt misschien dat een planning daarbij niet helpt. Als jij een goed idee krijgt wil je dat meteen uit kunnen werken. Dan wil je niet vastzitten aan een rigide planning.
Toch werkt het niet zo. Iedereen heeft terugkerende taken die sowieso moeten gebeuren. Zelfs als je een hulp in de huishouding hebt zal je toch iets aan je huishouding moeten doen. Je hebt altijd administratie, hoe graag je dat ook kwijt zou willen zijn.
De vaste taken blijven terugkomen. Nu kun je wachten met je administratie totdat je je belastingformulier moet invullen. De kans is wel dat je daar dan tijden mee bezig bent en misschien zelfs wel een aftrekpost vergeet. En door het jaar heen krijg je aanmaningen dat je nota’s niet op tijd betaald hebt. Een duur grapje met al die incassokosten.
Hetzelfde met zoiets doms als de afwas. Je kunt wel wachten met afwassen totdat al het servies vuil is, maar dan sta je de hele middag af te wassen om weer wat schoon servies in je kast te hebben. Helpt dat met je creativiteit?
En kom nu niet met de opmerking dat juist klussen waar je niet bij na hoeft te denken je op ideeën brengen. Dat gaat misschien op voor de afwas maar niet voor je belastingaangifte.
Stel nu dat je een planning maakt voor de week.
Je kijkt iedere maandagavond even naar je administratie. Je doet je was iedere week op dezelfde dagen.
En op je werk. Je plant op elke dinsdag een paar uren in om je vakliteratuur bij te werken. Je werkt op woensdagochtend altijd aan een bepaalde taak.
Dat is al een planning.
Maar wat levert dat dan aan flexibiliteit op?
Omdat je je vaste taken regelmatig bijwerkt loop je niet meteen mijlen achter als het een keertje niet lukt. Dat betekent dat je onverwachte gebeurtenissen kunt opvangen. Je auto begeeft het en je moet naar de garage? Geen probleem. Je werk is bij dus je kunt even tijd vrijmaken.
Op maandagavond ga je naar een verjaardag. Geen probleem, de volgende week werk je heel makkelijk je administratie bij.
Of misschien wil je wel een dagje vrij nemen, maar je zit in een belangrijke projectgroep. Heb je je werk op orde, dan is de kans groot dat dat toch gaat lukken.
Als dat geen flexibiliteit is!
|
|
|
Niet stoppen maar beginnen
|
|
Een woordje wat ik zelf veel gebruik maar waar ik mee zou moeten stoppen is het woord “moeten”.
Deze ene zin heeft een negatieve insteek én er staat het woordje “moeten” in. Deze manier van spreken hoor ik overal om me heen.
Van alles “moeten” is over het algemeen onterecht. Ik leg mezelf iets op terwijl het eigenlijk een wens is of een keuze.
Ik hou het even bij mezelf: Als iemand tegen mij zegt: “je moet dit of dat doen”, gaan al mijn haren overeind staan. Van wie moet dat dan? Ik bepaal zelf wel of ik iets moet.
Toch gebruiken we het woord “moeten” vaak. Zeker tegen onszelf. Hoe vaak zeg jij het tegen jezelf of iemand anders?
Wat simpel gezegd het gevolg is, is dat we onszelf of iemand anders onder druk zetten. Je zorgt voor stress.
En levert het verder nog iets op? Ja, weerzin. Je maakt het niet aantrekkelijker om iets te doen. Grote kans dat het maar half gebeurt of helemaal niet.
En dan de negatieve insteek. Ben jij daar ook zo goed in?
Als ik je vraag wat zijn je goede voornemens? Waarschijnlijk zit daar bij dat je met iets wilt stoppen of minder doen.
Je moet stoppen met roken, je moet minder drinken. Je gaat jezelf dus iets ontzeggen en door het woordje “moeten” te gebruiken wordt de negativiteit alleen maar versterkt. Voor je het weet gooi je de handdoek in de ring.
En als je het nou eens positief maakt? Wat gebeurt er met je als je zegt: Ik wil gezonder worden? Ik wil beginnen met voortaan de trap te nemen, ook al woon ik vier-hoog?
Dat klinkt in ieder geval veel beter.
|
|
|
|
|
