MÅNEDENS ARTIKEL

Generalforsamling og forsamlingsloft

Et forsamlingsloft på fem personer indendørs og 25 personer udendørs for foreningsaktiviteter i organiseret regi - hvad betyder det for generalforsamlingen? ABF bestyrelsesNYT guider jer her igennem den uvante situation.

De færreste af os er så heldige at bo på hele Danmarks solskinsø Bornholm. Her kan andelsboligforeninger nemlig glæde sig over et aktuelt forsamlingsloft på 10 personer indendørs. Resten af landets andelshavere har et indendørs forsamlingsloft på fem personer. Til gengæld er forsamlingsloftet på 25 personer i fri natur i hele landet for foreningsaktiviteter i organiseret regi. Men dette kan hurtigt ændre sig, og der kan være regionale forskelle, så først og fremmest skal I altid huske at tjekke de aktuelle anbefalinger og restriktioner, inden I beslutter at gøre noget.

Hvad betyder de aktuelle coronarestriktioner for afviklingen af andelsboligforeningers generalforsamlinger?

Den udendørs generalforsamling

ABF’s medlemsrådgivning har primo marts været i dialog med den myndighedsfælles coronahotline, som vurderer, at andelsboligforeninger gerne må afholde generalforsamlinger med op til 25 personer, hvis generalforsamlingen foregår udenfor.

Her skal I være opmærksomme på, at fx en ekstern dirigent, revisor, referent, administrator m.m., som deltager på generalforsamlingen, tæller med i regnskabet. Derfor bør bestyrelsen lave en samlet liste med alle potentielle deltagere og sikre sig, at I ikke overstiger 25 personer, inden I indkalder til en udendørs generalforsamling.

I kan også overveje, om I skal afvikle en udendørs generalforsamling med en begrænset dagsorden, hvor alle ikke-kritiske punkter bliver udskudt, og hvor I samtidig benytter fuldmagter fra udsatte og sårbare andelshavere, så alle har mulighed for at blive hørt.

Den digitale generalforsamling

Det er også muligt at afvikle den ordinære generalforsamling digitalt. Det kræver dog, at alle andelshavere giver samtykke, for ellers er det ud fra ABF’s standardvedtægter ikke muligt. Fordelen ved at gøre det digitalt, er, at alle andelshavere i udgangspunkt kan deltage, også de ældre og sårbare. Hvis foreningen står overfor beslutninger, der haster, kan den digitale generalforsamling være at foretrække frem for en udskydelse. Er der tale om væsentlige beslutninger, anbefaler ABF, at foreningen udskyder generalforsamlingen. Væsentlige beslutninger kan fx være optagelse af lån eller større byggesager. Foreningens it-stærke andelshavere kan fx hjælpe de andelshavere, som har brug for en hjælpende digital hånd. Måske mangler de computeradgang, netadgang eller hjælp til, hvordan de kan deltage via mobilen eller tablet. De fleste danskere har i dag som minimum en smartphone.

Den udskudte generalforsamling

Bestyrelsen i den enkelte forening må under hensyntagen til myndighedernes retningslinjer vurdere, om det er mest ansvarligt at udskyde foreningens generalforsamling.

Bestyrelsen må gerne udskyde den ordinære generalforsamling, uanset hvad der ellers står i foreningens vedtægter, hvis bestyrelsen vurderer, at det er uforsvarligt eller i strid med myndighedernes anbefalinger at gennemføre. Her er det vigtigt, at I som bestyrelse fortæller medlemmerne, hvorfor I har valgt at udskyde generalforsamlingen, og samtidigt gerne melder en ny dato ud for den udskudte generalforsamling.

Nedenfor er et tekstforslag, som I kan bruge, hvis I ønsker at udskyde generalforsamlingen:

”De nuværende coronarestriktioner giver mulighed for, at vi maksimalt må være 5 personer indendørs og 25 personer udendørs til vores årlige generalforsamling. Vores forening har en del ældre og sårbare andelshavere, som også skal have mulighed for at deltage under trygge rammer. Derfor har bestyrelsen valgt at udskyde generalforsamlingen foreløbigt til tirsdag den xx 2021 kl. 17.”

På ABF’s hjemmeside kan I læse mere om de formelle krav til indkaldelse, fuldmagter, tidsfrister m.m. ved udskudte generalforsamlinger.

ABF anbefaler i øvrigt, at bestyrelsen fortsætter frem til, at generalforsamlingen er afholdt.