Reglur um eyðingu prófúrlausna og metinna námsmatsgagna hjá afhendingarskyldum aðilum tóku gildi á síðasta ári.  Afhendingarskyldir aðilar skv. 1. og 2. mgr. 14. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn sem hafa prófúrlausnir og metin námsmatsgögn í sínum skjalasöfnum hafa því heimild til að eyða slíkum skjölum úr einu ári eftir að niðurstöður námsmatsins hafa verið birtar viðkomandi nemanda.

Með gildistöku þessara reglna fellur úr gildi 9. tl. 3. gr. reglna Þjóðskjalasafns Íslands um grisjun í skjalasöfnum sveitarfélaga og stofnana þeirra um eyðingu prófúrlausna í grunnskólum tveimur árum frá myndun þeirra. Þá var einnig kveðið á um sýnishornatöku á prófúrlausnum en ekki þarf að taka sýnishorn skv. núverandi reglum.

Rétt er að taka fram að afhendingarskyldum aðilum sem hafa fengið heimild til að eyða prófúrslausnum og metnum námsmatsgögnum er nú heimilt að eyða umræddum skjölum skv. nýju reglunum. Þar með talið þeim sýnishornum sem tekin hafa verið þegar prófúrlausnum hefur verið eytt í samræmi við eldri grisjunarheimildir.

Reglur um eyðingu prófúrlausna og metinna námsmatsgagna hjá afhendingarskyldum aðilum (pdf)

Þjóðskjalasafn Íslands hefur  gefið út nýjar leiðbeiningar sem ber heitið Meðferð, varðveisla og eyðing á tölvupóstum. Um er að ræða leiðbeiningar sem tengjast reglum Þjóðskjalasafns Íslands um meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum nr. 331/2020. Í leiðbeiningunum er farið ítarlega yfir þær heimildir sem veittar eru í reglunum varðandi eyðingu tölvupósta ásamt því hvernig á að varðveita og fara með þá.

Leiðbeiningarnar eur birtar á vefsíðu Þjóðskjalasafns fyrir ráðgjöf og eftirlit og er markmiðið að gera leiðbeiningar safnsins aðgengilegri notendum og að einfaldara er að breyta og bæta við ef þurfa þykir.

Meðferð, varðveisla og eyðing á tölvupóstum

Þann 11. nóvember sl. sendi Þjóðskjalasafn Íslands út rafræna könnun til vörslustofnana á landinu til að kanna hvort skjöl afhendingarskyldra aðila sem heyra undir stjórnsýslu ríkisins annars vegar og stjórnsýslu sveitarfélaga hins vegar hafi borist á aðrar vörslustofnanir en opinber skjalasöfn, t.d. bókasöfn, byggðasöfn, minjasöfn og listasöfn. Afhendingarskyldir aðilar samkvæmt 1. og 2. mgr. 14. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn eru skyldugir til að afhenda skjöl sín til varðveislu á opinber skjalasöfn (Þjóðskjalasafn og héraðsskjalasöfn).
 
Tilgangur könnunarinnar er fyrst og fremst að fá yfirlit yfir hvort og hvar skjöl afhendingarskyldra aðila eru varðveitt annarsstaðar en á opinberu skjalasafni (Þjóðskjalasafni eða héraðsskjalasafni). Nauðsynlegt er fyrir starfsemi opinberra skjalasafna að upplýsingar liggi fyrir um varðveislu allra skjala afhendingarskyldra aðila.
 
Svarfrestur könnunarinnar er til 30. nóvember nk. og eru vörslustofnanir sem fengu hana senda eindregið hvattar til að svara henni sem fyrst.

Það má vinna vörsluútgáfu og skila henni úr öðru skjalavörslukerfi en því sem gögnin eru upprunnin úr en gæta þarf þess að öll gögn hafi verið afrituð yfir í kerfið sem vinna á vörsluútgáfuna úr.
Skjalavörslukerfið sem skila á úr og gögnin eru varðveitt í þarf að tilkynna sérstaklega sem rafrænt gagnasafn. Í þeirri tilkynningu er  mikilvægt að fram komi frá hvaða tímabili gögnin eru og úr hvaða gagnasafni gögnin eru  upprunnin. Ef fyrir liggur úrskurður um rafræn skil úr eldra kerfi er mikilvægt að tilvísunarnúmer hans (t.d. 12/2013) sé tilgreint í athugasemdum með tilkynningu. Við úrvinnslu tilkynningar ákveður Þjóðskjalasafn hvort gefinn er út nýr úrskurður um rafræn skil eða hvort fyrri úrskurði verði breytt.