Þjóðskjalasafn Íslands kynnir til sögunnar nýtt námskeið sem verður kennt á vormisseri 2023. Námskeiðið ber nafnið Innra eftirlit með rafrænum gagnasöfnum og fer fram þriðjudaginn 21. mars nk. kl. 10. 

Samkvæmt 18. gr. reglna um tilkynningar á rafrænum gagasöfnum nr. 877/2020 eiga afhendingarskyldir aðilar að hafa eftirlit með skráningu samkvæmt reglum um skráningu mála og málsgagna afhendingarskyldra aðila ásamt því að hafa eftirlit með skráarsniðum sem eru skráð í gagnasafnið og að þu séu leyfð í notendahandbók. Á námskeiðinu verður farið yfir að hverju þurfi að huga að í eftirlitinu og þáverður farið yfir aðferðir við gæðamat og skoðun skráarsniða. Einnig verður komið inn á hvernig skjalastjórar og umsjónarfólk skjalasafna afhendingarskyldra aðila geta stuðlað að aukinni meðvitund um gildi skjalavörslu og skjalastjórnar meðal notenda rafræns gagnasafns..

Hér er hægt að skoða námskeið Þjóðskjalasafns Íslands og skrá sig.

Afhendingarskyldum aðilum er skylt að tilkynna öll rafræn gagnasöfn sem þeir nota til að sinna sínum opinberu verkefnum skv. reglum nr. 877/2020 um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila. Sé gagnasafnið metið varðveisluskylt og úrskurðað að afhenda eigi það í vörsluútgáfu þá gilda reglur Þjóðskjalasafns Íslands um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila nr. 100/2014 um það hvernig það er gert.

Í síðasta tölublaði Skjalafrétta var birt afhendingaráætlun fyrir vörsluútgáfur en í kjölfarið var farið í að koma áætluninni í lifandi töflu á ráðgjafavef Þjóðskjalasafns Íslands. Það var gert til að listinn sé aðgengilegri fyrir umsjónarfólk skjalasafna afhendingarskyldra aðila ásamt því að uppfærsla verður auðveldari. Lagt er upp með að áætlunin sé uppfærð í það minnsta einu sinni á ári og oftar eftir þörfum.

Hér er hægt skoða afhendingaráætlun fyrir vörsluútgáfur. Bent er á að hægt er að leita í listanum sem og raða honum eftir dálkum en það er gert með því að ýta á örvarnar.

Afhendingarskyldur aðili skal skrá og varðveita bæði afritið sem berst með tölvupósti og frumritið sem berst með bréfpósti. Það getur skipt máli að afrit af bréfinu hafi borist í tölvupósti á tilteknum tíma, t.d. ef mikið liggur á eða ef að frestur er að renna út. Þá er mikilvægt að varðveita frumskjalið á pappír sem berst síðar. Ef afhendingarskyldur aðili telur óþarfi að fá skjölin undirrituð á pappír ætti að beina þeim tilmælum til sinna viðskiptavina að senda eingöngu skjöl í tölvupósti en ekki líka á pappír.